حفظ کردن ITTO  ها، بودن یا نبودن!؟

مقاله که در ذیل ملاحظه می نماید در واقع اقتباس از مقاله ای با این عنوان است که توسط موسسه سوکاد یکی از موفقترین ارائه دهندگان سرویسهای مشاوره و آموزش در حوزه مدیریت پروژه سازمانی نوشته شده است(جهت مشاهده مقاله اصلی لطفا اینجا را کلیک نمائید).وقتی به دفتر کارم برگشتم، متوجه شدم که خانم جوانی قصد صحبت کردن با من را دارد.هدف او از این مکالمه این بود که بداند واقعا چگونه می شود جهت آمادگی آزمون PMP، مطالب مربوط به ورودی،خروجی و ابزارها و تکنیکهای (ITTO) هریک از 49 فرآیند PMBOK را بخاطر سپرد.

موسسه مدیریت پروژه آمریکا (PMI) به عنوان ارائه دهنده جهانی خدمات مدیریت پروژه ، هر چهار یکبار استاندارد با نام پی ام باک ( استاندارد PMBOK) انتشار می دهد .بدنه دانش مدیریت پروژه به صورت کتاب و فایل الکترونیکی ارائه می شود و بر اساس این کتاب آزمونی به عنوان مدیریت حرفه ای پروژه ( آزمون PMP) در سراسر جهان برگزار می گردد که در حال حاضر بیش از 480000 نفر در سراسر دنیا این گواهینامه را دارند و میلیونها نفرنیز  قصد گرفتن آن را دارند.

متدولوژی مدیریت پروژهمتدولوژی ها در واقع مجموعه گام به گام از فرآیندها برای تحویل پروژه ها و سایر خروجی های کسب و کار  می باشند.هز متدلوزی شامل مجموعه گامها و فرآیندهای تعریف شده و تتشریح دقیق و عمیق هریک از این گامها با هدف تفهیم تیم پروژه برای اتمام و تحویل کارهای پروژه می باشد.این تعریف کاملا با تعریف چارچوب دانش استاندارد شده مانند پم باک یا سایر استانداردها متفاوت می باشد.تفاوت اصلی استاندارد و متدولوژی به شرح ذیل می باشد:

ISO 21500 (ایزو 21500) یا راهنمای مدیریت پروژه، 27 نوامبر 2007 میلادی و انتشار خبری در سایت ISO آغاز شد. تیتر خبر این چنین بود : "سازمان ISO کار بر روی استاندارد بین المللی مدیریت پروژه را آغاز کرد."در جلسه معارفه برگزار شده در لندن و به میزبانی BSI (مؤسسه استاندارد بریتانیا) ، 500 نماینده از سراسر دنیا کار بر روی استانداردی بین المللی جهت ارائه راهنمایی های عمومی، توضیح اصول محوری و آنچه که راهکارهای قابل قبول در حوزه مدیریت پروژه به شمار می روند را آغاز نمودند.

مدیریت پروژه در واقع انجام کارها از طریق افراد دیگر می باشد .به عنوان مدیر پروژه، سعی اصلی شما در اتمام انجام کارهای پروژه است اما مهمترین بخش سازماندهی کارها به دیگران است .منظور از "دیگران " همان ذی نفعان (Stakeholders) می باشد.بر اساس استاندارد مدیریت پروژه (PMBOK) منتشر شده توسط انجمن مدیریت پروژه آمریکا، ذی نفعان در واقع افراد،شرکتها و سازمانهایی هستند که می توانند تاثیر مثبت و منفی در پروژه داشته باشند.

تعریف پروژه پایه‌ای‌ترین تعریف در مبحث کتاب است و از انجا که در تعریف طرح از واژه "مجموع پروژه ها" استفاده خواهد شد لذا ضروری است که قبل از پرداختن به تعاریف و مفاهيم مربوط به "طرح" اشاره‌ای به تعریف پروژه شود. طبق تعریف انيستيتو مديريت پروژه آمريکا  پروژه مجموعه‌اي از فعالیت‌های موقتی است كه برای تحقق یک هدف مشخص و ایجاد یک محصول یا ارایه خدمات مشخص انجام مي‌پذيرد.بر اساس این تعریف و طبق توضيحات PMI ويژگيهاي که يك پروژه را مي‌توان به این شرح بيان كرد. اول اینکه پروژه یک کار منحصر به فرد، جدید و غیر تکراری است.

در کشورهای های جهان سوم و یا در حال توسعه، دارایی شرکت اصولا در قالب سرمایه های منقول و غیر منقول حساب می شود ولی در کشورهای توسعه یافته، دارایی ها علاوه بر معنی ارائه شده شامل نیروی انسانی، دانش و تجربیات نیز می باشد.بر اساس تعریف استاندارد پی ام باک 2015 یا همان ویرایش پنجم، دارایی های فرآیند سازمانی (Organizational process assets) عبارتند از برنامه ها، فرآیندها، رویه ها، سیاستگذاری ها و دانش که با استفاده از آن سازمان می تواند عملیاتهای خود را انجام دهد.

پيمانكار در اين روش مسؤليت كليه كارهاي مهندسي (طراحي)، تدارك و ساخت را تا تكميل و آماده بهره‌برداري شدن، بر عهده دارد . كارفرما نيز خود نظارت كلي و كلان را بر روندانجام شدن كار عهده‌دار است. در صورت انتخاب مشاور بخشي از مسؤليت هاي كارفرما با عنوان«نماينده كارفرما» بر عهده وي قرار مي گيرد. بعنوان يك قانون كلي: مسئوليت هر عيب و نقصي كه در محدوده تعريف شده كار رخ دهد بعهده پيمانكار خواهد بود. نوع قيمت گذاري در اين سيستم معمولا به صورت مبلغ مقطوع در نظر گرفته شده است.

در مديريت پروژه براساس روش قراردادي  EPC ” مسئوليت طراحي و اجراء  بطور كامل بر عهدة‌ پيمانكار اصلي است بقسمي كه بعد از تكميل پروژه،اصطلاحاٌ كارفرما فقط با چرخاندن يك كليد ميتواند بهره‌برداري از تسهيلات اجرا شده را آغاز نمايد. در اين حالت كارفرما يا مشاورين او فقط در فرايند مناقصه و نظارت عاليه بر كار پيمانكار دخالت خواهد داشت. “EPC كليد در دست” حد اعلاي سپردن مسئوليت طراحي و اجرا به پيمانكار را تداعي مي‌نمايد. بنابراين نيازي نيست كه مشخص شود آيا يك نقيصه بدليل طراحي غلط بوده يا از اجراي ضعيف ناشي شده است و بعنوان يك قانون كلي، هر عيب و نقصي كه در محدودة ‌تعريف شده كار حادث شود مسئوليت پيمانكار عمومي خواهد بود.

 بر اساس استاندارد PMBOK ، ذینفعان پروژه (Project Stakeholders) را به عنوان افراد و سازمانهایی تعریف می شوند که منافعشان ممکن است بوسیله برآمدهای پروژه چه بصورت مثبت و چه بصورت منفی تحت تأثیر قرارگیرد. این ذینفعان نقش مهم و حیاتی در موفقیت هر پروژه از پروژه بازی می‌کنند. این افراد می‌توانند از داخل یا خارج سازمان باشند. در سازمان ذینفعان داخلی تمام سطوح سلسله مراتبی سازمان را پوشش می‌دهند. ذینفعان ممکن است ورودیهای با ارزشی را فراهم کنند. همچنین این توانایی را دارند که بر پروژه تأثیر بگذارند. مدیر پروژه باید موقعیتی که ذینفعان ممکن است در آن قرار گیرند و روشی که تأثیرشان را اعمال کرده و منابع اعمال نیروی آنها را بشناسد.