وظایف مدیر پورتفولیو در عمل

مدیر پورتفولیو مسئولیت اجرای فرآیندهای مدیریت پورتفولیو را برعهده دارد.در حالی که مدیران طرح و مدیران پروژه متمرکز برروی انجام درست کار( Doing Work Right ) هستند، مدیران پورتفولیو متمرکز بر روی  انجام کار درست (Doing The Right Work)  می باشند.مدیران پورتفولیو اطلاعات پیشرفت و عملکرد اجزاء پورتفولیو را دریافت می کنند و آن را به بدنه نظارت مدیریت پورتفولیو منتقل می نمایند تا نشان دهند که چگونه اجزاء پورتفولیو همراستا با اهداف استراتژیک می باشند و سپس راهکارها و پیشنهادهای خود را به آنها اعلام می دارند.

سیستم اطلاعات مدیریت پورتفولیو (سبد پروژه)سیستم اطلاعات مدیریت پورتفولیو (Portfolio Management Information System) شامل ابزارها و تکنیکهای استفاده شده برای جمع آوری، یکپارچه سازی و منتشر کردن خروجی های فرآیندهای مدیریت پورتفولیو می باشد.سیستم اطلاعات مدیریت پورتفولیو برای پشتیبانی از فر آیندهای پورتفولیو استفاده می شود که ممکن است شامل سیستم های اتوماتیک و دستی باشد.این سیستم ها از استاندارد سازی، بهبود فرآنید و سنجش آنها  پشتیبانی می کند و می تواند تصمیم گیری مناسب را بوسیله ایجاد سازمانی با متریکهای عملکردی اصلی، کالکشن اهداف، آنالیز و گزارش گیری فراهم سازد. 

همه چیز درباره آزمون PfMP و مدرک PfMP

شناخته ترین مدرک قابل دستیابی توسط علاقه مندان به مدیریت پورتفولیوی پروژه، مدرک ®PfMP از موسسه مدیریت پروژه آمریکا (PMI) می باشد. سازمان شما، کارها را به درستی انجام می دهد. اما آیا کارهایی درست و صحیحی را انجام می دهد؟ نقش یک مدیر پورتفولیو، ایجاد اطمینان از پاسخ مثبت به این سوال است. باتوجه به اهمیت این مدرک در پیشبرد اهداف استراتژیک سازمان ها و شرکت ها و اینکه این مدرک روز به روز بین ایرانیان شناخته تر می شود و عده زیادی تصمیم به گرفتن آن میکنند طبیعی است انبوهی از سوال ها برای این افراد پیش می آورد  که به راحتی نمی توانند جواب آن را پیدا کنند. هدف از تهیه این مقاله پاسخ به تمامی این سوالات است. 

تعریف برنامه و چشم انداز مدیریت پورتفولیوچشم انداز مدیریت پورتفولیو می بایست همراستا با چشم انداز سازمان باشد و از اهداف و استراتژی سازمان حمایت نماید.چشم انداز برای مدیریت پورتفولیو به شفاف سازی  lمسیر حرکت کمک خواهد کرد.چشم انداز برای مدیریت پورتفولیو  می بایست بازخورد ارزشهای فرهنگی سازمان و قابل فهم و معتبر بودن برای ذینفعان باشد.اهداف، استراتژی و چشم انداز سازمان، گامهای کوتاه برای پیاده سازی چشم انداز مدیریت پورتفولیو را معرفی می کند.نقشه راه مدیریت پورتفولیو برای پیاده سازی فرآیندها و ساختار سطوح سازمانی مدیریت پورتفولیو ساخته شده است.

مدیریت استراتژیک پورتفولیو پروژهسازمانهایی که بهتر از پیش بینی ها کار می کنند ترکیبی از عملکرد قوی و استراتژیهای بزرگ دارند. نبود هر کدام باعث شکست می شود. مدیریت سبد موثر به کسب "عملکرد بهتر از پیش بینی" کمک می کند و استراتژی های شما را در برابر تغییرات سازمانی واقعی تر می سازد. برتریهای جدی در تکنولوژی مدیریت سبد را به حوزه ای از تکنولوژی تبدیل کرده است که به معنای واقعی می تواند سازمانی را بهره ور کند.مدیریت پروژه رشته ی چالش برانگیزی ست ولی تا حدود زیادی خوب درک می شود.

ارزیابی وضعیت جاری فرآیند مدیریت پورتفولیوانجام ارزیابی وضعیت جاری مدیریت پورتفولیو و فرآنید های مرتبط با آن باعث مشخص نمودن نمای کلی از فرآیند های جاری و در حال اجرا می شود و به ما نشان می دهد که چه فرآیندهای دیگری برای سازمان و همچینن توانمند سازهای فرهنگی و سازمانی که می بایست مورد ملاحضه قرار گیرد، مورد نیاز است.ارزیابی توسعه آنالیز گپ و برنامه را استقرار عملیات مدیریت پورتفلیو تسهیل خواهد کرد. فعالیتهای ارزیابی ممکن است شامل :

 

سرمایه های فرآیندی پورتفولیو (سبد پروژه)سرمایه های فرآیندی پورتفولیو (Portfolio Process Assets) شامل هر یا همه سرمایه های فرآیند-مرتبط ، از همه تیم ها و ذی نفعان در پورتفولیو که می تواند برای تسهیل  موفقیت پورتفولیو استفاده شود.این سرمایه های فرآیندی شامل برنامه های رسمی و غیر رسمی، سیاستها، رویه ها و دستوالعمل ها می باشد.سرمایه های فرآیندی همچنین شامل اصول دانش مرتبط با پورتفولیو مانند درس آموخته ها و اطلاعات گذشته می باشد.سرمایه های فرآیندی پورتفولیو ممکن است شامل اطلاعات ابزارها، تکنیکها،مدلها، زمانبندی یکپارچه شده و ریسک و داده عملکرد باشد.مدیر پورتفولیو معمولا مسئول بروز رسانی و اضافه کردن در صورت نیاز می باشد. 

 

مهارتها و دانش مدیر پورتفولیو مدیر پورتفولیو نیاز است از چگونگی ارتباط پورتفولیو  با استراتژی سازمان و ارزیابی و سنجش مزایایی که پورتفولیو به اهداف سازمانی اضافه می کند، آگاه باشد.در طول چرخه حیات پورتفولیو، مدیر پورتفولیو  می بایست قادر به مدیریت ریسکها، مونیتور و اولویت بندی اجزاء پورتفولیو، جل مسکلات در سطح کلان، توسعه وبهبود فرآیندها، و بکارگیری مهارتهای مدیریت و دانش سازمانی باشد.علاوه بر این، مدیر پورتفولیو میبایست قادر به مدیریت موثر منابع سازمان و ارائه اطلاعات به موقع برای نیازهای ارتباطی ذینفعان باشد.به منظور موفقیت در این نقش، مدیر پورتفولیو  باید تخصص در همه زمینه های زیر را داشته باشد:

برنامه استراتژیک پورتفولیو (سبد پروژه) برنامه استراتژیک پورتفولیو (Portfolio Strategic Plan) می بایست بر اساس اهداف و استراتژی  سازمانی تهیه گردد.مدیر پورتفولیو می بایست با مدیریت در بدنه های نظارتی و ذی نفعان کلیدی در توسعه برنامه همکاری کند.برنامه استراتژیک پورتفولیو  ممکن است به استراتژی سازمانی برای همکاری در سطح واحد های سازمانی، عملیاتی یا دپارتمانها اشاره کند.استراتژی سازمانی بر طبق اجزاء پورتفولیو  و عملیاتهای متداول (Ongoing Operations) پیاده سازی می شود.در زمان تهیه برنامه استراتژیک پورتفولیو، مدیر پورتفولیو  می بایست برای همراستایی یا اهداف و استراتژی سازمانی، به موقع به تغییرات پاسخ دهد.

مدیریت ریسک پورتفولیو (سبد پروژه)ریسک پورتفولیو یک رویداد یا شرایط غیر قطعی است که دارای تاثیرات مثبت و منفی بر روی یک یا چند هدف پروژه می باشد.یک ریسک ممکن است یک یا چند دیلیل داشته باشد و اگر اتفاق بیافتد ممکن است تاثیر مثبت و یا منفی بر روی موفقیت پورتفولیو  داشته باشد.مدیریت ریسک در واقع فرآیند ساخت یافته برای ارزیابی و آنالیز ریسکهای پورتفولیو با اهداف سرمایه گذاری بر روی فرصتهای بلقوه و تعدیل رویدادها، فعالیتها یا عبارتهایی که می تواند بر روی پورتفولیو تاثیر داشته باشد.