استقرار دفتر مدیریت پروژه ممکن است نیاز به فرآیند نظارتی رسمی و ساخت یافته دارد.این به نوبه خود باعث ایجاد مزایای آتی، دیسیپلین، فهم بهتر برای سازمان می شود.دفتر مدیریت پروتفولیو (portfolio management office) متمرکز و مسئول هدایت و مدیریت متمرکز پروتفلیو هایی است که در دامنه خود قرار دارد.ساختار و عملیات دفتر مدیریت پروتفلیو ممکن است بر اساس نیازهای سازمان متفاوت باشد.در بخی موارد دفتر مدیریت پروتفلیو ممکن است نقش ذی نفع رادر طول چرخه حیات پروتفلیو بازی نماید و ممکن است 

 دفتر مدیریت پروژه با سازگاری و هماهنگی منابع و ابزار لازم و ضروری، موفقیت و کامیابی پروژه ها را افزایش می‌دهد و مهارتهای مربوط به مدیریت پروژه باید قابل انتقال باشند. با استفاده از دفتر مدیریت پروژه مهارتهای بسیار پیچیده تبدیل به نرم افزار شده و به راحتی قابل ارائه و انتقال می‌شود. در عین حال چنانچه یک فرد یا یک دپارتمان مهارتهایی را ارائه دهد، آنه همانند یک منبع در کل شرکت مورد استفاده قرار می‌گیرند و بدین ترتیب سایرافراد و دپارتمانها از این مهارت استفاده می‌کنند.توسعه و بهبود هر سازمان نیازمند حمایت و پشتیبانی متمرکز است.

 آقای پل چکوفسکی، مدیر دفتر مرکزی مدیریت طرح شرکت جنرال موتور می باشد. او مسئولیت نظارت بر سایر دفاتر مدیریت طرح شرکت در حوزه های مختلف عملکردی مانند فروش، ساخت، زنجیره تامین و غیره را در سراسر جهان را بر عهده دارد. در ذیل او به چندیدن سوال در حوزه دفتار مدیریت پرژه در صنعت خودرو سازی پاسخ میدهد.  چگونه رکود اقتصادی تاثیر برروی دفتر مدیریت پروژه شرکت جنرال موتور داشت ؟ از نقطه نظر اقتصادی، ما می بایست دقت بیشتری را در صرف هزینه ها می کردیم .

در ابتدا این سوال برای برای مخاطبان این مستند پیش می آید که دفتر مدیریت پروژه چیست  و لزوم اصلی راه اندازی چگونه است ؟در واقع دفتر مدیریت پروژه واحد متمرکز سازمانی می باشد که هدایت مدیریت پروژه تحت نظر آن می باشد.و در واقع نظارت بر مدیریت پروژه ، طرح و یا ترکیب آنها بر عهده دارد.در هر سازمان ،تعریف دفتر مدیریت پروژه و عملکرد آن متفاوت می باشد .اما عملکرد اصلی آن هدایت ، نظارت و تمرکزگرایی مدیریت پروژه می باشد.برخی از وظایف دفتر مدیریت پروژه به شرح ذیل آورده شده است . 

سازمانهایی که دفتر مدیریت پروژه (PMO) دارند، نشان می دهد که قصد حرکت به سمت مدیریت متمرکز منابع پروژه و استراتژی همراستایی با اهداف کسب و کار را دارند.اما من متوجه شده ام که برای اجرای آن می بایست سطح خاصی از آمادگی توسط سازمان ایجاد شود .نوع دفتر مدیریت پروژه ایجاد شده می بایست همراستا با اهداف کسب و کار سازمان باشد.در ذیل به برخی از مشکلاتی که دفتر مدیریت پرژه با آن روبرو است اشاره می نمایم. 

امروزه سازمانها ، بیش از بیش به اهمیت نقش دفتر مدیریت پروژه در هدایت پروژه ها پی برده اند .در این مقاله من به این اهمیت اشاره خواهم نمود و در ادامه به چگونگی استقرار و راه اندازی آن و همچنین وبه اجزاء اصلی مورد نیاز برای این کار اشاره خواهم نمود.از دیگر مواردی که در این مقاله به آن پرداخته ام ، نقشها و مسئولیتهای اعضای دفتر مدیریت پروژه می باشد.در حال حاضر استانداردشناخته شده و جهانی درباره دفتر مدیریت پروژه وجود ندارد اما اجزا و تعاریف پایه ای از نیازمندیهای آن موجود است این مفاهیم پایه ،چیزی است که ما درباره آن صحبت خواهیم کرد . 

ارزیابی و بهبود بلوغ دفتر مدیریت پروژهتعریف دفتر مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMBOK 2012 عبارت است از :ساختار مدیریتی که فرآیندهای نظارتی پروژه های مرتبط را استاندارد می نماید و مسئولیت تدوین متدولوژی ، تعیین ابزارهای و تکنولوژیها و تسهیل در به اشتراک گزاری منابع را بر عهده دارد  و در واقع مرکزی برای هدایت پروژه می باشد اما محدود به پروژه نیست و می تواند شامل طرح ها و سبد پروژه ها نیز باشد و مسئولیت دفتر مدیریت پروژه می تواند از ارائه خدمات پشتیبانی مدیریت پروژه تا مدیریت مستقیم بر یکایک پروژه ها نام برد .