در ابتدا این سوال برای برای مخاطبان این مستند پیش می آید که دفتر مدیریت پروژه چیست و لزوم اصلی راه اندازی چگونه است ؟در واقع دفتر مدیریت پروژه واحد متمرکز سازمانی می باشد که هدایت مدیریت پروژه تحت نظر آن می باشد.و در واقع نظارت بر مدیریت پروژه ، طرح و یا ترکیب آنها بر عهده دارد.در هر سازمان ،تعریف دفتر مدیریت پروژه و عملکرد آن متفاوت می باشد .اما عملکرد اصلی آن هدایت ، نظارت و تمرکزگرایی مدیریت پروژه می باشد.برخی از وظایف دفتر مدیریت پروژه به شرح ذیل آورده شده است .
- ایجاد یک منبع استاندارد برای مدیریت پروژه
- بهبود ارتباطات و شیوه به کاربردن منابع داخل سازمان
- تهیه درس آموخته های پروژه ها و در اختیار گذاردن آنها برای سایر پروژه ها
- تهیه نرم افزار سیستم اطلاعات مدیریت پروژه
- کمک به کاهش اثرات منفی پروژه های توسعه شکست خورده روی کارایی و بهره وری منابع
- هماهنگی و به اشتراک گذاشتن منابع در سرتاسر پروژه های مدیریت شده توسط PMO
- شناسایی و تدوین متدولوژی مدیریت پروژه ، بهترین شیوه ها و استاندارد ها
- اداره مرکزی و مدیریت برای سیاستهای پروژه ، رویه ها ، الگوها و دیگر مستندات اشتراکی
- مدیریت و منبع متمرکز شده ریسک های منحصر به فرد و مشترک در تمام پروژه ها
- یک جایگاه راهبری و رایزنی بر مدیران
- نظارت مرکزی زمانها و بودجه های پروژه
نتایج حاصل از طراحی و پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه:
- یکپارچه سازی سیستم ها، روش ها، رویه ها و دستورالعمل های مدیریت پروژه در پروژه های تحت نظرPMO (در ضمن آموزش و مشاوره در پیاده سازی نیز انجام می گردد)
- تهیه درس آموخته های اجرایی پروژه ها و در اختیار گذاردن آنها برای سایر پروژه ها
- تهیه سیستم اطلاعات مدیریت پروژه ها ی تحت نظر PMO (سیستم یکپارچه گزارش دهی
- مدیریت یکپارچه منابع موجود (نیروی انسانی ، ماشین آلات و مصالح) پروژه ها ی تحت نظر PMO
- شناسایی بازار کسب و کار آینده و پیگیری ایجاد مقدمات لازم
- یکپارچه سازی استاندارد های کیفی مورد نظر در پروژه ها
- ایجاد جایگاه راهبری و رایزنی بر مدیران پروژه ها (لایه بین مدیران پروژه ها و فرماندهی)
- تهیه و استفاده از بانک طلاعات پیمانکاران و مشاوران جزء موفق در پروژه ها
- تهیه و استفاده از بانک اطلاعات فی قیمت پیمانکاران جزء در پروژه ها
- نظارت مرکزی بر زمان و هزینه (با دید ارزش کسب شده در پروژه های زیر مجموعه براساس روش های نوین)
- پیگیری استفاده از روش های نوین موجود در پروژه ها
- شناسایی افراد مستعد و توانمند در زمینه مدیریت پروژه و تهیه مسیر رشد برای استفاده در آینده
- تهیه لیست نقاط ضعف ، قوت ، فرصت ها و تهدیدات و ارائه راه کار
- ایجاد دستورالعمل تهیه برنامه زمانبندی سالانه بر اساس بودجه مورد نظر و تلاش در اجرایی نمودن دستورالعمل
- بررسی دستورالعمل های موجود و صادره جدید توسط معاونت ها ( به دلیل عدم منافات با برنامه های PMO
- جاری سازی سیستم گردش مدیران