امروزه سازمانها ، بیش از بیش به اهمیت نقش دفتر مدیریت پروژه در هدایت پروژه ها پی برده اند .در این مقاله من به این اهمیت اشاره خواهم نمود و در ادامه به چگونگی استقرار و راه اندازی آن و همچنین وبه اجزاء اصلی مورد نیاز برای این کار اشاره خواهم نمود.از دیگر مواردی که در این مقاله به آن پرداخته ام ، نقشها و مسئولیتهای اعضای دفتر مدیریت پروژه می باشد.در حال حاضر استانداردشناخته شده و جهانی درباره دفتر مدیریت پروژه وجود ندارد اما اجزا و تعاریف پایه ای از نیازمندیهای آن موجود است این مفاهیم پایه ،چیزی است که ما درباره آن صحبت خواهیم کرد . 

 

 دفتر مدیریت پروژه چیست؟

همانطور که از اسم آن مشخص است مرکزی برای هدایت پروژه می باشد اما محدود به پروژه نیست و می تواند شامل طرح ها و سبد پروژه ها نیز باشد .از دیگر نامهای آن که در سازمانها مورد استفاده قرار می گیرد شامل : دفتر پروژه ، دفتر مدیریت طرح ، دفتر مدیریت سبد پروژه (دفتر مدیریت پورتفولیو )می باشد.ولی نقشها و عملکرد هرکدام در سازمان متفاوت می باشد و هر کدام بر روی بخشهای از سازمان متمرکز هستند. واژه دفتر مدیریت پروزه در اواخر سال 1990 عمومیت پیدا کرد .دفتر مدیریت پروژه را می تواند به عنوان یک موجودیت در سازمان که دارای نقشها و عملکرد های چندگانه در برابر پروژه می باشد ،تعریف نمود.

مزایاء دفتر مدیریت پروژه

مدیرانی که دفتر مدیریت پروژه را در سازمان خود مستقر می کنند، مطمئنا می توانند مزایای ذیل را مشاهده نمایند:

  • سازماندهی و مشخص نمودن مخزن منابع (Resource Pool) که سبب بالا بردن بهره بردی و اثر بخشی در سازمان می گردد.
  • یکی از وظایف درفتر مدیریت پروژه ارئه خدمات به سایر واحدهای دیگر در سازمان امی باشد از این رو می تواند با کمک در انتخاب پروژه ها کمک نماید که اهداف استراتوژیک سازمان محقق گردد.
  • کمک به تصمیم گیری :دفتر مدیریت پروژه می تواند با ارائه گزاراشات دوره ای به مدیران ارشد سازمان کمک شایانی به آنها در انجام تصمی گیری نماید