استقرار دفتر مدیریت پروژه ممکن است نیاز به فرآیند نظارتی رسمی و ساخت یافته دارد.این به نوبه خود باعث ایجاد مزایای آتی، دیسیپلین، فهم بهتر برای سازمان می شود.دفتر مدیریت پروتفولیو (portfolio management office) متمرکز و مسئول هدایت و مدیریت متمرکز پروتفلیو هایی است که در دامنه خود قرار دارد.ساختار و عملیات دفتر مدیریت پروتفلیو ممکن است بر اساس نیازهای سازمان متفاوت باشد.در بخی موارد دفتر مدیریت پروتفلیو ممکن است نقش ذی نفع رادر طول چرخه حیات پروتفلیو بازی نماید و ممکن است
پیشنهاد انتخاب، اتمام و یا آغاز رفتارهای مورد نیاز برای اطمینان از باقی ماندن پروتفلیو در راستای اهداف استراتژیک سازمان را بدهد.دفتر مدیریت پروتفلیو ممکن خدمات ذیل را به دفاتر مدیریت طرح و یا پروژه بدهد:بر اساس نیازهای سازمان، متفاوت می باشد.دفتر مدیریت پروژه هدایت مدیریت اجزاء پورتفلیو را بر عهده دارد.وظایف تخصیص داده شده ممکن مربوط به فضای خاص سازمان یا پروژه ها وطرح ها باشد.مسئولیتهای دفتر مدیریت پروژه می تواند شامل موارد ذیل باشد :
*ایجاد عملیاتهای پشتیبانی مدیریت پروژه و طرح
*مدیریت عملیات روزانه سیستم یا سیستمهای که از مدیریت پورتفلیو پشتیبانی می کند.
*منابع و مدیریت مستقیم اجزاء پورتفلیو و گروه بندی آنها
*یکپارچه سازی و ایجاد نتایح عملکرد اجزاء پورتفلیو
*تعریف متدولوژی مدیریت پورتفلیو، راهکارهای برتر و استانداردها برای استفاده به عنوان دستورالعمل زیر ساخت استانداردها و متدولوژی مدیریت طرح و پروژه
* تعریف استراتژی مدیریت پورتفلیو
* ایجاد مدیریت و نظارت پروتفلیو برروی تمامی ارزش پورتفلیو
* شناسایی ریسکها، آنالیز ریسکها و برنامه پاسخ به ریسکها در سطح پورتفلیو