سازمانهایی که دفتر مدیریت پروژه (PMO) دارند، نشان می دهد که قصد حرکت به سمت مدیریت متمرکز منابع پروژه و استراتژی همراستایی با اهداف کسب و کار را دارند.اما من متوجه شده ام که برای اجرای آن می بایست سطح خاصی از آمادگی توسط سازمان ایجاد شود .نوع دفتر مدیریت پروژه ایجاد شده می بایست همراستا با اهداف کسب و کار سازمان باشد.در ذیل به برخی از مشکلاتی که دفتر مدیریت پرژه با آن روبرو است اشاره می نمایم.
• تیمهای مدیریت کلان سازمان درک مناسبی از دفتر مدیریت و اهداف آن ندارند.
• تیمهای مدیریت کلان سازمان درک مناسبی از آنکه مدیریت پروژه چیست و چگونه می تواند به کاهش هزینه های پیاده سازی پروژه ها کمک کند، ندارند.
• راه اندازی دفتر مدیریت پروژه بدون توجه به همراستایی با کسب و کار سازمان
به نظر من، می بایست پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه را به عنوان یک پروژه به آن نگاه کرد .سازمان و شرکتها می بایست بدانند که چرا به دنبال پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه در سازمان و شرکتهای خود هستند و در واقع با پیاده سازی آن چه مشکلاتی رفع خواهد شد و چه بهبودهایی حاصل خواهد گردید.شرکتها و سازمانهای می بایست موارد ذیل را در نظر بگیرند :
1- آمادگی سازمانی : فرآیندهای سازمانی تغییر خواهند کرد در جهت اطمینان از آنکه جریان ورودی و خروجی فرآیندها دفتر مدیریت پروژه در سازمان یکپارچه شده باشند.
2- آمادگی فرهنگی :سازمانها می بایست آمادگی خود را بر اساس منابع جاری ارزیابی نمایند تا مطمئن شوند که با منابع جاری مهارتها، دانش ها و ذهنیت مناسب برای این کار را داشته باشند.
3- همراستایی استراتژی : اهداف کسب و کار فقط برای شخص و یا واحد خاص نمی باشد و می بایست تمام افراد فهم مشترکی از آن داشته باشند.لذا برنامه ریزی دفتر مدیریت پروژه می بایست نشان دهنده دلایل همراستا بودن با اهداف استراتژیک کسب و کار سازمان باشد.