آقای پل چکوفسکی، مدیر دفتر مرکزی مدیریت طرح شرکت جنرال موتور می باشد. او مسئولیت نظارت بر سایر دفاتر مدیریت طرح شرکت در حوزه های مختلف عملکردی مانند فروش، ساخت، زنجیره تامین و غیره را در سراسر جهان را بر عهده دارد. در ذیل او به چندیدن سوال در حوزه دفتار مدیریت پرژه در صنعت خودرو سازی پاسخ میدهد. چگونه رکود اقتصادی تاثیر برروی دفتر مدیریت پروژه شرکت جنرال موتور داشت ؟ از نقطه نظر اقتصادی، ما می بایست دقت بیشتری را در صرف هزینه ها می کردیم .
و در واقع می بایست قدر پول را می دانستیم . چند مثال : در گذشته تمرکز بیشتر ما برروی تضمین کیفیت فرآیندها بود در واقع سعی می کرریم مطمئن شویم که همه افراد از گامها و مراحل پیروی کنند . این کار نیازمند صرف زمان زیاد و در واقع بسیار هزینه بر بود. لذا ما به این نتیجه رسیدیم که فرآنید تضمین کیفیت را در فرآیندها قرار دهیم و در واقع دیگر نیاز نبود افرادی ، کارهای افراد دیگر را بررسی نمایند.ما دراقع کیفیت را درون فرایندها بوجود آوردیم و در انتها دیگر نیاز به انجام بررسی کیفیت نهایی نبود.ما همچنین بیشتر انجام برنامه ریزی پس روی (Backward) نسبت به برنامه ریزی پیش روی (Forward) انجام دادیم.در حال حاضر ما متمرکز برروی نوشتن الزامات برای کمیته های کسب و کار می باشم و تصمیم داریم در ابتدای سال این الزامات را به تیم های پروژه ابلاغ نمائیم.ما به این دلیل برنامه پس روی را انتخاب کردیم که بتوانیم مشخص کنیم که چه زمانی و چگونه انجام الزامات را تحقق ببخشیم.خیلی از تیمهای پروژه از این روش راضی نبودند اما ما آن را الزام کردیم و به تیمهای پروژه گفتیم که هرچه سریعتر شروع به انجام آن کنند و در اسرع وقت مشکلات را به بهترین شکل بررسی و رفع نمایند.از دیگر چیزهای که انجام دادیم تغغیر سیاست سازمانی بود بدین صورت که دفتر مدیریت پروژه می بایست بیشتر در پروژه ها دخیل شوند به صورتی که مطلع شوند که تیمها پروژه آگاهی کامل از فرآیندها دارند و در صورت نیاز به آنها کمک کنند و در واقع در پستی و بلندیهای جاده به راحتی از آن عبور کنند.
آیا فکر می کنید سازمانها ارزش واقعی دفاتر مدیریت پروژه را درک کرده اند ؟ بله ،در واقع در 6 تا 12 ماه گذشته من بازخوردهای خوبی را از افراد مختلفی دریافت کردم که می گفتند این روش جدید-جایی که دفتر مدیریت پروژه بخشی از تیمهای پروژه در حال کار بودند - خیلی اثر بخش بوده است.در واقع سازمانها خودشان راههایی را برای همراستا کردن ظرفیتهای و تخصص های دفاتر مدیریت پروژه برای کمک کردن به شناسایی و حل مشکلات، مشاوره توانمند سازی فرآیندها و حذف موانع استقرار، پیدا می کنند.لذا من فکر می کنم این کار بسیار مثبت است و این همونجایی است می بایست به آن رسید.
آقای پل چکوفسکی، می گوید که خیلی سخت گفتن آنکه در زمان رکود اقتصادی چه اتفافاتی برای دفاتر مدیریت پروژه جنرال موتور افتاد.در زمان این مصاحبه سر خط خیلی از اخبار اعلام ورشکستگی سازمانها می باشد.
بطور کل با این وجود او گفت که "انتظارات مردم در حال رشد می باشد منظورم تغییر نیست لذا ما بی بایست با افراد کمتر ، هزینه کمتر و زمان کمتر بهترین محصول را ارائه دهیم ".با وجود این چالشها، او اعتقاد دارد که فرصتهای خوبی پیش رو است زیرا شرایطی که ما با آن روبری هستیم فرصتی به ما میدهد تا تغییراتی را در کارهایی که در گذشته بوجود آورده ایم ایجاد نمائیم"قبل از آنکه همه چیز نابود شود".
در دنیایی امروز مردم از ایده های خدید و تغییرات خوب استقبال می کنند.در حالی که گذشته این چنین نبود " این محصول چند ساله که برای ما کار می کند" چرا تغییرش بدهیم ؟.در حال حاضر مردم متوجه شده اند که آنها نیاز به انجام تغییر دارند.این درواقع یک فرصت خوب برای استقرار روشهای جدید می باشد.اما باید دقت داشته باشیم که آن روشها می بایست اثر بخش باشد در غیر اینصورت تاثیر معکوس خواهد داشت.