مدیریت پورتفولیو پروژه(PPM) در محیط کسب‌وکار از چند سال پیش عملی شده‌است. این مفهوم جدیدی نیست و کتاب‌ها، مقالات و وبلاگ‌های زیادی وجود دارند که اطلاعات مفصلی در مورد بهترین روش‌ها و تکنیک‌ها را ارائه می‌دهند که به تلاش‌های سازمان در جهت مدیریت پروژه‌ها و برنامه‌های مختلف به بهترین و کارآمدترین شیوه ممکن کمک می‌کند. مدیریت پورتفولیو پروژه به طور کلی با دستیابی به اهداف تجاری و اهداف استراتژیک مرتبط است و زمانی مؤثر عمل می‌کند که در فرآیند کسب‌وکار نهادینه گردد. این مقاله به اصول رایج مدیریت پورتفولیو پروژه (PPM) می‌پردازد و پیشنهاداتی را برای ایجاد محیطی ارائه می دهد که در آن هر کارمند در هر سطح از سازمان، بین فعالیت‌های کاری روزانه خود و اهداف استراتژیک ارتباط برقرار کرده و به تحویل موفقیت‌آمیز پروژه‌ها و برنامه‌های تأییدشده به صورت مستقیم و یا غیرمستقیم کمک می‌کند.
فرآیند مدیریت پرتفولیوی پروژه‌ها و برنامه‌ها اگر پیچیده باشد و مراجع زیادی جهت بررسی‌ها وجود داشته‌باشد، تأثیر منفی بر فرآیند مدیریت پورتفولیو خواهد گذاشت. یک سازمان به فرآیندها و رویه‌هایی نیاز دارد که منطقی باشد و به عنوان «شیوه ای که ما کسب و کار انجام می دهیم» (نحوه بیزینس سازمان) تلقی شود. این کار آسان نیست، اما موارد زیر می‌تواند به عنوان نقطه شروع مفید واقع گردد:
1. القا کردن استراتژی سازمانی در هر سطحی در سازمان – چالش‌های اقتصادی امروزی مستلزم آن است که کارکنان درک کنند که موفقیت مستمر به معنای مشارکت مداوم در تحقق اهداف سازمانی است.
2. توانایی سازمان را به طور مکرر ارزیابی کنید و به دنبال زمینه‌هایی برای بهبود باشید. از ممیزی نه به عنوان تنبیه بلکه به عنوان نوعی تشویق استفاده کنید.
3. همکاری و مشارکت مابین اعضای کل سازمان را ترویج دهید. نگذارید وجود بخش‌های مختلف در سازمان بین افراد جدایی بیندازد. یک سازمان یکپارچه ایجاد کنید.
4. بین وظایف ارتباط ایجاد نمایید.
5. ایجاد و اجرای استانداردهای سازمانی برای انتخاب و مدیریت پروژه و برنامه
6. بهینه‌سازی مدیریت منابع – قابلیت‌های منابع را تعیین کنید و منابع را با پروژه‌های مناسب تراز کنید. منابع حیاتی را شناسایی و اقدامات احتمالی برای جلوگیری از تخصیص بیش از حد را ایجاد نمایید.
7. اولویت‌بندی - معیارهایی را برای اولویت‌بندی تعیین کنید. تعیین کنید که کدام پروژه‌ها برای بقای سازمان حیاتی هستند و کدام پروژه و برنامه به اهداف سازمانی دست خواهد یافت. آگاه باشید که ممکن است برخی تغییر اولویت‌ها رخ دهد.
8. انتخاب پروژه – نه فقط بازگشت سرمایه بلکه بازگشت نوآوری را هم درنظر بگیرید. چه بازارهای جدیدی در انتظار سازمان است، چه محصولات جدیدی را می‌توان ارائه داد و چگونه می‌توان از محصولات قدیمی برای تولید محصولات جدید استفاده کرد. متفاوت فکر کنید. فراموش نکنید که رقبای شما نیز به فکر پیشرفت خود هستند.
9. مدیریت تغییر کسب‌وکار – تعیین کنید که کدام پروژه‌ها یا برنامه‌ها یک تغییر تجاری مطلوب را ایجاد می‌کند و کدام پروژه‌ها در واقع بخشی از یک عملیات عادی سازمان هستند.
10. داشبوردها و معیارهای عملکرد - مجموعه‌ای سازمان‌دهی شده از معیارها، عوامل حیاتی موفقیت و شاخص‌های کلیدی عملکرد ایجاد نمایید. پورتفولیوهای ایجاد شده به دقت نظارت و با معیارهای عملکرد یا داشبوردی مقایسه می‌شوند که تصویر روشنی از وضعیت کلی پرتفو ارائه دهد. داده‌های داشبورد با تجزیه و تحلیل گزارش‌های وضعیت عملکرد اجزای پورتفولیو ایجاد می‌شوند.
اجزای معیارهای عملکرد برای هر سازمان متفاوت است اما به طور کلی به سه بخش اصلی اشاره دارد : عملکرد برنامه‌ریزی، عملکرد هزینه و عملکرد محدوده. عوامل دیگری مانند کیفیت، تأیید الزامات، ارزش یا مزایای محقق شده نیز ممکن است در ارزیابی اجزا گنجانده شوند. تصمیم‌گیری در مورد تغییرات در اولویت اجزای پرتفو و یا تصمیم برای ادامه یا عدم ادامه پروژه یا برنامه در طول ارزیابی‌ها اتخاذ می‌گردد.