بر اساس استاندارد PMBOK ، ذینفعان پروژه (Project Stakeholders) را به عنوان افراد و سازمانهایی تعریف می شوند که منافعشان ممکن است بوسیله برآمدهای پروژه چه بصورت مثبت و چه بصورت منفی تحت تأثیر قرارگیرد. این ذینفعان نقش مهم و حیاتی در موفقیت هر پروژه از پروژه بازی می‌کنند. این افراد می‌توانند از داخل یا خارج سازمان باشند. در سازمان ذینفعان داخلی تمام سطوح سلسله مراتبی سازمان را پوشش می‌دهند. ذینفعان ممکن است ورودیهای با ارزشی را فراهم کنند. همچنین این توانایی را دارند که بر پروژه تأثیر بگذارند. مدیر پروژه باید موقعیتی که ذینفعان ممکن است در آن قرار گیرند و روشی که تأثیرشان را اعمال کرده و منابع اعمال نیروی آنها را بشناسد.
زمانی که امکان وجود تأثیرات منفی در پروژه می‌باشد، مدیر پروژه نیازمند اینست تا اطمینان حاصل کند که ذینفعان، منافع پروژه را می بینند،که در این مورد اغلب چیزی وابسته به بازاریابی مورد نیاز است. جهت انطباق مباحث با استاندارد PMI برای مدیریت پروژه، سعی شده این عوامل منطبق بر تعاریف مندرج در این استاندارد معرفي شوند. ذینفعان کلیدی پروژه شامل :
• صاحب پروژه :فردی است با حق مالکیت اجرای پروژه یا پروژهها
• مدیر پروژه: فردی که مسئول مدیریت پروژه است. شخص حقوقي است كه به منظور مديريت اجراي كار، در چارچوب اختيارات تعيين شده در اسناد و مدارك پيمان از سوي كارفرما به پيمانكار معرفي مي‌شود.
• مدیران پروژه: افرادی که مسئول مدیریت هرکدام از پروژه‌های پروژه می‌باشند. مدير پروژه كارشناسي است كه از طرف مجري منصوب و عهده دار بازديدهاي مرتب از پروژه، تهيه گزارشهاي مورد نياز مجري پروژه و همچنين نظارت فني بر اجراي كار مي‌باشد.
• حامی پروژه : فرد یا گروهی که از آغاز پروژه پشتیبانی کرده و مسئول فراهم کردن منابع پروژه و اغلب، نهایتا تحویل منافع پروژه می‌باشد.
• مشتری: شخص یا سازمانی که از تواناییها/نتایج جدید پروژه استفاده خواهد کرد و منافع پیش بینی شده را استخراج خواهد کرد.
• سازمان مجری : گروهی که اجرا کننده کار پروژه از طریق پروژهها می‌باشند.
• اعضای تیم پروژه: افرادی که مجری فعالیتهای پروژه هستند.
• دفتر کار مدیریت پروژه(PMO): سازمانی مسئول جهت تعریف و مدیریت فرآیندها، رویه ها و الگوهای نظارتی مرتبط به پروژه است.
• بخش اداری پروژه: سازمانی که حمایت از تیمهای مدیریت پروژه و یا مدیران پروژه را بوسیله رسیدگی به وظایف اداری،بطور مرکزی،فراهم می آورد.
• گروه نظارت پروژه : گروه ديگري از عوامل اجرايي پروژه نظارت بر حسن اجراي كارها و انطباق كارها را با نقشه تفصيلي بر عهده دارند وحمایتی را از ریسکها و موضوعات مپروژه شده در پروژه فراهم می‌آورد. اين وظيفه در مواردي توسط نمايندگان دستگاه اجرايي و گاهي توسط مهندسين مشاور صورت مي‌گيرد.
• گروه اجرايي پروژه : انجام تمام يا قسمتي از كارهاي مختلف گاه توسط دستگاه اجرايي و زير نظر مسئولين اجرايي پروژه صورت مي‌گيرد و دستگاه اجرايي كارگران و تكنسين‌هاي مختلف را استخدام مي‌كند و به كار مي‌گمارد و گاه توسط پيمانكار صورت مي‌گيرد.
• گروه اداري پروژه: به گروهي كه امور اداري و مالي پروژه را بر عهده دارد و به عبارت ديگر نيروهاي ستادي پروژه محسوب مي‌شوند، گفته مي‌شود.
• دستگاه اجرايي : هر سازمان اعم از اداره كل، وزارتخانه و يا سازمان كه اعتباراتي را از طريق بودجه كل كشور براي اجراي پروژه‌هاي عمراني در یافت و مسئوليت اجراي آن را بر عهده دارد «دستگاه اجرايي» ناميده مي‌شود.
• كارفرما : كارفرما شخص حقوقي است كه يك سوي امضاء كننده پيمان است و عمليات موضوع پيمان را براساس اسناد و مدارك پيمان، به پيمانكار واگذار كرده است. نمايندگان و جانشينهاي قانوني كارفرما، در حكم كارفرما مي‌باشند.
• پيمانكار : پيمانكار شخص حقوقي يا حقيقي است كه سوي ديگر امضاء كننده پيمان است و اجراي عمليات موضوع پيمان را براساس اسناد و مدارك پيمان، به عهده گرفته است. نمايندگان و جانشينهاي قانوني پيمانكار، در حكم پيمانكار مي‌باشند.
• مهندسين مشاور : مجموعه حقيقي و يا حقوقي كه كار مطالعه،طراحي و نظارت يك پروژه و يا پروژه عمراني را با عقد قرارداد از طرف دستگاه اجرايي به عهده مي‌گيرد.
• مجري پروژه : منظور از مجري پروژه مقامي است دولتي كه با حكم وزير يا بالاترين مقام دستگاه اجرايي منصوب و عهده دار وظايف دستگاه اجرايي، در محدوده پروژه‌هايي كه اجراي آنها به وي محول گرديده اسـت، مـي‌باشد.
• مديريت: مديريت (به معني يكي از عوامل پنج گانه در مرحله ساخت) شخصي حقيقي يا حقوقي است كه با قبول مسئوليت در برابر مجري پروژه يا دستگاه اجرايي يا نماينده كارفرما، مستقيما مسئوليت برنامه ريزي فعاليت‌ها و هماهنگي بين ساير عوامل ساخت و اعمال مديريت فني، مالي و اداري مرحله ساخت را بر عهده مي‌گيرد.
• پيمانكار عمومي : پيمانكاري است كه براي ساخت پروژه با كارفرما قرارداد مي‌بندد و مسئوليت كامل اتمام و تكميل كار را بر عهده مي‌گيرد. در عين حال اين اختيار را دارد كه اجراي قسمتهايي از پروژه را به پيمانكاران جزء تفويض كند. پيمانكار عمومي مسئوليت اجرا، سرپرستي و هماهنگي كل بخش‌هاي اجرايي را بر عهده دارد. بسياري از پيمانكاران عمومي اجازه انجام كارهاي تخصصي را ندارند و بايد پيمانكاران متخصص را براي چنين كارهايي مانند برق كاري و لوله كشي و . . . استخدام نمايد.
• پيمانكار جزء : يك پيمانكار عمومي يا پيمانكار با تخصص خاص كه براي يك پيمانكار عمومي ديگر كار مي‌كند پيمانكاري در رشته و تخصص خاص مي‌باشد كه براي يك پيمانكار عمومي كار مي‌كند.
• دستگاه نظارت : فرد يا گروه حقيقي كه از طرف كارفرما براي نظارت بر حسن اجراي عمليات انتخاب و به پيمانكار معرفي مي‌گردد، به دستگاه نظارت معروف است. عمل نظارت معمولا در دو بخش مستقيم يا كارگاهي و نظارت مالي انجام مي‌شود.
• مهندس ناظر : مهندس ناظر كه نماينده مهندس مشاور در پروژه است وظيفه دارد كه با توجه به اسناد و مدارك پيمان در اجراي كار،نظارت و مراقبت دقيق به عمل آورده و مصالح و تجهيزات را كه بايد، به مصرف برسد.
• ذینفعان دیگری نیز ممکن است در سازمان یا خارج سازمان وجود داشته باشند. بعضی مثالها در مورد ذینفعان خارجی شامل:
• تأمین کنندگانی که تحت تاثیر تغییر سیاستها و رویه ها قرار گرفته اند.
• موسسات دولتی که مشمول قوانین جدید می شوند.
• رقبا و مشتریان بالقوه که به پروژه علاقمند هستند.
• جامعه
• محيط زيست
• دولت و قوانين
این ذینفعان ممکن است شامل افراد و گروههایی که مستقیما تحت تاثیر نتایج پروژه قرار نمی گیرند باشند اما علاقمند به شروع آن هستند. مدیریت ذینفعان پروژه مشخص می کند که پروژه چگونه بر آنها تاثیر خواهد گذاشت(به عنوان مثال فرهنگ سازمان،موضوعات اصلی فعلی و پایداری در برابر تغییرات و. . . )و سپس یک ارتباط استراتژیک جهت جذب ذینفعانی که تحت تاثیر قرار خواهند گرفت فراهم می کند،انتظاراتشان را مدیریت کرده و پذیرش اهداف پروژه را برای آنها امکان پذیر خواهد نمود. مدیریت ذینفعان عامل مهمی در اجرای موفقیت آمیز تغییرات سازمانی می باشد،به این مفهوم که برنامه های پروژه باید به روشنی ترکیبی قابل فهم و جامع از روشهای قابل قبول در مورد مدیریت تغییرات سازمان را نشان دهد.
همانطور که مشاهده می شود گروه های متعددی با وظایف و نقشهای مختلف در اجرای پروژه سهیم هستند. وجود این عوامل در پروژه بسته به نوع و ماهیت پروژه و روش اجرای آن دارد.