مدیریت هزینۀ پروژه شامل روندی است برای حصول اطمینان از این‌که پروژه در محدودۀ بودجۀ تعیین‌شده به اتمام می‌رسد و شامل برآورد هزینه، بودجه‌بندی هزینه و کنترل آن است. برآورد هزینۀ پروژه با تعیین هزینۀ هر کدام از فعالیت‌ها انجام می‌شود، از این‌رو در برآورد هزینۀ پروژه باید هزینۀ هر کدام از فعالیت‌ها را که شامل هزینۀ منابع و هزینۀ ثابت مستقل از منابع است تعیین کرد. مقاله حاضر در باب این مطالب است. در این مقاله به برآورد هزینه و بودجه‌بندی پرداخته می‌شود و بحث کنترل هزینه که با اجرای پروژه و پی‌گیری پیشرفت آن مطرح می شود در مقاله دیگر بیان می‌شود.
مؤلفه‌های هزینۀ فعالیت‌ها
هزینۀ کل هر فعالیت (Cost) جمع هزینۀ منابع و هزینه‌های ثابت (Fixed Cost) است. هزینۀ منابع نیز مساوی مجموع هزینۀ هر کدام از منابع است. نحوۀ محاسبۀ هزینۀ هر کدام از منابع بسته به نوع آن متفاوت است.
مؤلفه‌های هزینۀ منبع از نوع Work به شرح زیر است:
• هزینۀ کارکرد در ساعت‌های کاری معمول
• هزینۀ کارکرد در ساعت‌های اضافه‌کاری
• هزینۀ ثابت هربار استفاده
مولفه‌های هزینۀ منبع از نوع Material به شرح زیر است:
• هزینۀ مصالح مورد استفاده
• هزینۀ ثابت هر بار استفاده از منبع
منبع از نوع Cost فقط یک مؤلفۀ هزینه دارد که مقدار آن با تخصیص منبع به دست کاربر تعیین می‌شود.
برای مشاهدۀ توزیع هزینۀ هر فعالیت در طول زمان آن باید از نمای Task Usage استفاده شود. از آن‌جا که نحوۀ پرداخت هزینه همۀ منابع (مقدار فیلد Accrue At) به صورت Prorated (در خلال انجام فعالیت پرداخته می شود) درنظر گرفته شده است هزینۀ همۀ منابع به طور مساوی در طول مدت زمان فعالیت‌ها توزیع می‌شود.
می توان هزینۀ منابعِ از نوع Cost را در قسمت زمان‌مند نمای Task Usage به طور دستی وارد کرد؛ در این‌صورت مقدار فیلد Cost مساوی جمع مقادیر وارد شده در طول زمان خواهد شد.
در صورتی‌که مقدار فیلد Accrue At منبع Prorated نباشد هزینۀ منبع در طول مدت زمان فعالیت توزیع نمی‌شود. در صورتی‌که مقدار آن Start باشد هزینه در اولین سلول زمانی فعالیت و در صورتی‌که مقدار آن Finish باشد هزینه در آخرین سلول زمانی فعالیت قرار می‌گیرد.
برای تهيۀ نمودار هزينۀ منابع پروژه باید از گزارش‌هایی که MS Project 2010 ارائه می‌دهد،استفاده کرد. برای این منظور باید مسیر زیر دنبال شود:
Projects → Reports → Cost → Cash Flow → Edit
باید در سربرگ Definition پنجرۀ مربوط (Crosstab Report) گزینۀ Resource انتخاب شود و در سربرگ Details گزینه‌های Row Totals و Column Resource فعال شوند.
گزارش هزینۀ منابع به این‌ترتیب تهیه می‌شود که اعداد موجود در سطر Total آن مقدار هزینۀ همۀ منابع, در مقطع زمانی موردنظر, را نشان می‌دهند. از مقادیر موجود در این سطر برای تهیۀ نمودار پیش‌بینی هزينه¬هاي منابع پروژه استفاده می‌شود.
همان‌طور که در ابتدای مقاله بیان شد هزینۀ هر فعالیت علاوه بر هزینۀ منابع شامل هزینۀ ثابت است. هزینۀ ثابت̊ مقدار بودجۀ نقدی ثابت یک فعالیت است. مقدار این هزینه برای هر فعالیت مستقل از زمان و مقدار کار منابع است. برای تعیین مقدار این هزینه از فیلد Fixed Cost و برای تعیین نحوۀ پرداخت آن از فیلد Fixed Cost Accrual استفاده می‌شود.
هزینۀ ثابت با هزینه منابع جمع می‌شود و هزینۀ کل فعالیت را تشکیل می‌دهد. هزینۀ خلاصه فعالیت ها شامل هزینۀ فعالیت‌های زیرمجموعه و هزینۀ ثابت است.
هزینۀ ثابت فعالیت مستقل از زمان و مقدار کار منابع است و در صورتی‌که مقدار فیلد Fixed Cost Accrual، Prorated باشد در طول مدت زمان پروژه توزیع می‌شود و امکان تغییر این توزیع وجود ندارد.
منبعِ از نوع Cost و هزینۀ ثابت هزینه‌هایی از فعالیت‌اند که در منابع از نوع Work و Material دیده نشده‌اند. مثلاً در فعالیت طراحی و مهندسی و تهیه نقشه‌های اجرائی علاوه بر هزینۀ مهندس طراح هزینۀ لوازم التحریر مورد استفاده نیز وجود دارد. از این‌رو این هزینه نیز به عنوان هزینۀ ثابت فعالیت دیده شده است. در مورد فعالیت‌های نرمال( غیرخلاصه) می‌توان این هزینه‌ها را هزینۀ ثابت یا منبع از نوع Cost درنظر گرفت. ولی خلاصه فعالیت ها، فعالیت واقعی نیستند و مجموعه‌ای از فعالیت‌هایند؛ از این‌رو به آن‌ها منابع تخصیص داده نمی‌شوند؛ در نتیجه برای تعیین این هزینه‌ها از هزینۀ ثابت فعالیت استفاده می‌شود.