تکمیل پروژه در کم‌ترین زمان، با حداقل هزینه و بهترین کیفیت نیازمند مدیریت موثر منابع است. برای این منظور باید منابع مورد استفاده در پروژه و مشخصات آن‌ها تعیین شوند؛ سپس برنامۀ استفاده از منابع برای فعالیت‌ها تعیین شود و یا به بیان دیگر منابع به فعالیت‌ها تخصیص داده شوند. در انتها در صورتی که مجموع مقدار موردنیاز منبع یا منابعی در یک بازۀ زمانی از حداکثر مقدار موجود بیشتر باشد این معضل به بهترین نحو برطرف شود. این امر تسطیح منابع نام دارد. این سه گام با جزئیات بیشتری در این مقاله شرح داده شده‌اند.
البته باید به این امر توجه شود که گاهی درنظر نگرفتن منابع در برنامه، بر درنظر گرفتن ارجحیت دارد. این امر با ارزیابی اولیه مشخص می شود. تعريف منابع
تعريف منابع (ايجاد ليست منابع و وارد کردن اطلاعات مربوط به منابع) در نمای Resource Sheet انجام می‌شود.
فیلدهای موجود در این نما به شرح زیر است:
• Resource Name: نام منبع
• Type: نوع منبع
در MS Project 2010 سه نوع منبع می‌توان تعریف کرد:
1. Work: نيروي انساني و ماشين¬آلات
2. Material: مصالح
3. Cost: منابع مالی ثابتی که هنگام انجام یک فعالیت وجود دارند.
• Material label: واحد اندازه‌گیری منبع
• Initials: نام اختصاری منبع
• Group: نام گروهی که منبع به آن تعلق دارد.
• Max.Units: بیشترین مقدار منبع در دسترس. این فیلد فقط برای منابع از نوع Work قابل استفاده است و در مورد منابعی که از جنس Material یا Costاند غیرفعال است. در صورتی که مقدار آن صد باشد نشان دهنده یک واحد منبع تمام وقت است که در عین حال می تواند به جای دو واحد منبع نیمه وقت به کار رود. در صورتی که مقدار آن بیشتر از صد باشد نشان‌دهندۀ این است که منبع به صورت مجموعه‌ای از افراد یا ماشین آلات است.
• Std.Rate: بهایی است که به طور استاندارد به ازای هر ساعت کار نیروی انسانی یا ماشین آلات و تجهیزات، برای منابع از نوع work، باید پرداخت شود. در مورد منابع از جنس Material این بها قیمت واحد آن نوع از مصالح و مواد است. از آنجایی‌‌که برای منابع از نوع Cost مقدار این بها برای فعالیت‌های گوناگون متفاوت است در فیلدهای مربوط به بهای (Std.Rate و Ovt.Rate) مقداری وارد نمی‌شود.
• Ovt.Rate: بهایی که به ازای هر ساعت اضافه کاری بابت کار نیروی انسانی یا ماشین آلات و تجهیزات باید پرداخت کرد. این فیلد برای منابع از جنس Material غیرفعال است.
• Cost/Use: هزینۀ ثابتی است که به ازای هر بار استفاده از منابع تحمیل می‌شود؛ مانند هزینه‌های سفارش‌دهی یا حمل. این هزینه برای پیش‌پرداخت درنظر گرفته می‌شود؛ فقط وقتی که مقدار فیلد Accrue At منبع End باشد برای هزینۀ پایان کار منبع بر فعالیت درنظر گرفته می‌شود.
• Accrue At: نحوۀ پرداخت هزینۀ منابع. گزینه‌های موجود به شرح زیر است:
1. Start: هزینه‌ها با شروع فعالیت کامل پرداخت می‌شود.
2. End: هزینه‌ها در پایان فعالیت پرداخت می‌شود.
3. Prorated: هزینه‌ها با نرخ ثابت در حین فعالیت پرداخت می‌شود.
• Base Calendar: نوع تقویم منبع. اگر نوع تقویم منبع تعیین نشود مقدار پیش فرض (None) که همان تقویم پروژه است به آن تعلق می‌گیرد؛ در غیر این صورت برای تعیین نوع تقویم منبع باید از این فیلد استفاده شود. بعد از تعریف منابع و نوع تقویم آن‌ها، برای هر کدام از منابع، تقویمی به نام آن که معادل تقویم اختصاص داده شده به آن است ایجاد می شود. به بیان دیگر تقویم اختصاص داده شده به هر منبع کاملا مستقل از سایر منابع می‌شود. بنابراین تغییرات اعمال شده در هر یک از تقویم‌های دیگر از جمله تقویم پروژه به تقویم منابع منتقل نمی‌شود.
• Code: هر نوع کد، اختصار یا عدد که جزئی از اطلاعات منبع باشد.
درج منبع
برای درج یک منبع در بین منابع موجود باید در نمای Resource Sheet ابتدا روی منبع قبل از آن سپس بر دستور Add Resource در زبانه Resource کلیک شود. پس از آن برای منبع جدید از نوع Work، Material و Cost به ترتیب بر Work Resource، Material Resource و Cost Resource کلیک شود.
پنجرۀ نمایش اطلاعات منبع
براي ارائه و مشاهدۀ اطلاعات بیشتری براي منابع كافي است در نماي Resource Sheet منبع مورد نظر انتخاب و سپس روي دستور Information كه در زبانه Resource قرار دارد و یا روی نام منبع دوبار کلیک شود. به این ترتیب پنجرۀ Resource Information باز می‌شود که فیلدهای داده‌ای موجود در آن متناسب با نوع منبع (Work, Material Cost)اند. مثلاً در صورتی که منبع از نوع Work باشد Email (پست الکترونیک) از جمله فیلدهای موجود خواهند بود. فیلدهایی که نیاز به توضیح دارند به شرح زیراند:
سربرگ General:
• Resource Availability: مقدار حضور منبع در بازه‌های زمانی گوناگون. در ستون‌های Available From، Available To و Units به ترتیب تاریخ آغاز بازۀ زمانی، تاریخ پایان بازۀ زمانی و مقدار حضور منبع تعیین می‌شود. مقادیر پیش‌فرض در این ستون ها به ترتیب عبارتند از: NA و مقدار وارد شده در فیلد Max واقع در نمای Resource Sheet . در صورتی که مقدار حضور منبع در همۀ طول عمر پروژه ثابت باشد این پیش‌فرض‌ها تغییر داده نمی‌شوند. برای تعیین مقدار حضور منابع از فیلدهای Available From و Available To نیز استفاده می‌شود.
• Change Working Time: تخصیص تقویم و ویرایش آن.
سربرگ Cost: می‌توان برای یک منبع نرخ‌های متفاوت را برای فعالیت‌های گوناگون تعریف کرد. برای این منظور چند سربرگ(A,B,C,D,E) وجود دارد که می‌توان هر‌یک را برای یک نوع نرخ هزینه درنظر گرفت؛ در ضمن می‌توان برای یک منبع در بازه‌های متفاوت زمانی نرخ‌های متفاوت کار عادی، اضافه کاری و هزینه را تعریف کرد. هر بازۀ زمانی در یک سطر تعریف می‌شود. فیلد Effective Date تاریخ پایان بازۀ زمانی است.
سربرگ Notes: افزودن توضیحات ضروری و یادداشت‌ها دربارۀ یک منبع در این سربرگ‌ها انجام می‌شود.
سربرگ Custom Fields: از این سربرگ برای تعیین فیلدهای اختصاصی استفاده می‌شود
تخصيص منابع
بعد از تعريف منابع باید آن‌ها را به فعالیت‌ها تخصيص داد. با تخصیص منابع به فعالیت‌ها، به طور پیش فرض، نام منابع تخصیص داده شده در کنار میلۀ فعالیت نمایش داده می‌شود. برای تخصیص روی فعالیت مورد نظر و سپس دستور Information در زبانه Task کلیک و سپس سربرگ Resource انتخاب شود. در این سربرگ هر سطر برای اختصاص یک منبع است. باید در ستون Resource Name نام منبع، در ستون Units درصد تخصیص منبع به فعالیت برای منابع از نوع Work و یا تعداد برای منابع از نوع Material و در ستون Cost مقدار هزینه برای منابع از نوع Cost وارد شود.
با تخصیص منابع به فعالیت‌ها، به طور پیش فرض، نام منابع در کنار میله آن نمایش داده می‌شود. در ضمن برای منابع از نوع Work و Material، با تعیین درصد تخصیص یا تعداد، MS Project 2010 مقدار فیلد Cost را تعیین می‌کند.