برنامه احتیاطی و برنامه جایگزین جهت ریسکهای مشخص شده بکار برده می شود. از آنجاییکه هر دو برای مدیریت ریسکها استفاده می شوند، این سوال پیش می آید که چه برنامه ای برای چه ریسکی کاربرد دارد. ریسکها را می توان به دو دسته تقسیم بندی کرد: ریسکهای شناخته شده و ریسکهای ناشناخته.ریسکهای شناخته شده خود در دسته های مختلفی چون ریسکهای اولیه، ریسکهای ثانویه ، ریسکهای باقیمانده و .... قرار می گیرند.
برنامه احتیاطی Contingency Plan
مریام وبستر "احتیاط" را اینگونه شرح می دهد؛ یک رویداد که ممکن است رخ بدهد یا ندهد. این توضیح بر این مبنا است که برنامه احتیاتی برنامه ای است که برای مواجه با رویدادهایی است که احتمال دارد رخ دهد.
برنامه احتیاطی بخشی از برنامه مدیریت پروژه است، هر عملی را که در زمان به وقوع پیوستن رویداد انجام خواهد شد را شرح میدهد.
توجه داشته باشید؛ برنامه احتیاطی برای ریسکهای شناخته شده بکار برده می شود.
یک مثال واقعی
تصور کنید که مدیر پروژه ای در حال کار بر روی یک پروژه ساختمانی است. یکی از ریسکهای شناخته شده بارش باران است که می تواند به مصالح ساختمانی خساراتی وارد نماید. بنابراین مدیر پروژه برنامه ریزی می کند که اگر باران اتفاق بیافتد مصالح ساختمانی با کیسه های نایلونی پوشانده شوند و پس از بارش باران هم از یک دستگاه وکیوم جهت خشک کردن مصالح و ابزار استفاده شود. این عمل برنامه احتیاتی برای رخ دادن یک رویداد (بارش باران) است.
با جستجو در اینترنت به تعاریف مختلفی برای شرح برنامه احتیاتی موجه خواهید شد که تفاوتی در شرح موضوع وجود ندارد و فقط از کلمات متفاوتی برای توضیح دادن استفاده شده است مانند:
- برنامه احتیاتی برنامه ای است که کارهای خاصی در زمان رخ دادن یک تهدید و یا فرصت انجام می گیرد.
- برنامه احتیاتی یک استراتژی است و زمانی مورد استفاده قرار می گیرد که مدیر پروژه نشانه های رخ دادن ریسک را در پروژه ببیند.
در واقع بعد از بررسی این دو تعریف ملاحظه می شود که تعاریف کاملا شبیه هم هستند و با آنچه که در قبل شرح داده شد متفاوت نیست.
برنامه جایگزین Fallback Plan
برنامه جایگزین زمانی اجرا می شود که برنامه احتیاتی به نتیجه نرسد و یا بصورت کامل نتواند ثمربخش باشد. به عبارت دیگر می توان گفت که برنامه ریزی جایگزین کلا برای ریسک های بجا مانده بکار می رود و یک برنامه پیشتیبانی است.برنامه جایگزین نیز بخشی از برنامه مدیریت پروژه است.
مثال
در ادامه مثال قبل فرض کنید که برای مدت طولانی باران ببارد (بیشتر از زمانی که پیش بینی شده بود) برنامه جایگزین در این موقع مشخص می کند که اگر باران طولانی مدت ببارد باعث خسارت زیادی می شود بنابراین مدیر پروژه باید سفارش مصالح ساختمانی-از پیمانکاری که قبلا مشخص شده است- بدهد و کار پروژه را ادامه دهد.