تجربه نشان داده است که مدیر پروژه می بایست زبان مدیریت را کامل متوجه شود و این موضوع در موفقیت پرژه تاثیر چشمگیری خواهد داشت. شما نیاز دارید که به زبان مدیریت نیز صحبت کنید.این وظیفه شما است و اگر این کار را انجام ندهید.هیچ کسی نمی تواند به شما کمک کند.شما نیاز به آن ندارید که دوست او شوید ولی نیاز دارید که با اسپانسر خوب کار کنید. به آنها احترام بگذارید و آنها به شما احترام بگذارند.
من 10 سوال که اصولا توسط اسپانسر از شما پرسیده می شود را جمع آوری کرده ام
که بر حسب تجربه خود به آنها پاسخ می دهم. امیدوارم دانستن آنها بتواند به شما در جهت بهتر اجرا کردن پروژه کمک نماید.
1)چه کارهایی انجام شده است ؟
مدیر پروژه نیاز است که بطور مرتبط گزارش پیشرفت پروژه را اعلام کند و مهم است که اعلام شود چه کارهای کامل شده است، چه مشکلاتی حل شده است، چه مایلستونهای محقق شده است و هر موفقیت چشمگیری دیگری که توسط تیم صورت گرفته است.
2) چه کارهایی هفته آینده انجام خواهد شد ؟
در ابتدا، خیلی مهم است که برنامه داشته باشید و بر اساس برنامه کار کنید.سپس، اهداف هفته آینده را بصورت شفاف اعلام کنیم و وظایف افراد را برای تحقق آن اهداف بیان کنیم.
3) چه کسی مسئول خروجی ها می باشد ؟
حتما وظایف هر نفر را شفاف نمایید.اگر چند نفر بر روی یک وظیفه مشغول به کار هستند، حتما یکنفر را به عنوان مسئول شناسایی کنید.این کمک خواهد که بدانیم که چه کسی به شما گزارش خواهد داد زمانی که کار تکمیل شده باشد.
4) پروژه چه زمانی کامل می شود ؟
این وظیفه مدیر پروژه است که مایلستونها و تاریخ های تکمیل پروژه را شناسایی نمایید. با گذشت زمان، پروژه ها یا در حال نزدیکتر شدن و یا در حال دورتر شدن هستند.مدیران پروژه باید به وضوح زمانی که تاریخ پایان پروژه ممکن است در معرض خطر باشد را شناسایی نماید.وظیفه حامیان مالی پروژه است که تعیین نمایند که آیا برنامه می تواند تغییر کند یا نه. به عنوان یک مدیر پروژه می بایست آماده برای پاسخ به سوالات در مورد اینکه چرا تاریخ پروژه تغییر کرده است و چگونه می توان به مسیر قبلی بازگشت، باشید.
5) تا به حال چه مقدار هزینه کرده ایم ؟
مدیر پروژه می بایست گزارش هزینه های پروژه را بروز اعلام کنید.
6) چه مقدار دیگر می بایست هزینه کنیم ؟
علاوه بر آنچیزی که هزینه شده است، خیلی مهم است که حامی پروژه بداند چه مقادر پول برای تکمیل پروژه نیاز خواهد بود.تمام پروژه ها تغییر می کنند، بنابراین خیلی مهم است که ترکیب هزینه ها تغییرات و گزارش آنها به اسپانسر داده شود.
7) چگونه کیفیت را بررسی نماییم ؟
زمان، هزینه و کیفیت، فاکتورهای کلیدی موفقیت هستند.مدیران پروژه نیاز است فهم صحیحی از انتظارات اسپانسر مخصوصا در حوزه کیفیت داشته باشند.
8) مشکلات حل نشده، چه چیز های هستند ؟
پیگیری مشکلات و مستند سازی پیشرفت آنها بسیار مهم است.خیلی مهم است که این مشکلات را اولویت بندی کنیم و بطور مرتبط آن را با تیم و حامی پروژه بازنگری نماییم.
9) ریسکهای شناخته شده کدامند ؟
ریسک می تواند به عنوان احتمال و اثر که هنوز اتفاق نیوفتاده است، شناسایی شود.ریسکها نیاز است که در اسرع وقت شناسایی و در برنامه پروژه قرار گیرند و برای اسپانسر پروژه قابل رویت باشد.
10) عوامل دیگری هستند که باعث ایجاد شکست پروژه شوند ؟
پروژه ها تمایل به ارتباط با محصولات، سایر برنامه ها، سایر منابع و سایر رویدادهای مرتبط کسب و کار درون سازمان دارند.خیلی مهم است که مدیر پروژه، تمام ذی نفعان پروژه ها را شناسایی و با حامی پروژه بر روی تاثیر آنها، ارتباط برقرار نماید.وظیفه مدیر پروژه است که گزارش اخبار بد و خوب پروژه را به اسپانسر بدهد.اسپانسر سپاسگذار خواهد بود وقتی که حقیقت پروژه را بداند و قادر به ارائه گزارش به مدیران ارشد سازمان باشد.