مدیریت پروژه در واقع یکارگیری دانش، مهارتها، ابزارها و تکنیکها برای فعالیتها های پروژه جهت تحقق نیازمندیهای پروژه می باشد.مدیریت پروژه از طریق بکارگیری مناسب و یکپارچه سازی 47 فرآیند که در 5 گروه بصورت منطقی قرار گفته شده است، محقق می شود.این 5 گروه فرآیند ی شامل :1- آغازین (Initiating) - 2-برنامه ریزی (Planning) - 3-اجرا (Executing) - 4-مونیتور و کنترل (Monitoring and Controlling) - 5-اتمام (Closing) مدیریت پروژه معمولا شامل موارد ذیل می باشد اما به این موارد محدود نمی شود:
1-شناسایی نیازمندیهای
2- اشاره به نیازها، نگرانی ها و انتظارات ذی نفعان در برنامه ریزی و اجرا پروژه
3-اجرا، نگهداری و انتقال ارتباطات بین ذی نفعان
4-مدیریت ذی نفعان در راستای تحقق نیازمندیهای پروژه و ایجاد تحویل دادنی های پروژه
5-ایجاد تعادل بین محدودیتهای پروژه که شامل موارد ذیل می باشد : حیطه، زمان،بودجه،کیفیت، ریسکها و منابع
ویژیگیهای خاص پروژه و شرایط می تواند تاثیر بر روی محدودیتهای نیازهای تیم پروژه برای تمرکز بر روی پروژه داشته باشد.رابطه بین این عوامل به گونه ای است که اگر هر یکی از عوامل تغییری کند، حداقل یکی از عوامل دیگر به احتمال زیاد تحت تاثیر قرارخواهد گرفت.به عنوان مثال اگر زمان بندی کوتاه بشود، اغلب نیاز است بودجه به دلیل اضافه کردن منابع، بیشتر شود و اگر بودجه افزایش یابد غیر ممکن نیست که حیطه و کیفیت برای تحویل پروژه در آن زمان مشخص شده، کاهش می یابد.ذی نفعان پروژه ممکن است دارای نظارت و ایده های گوناگونی باشند که خود می تواند باعث مشکلات بسیاری برای پروژه شود.تغییر در نیازمندیها و اهداف پروژه ممکن است باعث ایجاد ریسک اضافه شود.اعضای تیم نیاز است که قادر به ارزیابی این شرایط باشند و بین این درخواستها تعادل ایجاد نمایند و رفتار پیشگرانه ای برای موفقیت پروژه، نسب به آنها داشته باشند.
با توجه به ظرفیتهای تغییرات،توسعه برنامه مدیریت پروژه (project management plan) یک فعالیت توسعه تکمیلی (Incremental & Iterative) و یا توسعه پیشرفتی (progressively elaborated) می باشد که در طول چرخه حیات پروژه انجام می گیرد.روش توسعه پیشرفتی، شامل بهمبود مستمر (continuously improving)و جزیی کردن برنامه با هدف مشخص کردن اطلاعات و بالا بردن صحت تخمین ها است .این روش به تیم مدیریت پروژه این امکان را می دهد کارها را به درستی تعریف و مدیریت نمایند.