پروژه در واقع یک تلاش موقتی است برای رسیدن به یک محصول (Product) ، خدمت (Service) و یا نتیجه (Result ) واحد(Unique).ماهیت موقتی پروژه نشان دهنده این است که پروژه دارای شروع و پایان تعریف شده می باشد. پایان پروژه زمانی است که به اهداف آن محقق شده باشد و یا به دلیلی زودتر از تحقق آنها به اتمام (Terminate) رسیده باشد. پروژه می تواند زودتر بسته (Terminate) شود اگر چنانچه مشتری ،حامیان و مدیران ارشد سازمان بخواهند.موقتی بود به معنی کوتاه بودن زمان پروژه نیست.
موقتی بودن اغلب برای محصول (Product) ، خدمت (Service) ایجاد شده توسط پروژه بکار بده نمی شود.بسیاری از پروژه های در حال انجام برای ایجاد یک نتیجه ماندگار هستند. برای مثال، یک پروژه ملی، اثر و خروجی آن قرن ها باقی خواهد ماند.پروژه همچنین می توانید اثرات اجتماعی، اقتصادی، و زیست محیطی داشته باشند.
هر پروژه ای یک محصول (Product) ، خدمت (Service) و یا نتیجه (Result ) واحد(Unique) تولید می نماید.خروجی پروژه ها ممکن است قابل لمس (tangible) و غیر قابل لمس (intangible) باشد.اگر چه عناصر تکراری (repetitive) ممکن است در برخی از تحویل دادنی ها (deliverables) و فعالیت های پروژه دیده شود اما آنها تغییری در اصل واحد بود پروژه نخواهند داشت.به عنوان مثال، ساختمان های اداری را می توان با مواد یکسان یا مشابه و توسط تیم های یکسان و یا متفاوت ساخت اما با این حال، هر پروژه ساختمان، منحصر به فرد بوده دارای محل های مختلف، طرح های مختلف، شرایط و موقعیت های مختلف، سهامداران مختلف، و غیره می باشد.
یک تلاش متداول (ongoing work) در واقع یک فرآیند تکرار پذیر است که در برگیرنده روی های جاری سازمان می باشد.در مقابل، به دلیل طبیعت منحصر به فرد پروژه ها، ممکن است عدم قطعیت و یا تفاوت در محصولات،خدمات، یا نتایج حاصل از پروژه وجود داشته باشد.فعالیتهای پروژه می تواند برای اعضای تیم پروژه جدید باشد و نیاز باشد که تلاش بیشتری برای برنامه ریزی آن نسبت به فعالیت های متداول داشته باشد.پروژه می تواند شامل یک فرد یا افراد متعدد، یک واحد سازمانی واحد یا واحدهای سازمانی متعدد از سازمان های مختلف باشد.
یک پروژه می تواند موارد ذیل را ایجاد کند :
1-یک محصول که می تواند به صورت یک جزء از آیتم دیگری، افزایش یک آیتم یا اتمام یک آیتم در خودش
2-خدمات و یا توانایی برای انجام خدمات (به عنوان مثال، عملکرد کسب و کار است جهت تولید و یا توزیع پشتیبانی)
3-بهبود در محصول جاری و یا خطوط خدمات (به عنوان مثال، انجام یک پروژه شش سیگما به منظور کاهش عیوب)
4-یک نتیجه، مانند یک خروجی و یا سند (به عنوان مثال، یک پروژه تحقیقاتی که دانش را توسعه می دهد می تواند برای تعیین اینکه آیا یک روند وجود دارد یا یک فرآیند جدید به نفع جامعه هست، استفاده می شود).
نمونه های پروژه ها شامل موارد ذیل می باشند ولی محدود به آنها نمی شود:
1-توسعه محصول (Product) ، خدمت (Service) و یا نتیجه (Result )
2- تغییر موثر در ساختار، فرآیندها، رویه ها، نیروی های و یا سبک یک سازمان
3-توسعه و یا بکارگیری سیستمهای اطلاعاتی جدید و یا تغییر آنها (سخت افزار یا نرم افزار)
4- انجام تلاش های تحقیقاتی که خروجی های آنها به درستی ثبت شده باشد
5-ساخت یک ساختمان، کارخانه صنعتی و یا زیرساخت
6- پیاده سازی، بهبود، و یا بهبود روش های فرآیندهای کسب و کار موجود