جلسه Kick Off در واقع اولین جلسه رسمی با ذی نفعان پروژه می باشد.این جلسه اصولا با ذی نفعان کلیدی مانند حامی پروژه، مدیریت ارشد و مدیر پروژه برگزار می گردد.در سطح پروژه شما می توانید این جلسه را با اعضای تیم خودتان نیز برگزار نمایید.از آنجا که اصولا همه اعضای تیم جدید هستند، در واقع می تواند اولین جلسه دورهمی نیز باشد.
اگر پروژه پروژه شما کوچک است، می توانید تنها یک جلسه با تمام اعضای تیم قبل از شروع پروژه داشته باشید.اما در پروژه ها بزرگتر می بایست در ابتدا هر فاز، این جلسه را برگزار نمایید. اگر پروژه بسیار بزرگ و پیچیده باشد و بخش های مختلف آن در نقاط گوناگون جغرافیایی قرار داشته باشد.شما می توانید جلسه آغاز پروژه یا Kick Off Meeting را بصورت مجازی برگزار نمایید.
هدف از جلسه آغاز پروژه یا Kick Off Meeting ؟
جلسه آغاز پروژه یا Kick Off Meeting، اولین جلسه با ذی نفعان پروژه می باشدو به زبان ساده تر می توان گفت یک نوع جلسه شناخت است و درست است بگوییم که یکی از اهداف آن، شناخت یکدیگر می باشد و بسیار مهم است که همه با این جلسه و اهداف آن آشنا شوند.
در آن جلسه می بایست اسپانسر، مدیران ارشد، مدیر پروژه، کارفرما اصلی و ذی نفعان کلیدی معرفی شوند.از دیگر اهداف این جلسه، اطمینان حاصل نمودن از آن می باشد که همه اعضا از اهداف پروژه، فرضیات، محدودیتها، تحویل دادنی ها، چالشها، متدولوژی ها، رویه ها، برنامه ها، محیط کار و غیره آگاه شوند.
راز موفقیت این جلسه آن است که همه افراد درک واحدی از اهداف پروژه داشته باشند و در جهت تحقق اهداف پروژه کمک های اثربخش انجام دهند.
چگونه جلسه آغاز پروژه یا Kick Off Meeting را برگزار کنیم ؟
برای اجرا Kick Off Meeting ، گامهای ذیل پیشنهاد می شود:
1. تنظیم دستور جلسه
یکی از مهمترین بخشهای این جلسه، تنظیم دستور جلسه می باشد.در این بخش می بایست مشخص کنیم که چه اهداف این جلسه چیست.برای مثال : شما می توانید بخشی را برای مقدمه، بخشی را برای معرفی اهداف پروژه، بخشی را برای بیان محدویدتها، فرضیات و مایلستونها و بخشی را برای پرسش و پاسخ قرار دهید.
2. برگزاری جلسه
به عنوان مدیر پروژه، شما می بایست این جلسه را اجرا نمایید.در ابتدا خودتان را معرفی کنید و دستور جلسه را قرائت نمایید و به حاضرین بگویید که قرار است که چه موضوعاتی در این جلسه بیان گردد.شما می بایست منشور پروژه و محتوی آن را مانند اهداف پروژه، سطح کلان فرضیات و محدودیتهای پروژه، تشریح کنید و به آنها بگویید که این اولین جلسه رسمی پروژه می باشد و نیاز است که با مساعدت، همیاری و کمک شما مستند برنامه مدیریت پروژه در آینده تهیه گردد.سعی کنید تمام انتظارات را شافا نمایید.برای مثال اعلام کنید که طول پروژه چقدر است، چقدر نیاز به کار بر روی پروژه دارید، سیستم و پروتکل ارتباطی در پروژه چگونه است و چگونه و با چه روشی افراد می بایست با یکدیگر تعامل داشته باشند و گزارشات در چه زمانی و چگونه به دست آنها خواهد رسید.
3. اتمام جلسه
در انتهای جلسه، شما بخش پرسش و پاسخ را اجرا می نمایید.در این بخش، شرکت کنندگان می توانند سوالات خود را در مورد پروژه بپرسند.شما می بایست از همه شرکت کنندگان تشکر کنید و از آنها بخواهید که به راحتی سوالاتشان را بپرسند و به آنها اعلام کنید که هدف از این بخش چیزی جز کمک به رفع ابهامات شما نیست.به محضی که این بخش تمام شد و در واقع جلسه به پایان رسید .شما می بایست صورت جلسه ای را تهیه نموده و آن را برای تمام شرکت کنندگان جهت بررسی، ارسال نمایید و همچنین با ذی نفعان کلیدی که نتوانستند در این جلسه شرکت کنند، صحبت نمایید.شما می توانید صورت جلسه را برای آنها بفرسید و سپس جلسه حضوری با آنها داشته باشید.
مزایای جلسه آغاز پروژه یا Kick Off Meeting ؟
در ذیل به برخی از مزایای جلسه آغاز پروژه یا Kick Off Meeting اشاره می نماییم:
o کمک به اعضای تیم برای شناخت یکدیگر
o نشان دادن سطح اختیارات مدیر پروژه
o کمک به اعضای تیم جهت شناخت اهداف پروژه
o کمک به اعضای تیم جهت شناخت مایلستونها، ریسکها، فرضیات و محدودیتهای پروژه
o کمک به مدیر پروژه جهت گرفتن پشتیبانی از ذی نفعان
o فرصتی برای تمام شرکت کنندگان جهت پرسیدن سوالات و ابهامات خود
o رسیدن به زبانی واحد بین تمامی ذی نفعان