مدیریت پروژه در واقع انجام کارها از طریق افراد دیگر می باشد .به عنوان مدیر پروژه، سعی اصلی شما در اتمام انجام کارهای پروژه است اما مهمترین بخش سازماندهی کارها به دیگران است .منظور از "دیگران " همان ذی نفعان (Stakeholders) می باشد.بر اساس استاندارد مدیریت پروژه (PMBOK) منتشر شده توسط انجمن مدیریت پروژه آمریکا، ذی نفعان در واقع افراد،شرکتها و سازمانهایی هستند که می توانند تاثیر مثبت و منفی در پروژه داشته باشند.
وقتی از شما درباره انجام کار پروژه سوال بپرسند،ممکن است شما از قبل ایده هایی درباره افرادی که دخیل در پروژه شوند، داشته باشید. حامی (Sponsor)پروژه شما نیز ممکن است ایده های خاصی درباره چگونگی بکارگیری بهترین افراد در پروژه داشته باشد.
با این حال پروژه شما ممکن است ذی نفعانی داشته باشد که چندان آشکار نباشند.در ذیل 5 روش برای شناسایی هر چه بهتر ذی نفعان پروژه آورده شده است:
1- با ذینفعان سهل الوصول پروژه شروع کنیم
چرا زندگی برایتان دشوار است؟برای شروع کار مدیریت شناسایی ذی نفعان سعی کنید افرادی که سهل الوصول تر هستند انتخاب نمائید.منظور از سهل الوصول یعنی اینکه دسترسی به آنها ساده است و این افراد راوبط عمومی خوبی دارند و شما می توانید به راحتی با آنها ارتباط برقرار کنید.در واقع این افراد کسانی هستند که لیست آنها سریع در جلوی چشمانتان آورده می شود .این افراد می توانند شامل :
حامی پروژه (البته یکی از کلیدی ترین ذی نفعان می باشد.)
اعضای تیم پروژه (Project Team Members)
مشتری (Customer) که قرار است از خروجی پروژه استفاده کند(برای مثال می تواند گروه یا افرادی درون شرکت خودتان،مشتری شرکتتان و یا عموم مردم باشد. )
آنها در واقع می توانند اولین افرادی باشند که در لیست ثبت ذی نفعان(Stakeholder Register) شما قرار دارند و می توانند به شما درشناسایی و تعامل با افراد دیگر کمک کنند.
2-کارکردن با سایر ذی نفعان داخلی
پروژه شما از سایر بخش ها و دپارتمانهای شرکتتان تاثیر خواهد کرد.برای مثال شما در حال تحویل یک محصول جدید هستید.در زمان ارئه محصول، فرم رضایتمندی مشتری را نیز در کنار آن قرار دهید.مشتریان می توانند این فرم را تکمیل کنند و برای شما ارسال نمایند.تکمیل و ارسال این فرم برای آنها رایگان می باشد.شما می بایست به بخش مرسولات پستی اعلام کنید که قرار است این فرم ها برای شما ارسال شوند.سایر ذی نفعان داخلی شامل دفتر روابط عمومی (دریافت کننده نظرات و پیشنهادات )، تیم ارتباطات (آنها می تواند در زمان اتمام پروژه، تصویر مهمی از شما و تیم پروژه در قالب مجلات و روزنامه های داخلی سازمان قرار دهند ) و تیم فناوری اطلاعات (آنها می تواند از تکنولوژی مورد نیاز شما حمایت و پشتیبانی کنند).این کار به شما کمک خواهد کرد تا سایر ذی نفعانی که تاثیر گذار در پروژه شما هستند را شناسایی کنید.
3- دخیل کردن ذی نفعان خارجی
پروژه فقط از ذی نفعان داخلی تاثیر نمی گیرد.ذی نفعان خارجی نقش مهمی در پروژه دارند.آنها می توانند شامل موارد ذیل باشند :
* پیمانکاران
* تامین کنندکان
* ممیزان
ارتباط ذی نفعان خارجی با پروژه شما ، وابسته به نوع کاری است که شما با آنها انجام می دهید.بعضی از پروژه ها، ذی نفعان خارجی ندارند اما برخی دیگر از آنها تعداد زیادی ذی نفعان خارجی دارند و تعامل زیادی با محصول نهایی پروژه خواهند داشت.اگر این افراد به شدت درگیر خروجی های پروژه باشند نیاز است که شما از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید چراکه امکان دسترسی به اطلاعات و فایلها پروژه را برای افراد بیرون از سازمان مهیا می سازد.
4-گروه ملاحضات (Consider Group)
ذی نفعان حتما نیاز نیست که اشخاص باشند آنها می توانند گروه باشند. برای مثال بدنه نظارتی پروژه.شما ممکن است نام فرد خاصی از این گروه را ندانید اما لازم است که مطمئن شویدبه درستی درون برنامه مدیریت ذی نفعان شما قرار گرفته باشند.نام و شماره تماس آنها می تواند بعدا به لیست شما اضافه شود.
بدنه های نظارتی،دفاتر مدیریت پروژه،گروه های متخصصین و یا گروههای مشتریان می توانند جزء این دسته باشند و می بایست همگی آنها در لیست ثبت ذی نفعان آورده شده باشند.شما مجبور نیستند که بصورت جداگانه با این گروهها تعامل داشته باشید. شما می توانید برنامه مشترکی را برای ارتباط با آنها تدوین نمائید و یا اینکه شما فقط با نمایندگان این گروهها ارتباط داشته باشید.
5-خودتان را فراموش نکنید
شما خودتان ذی نفع پروژه هستید.خیلی از مدیران پروژه فراموش می کنند که آنها نقش مهمی را در جهت موفقیت پروژه بازی می کنند و در واقع یکی از ذی نفعان کلیدی پروژه هستند.ذی نفعان در واقع افرادی هستند که چیزی را از پروژه می گیرند و یا از دست می دهند.به عنوان مدیر پروژه،شما با موفقیت پروژه چیزهای زیادی را بدست خواهید آورد و اگر به هر دلیلی پروژه موفق نباشد خیلی چیزها از جمله شغلتان را از دست خواهید داد.پس فراموش نکنید که خودتان را نیز در لیست ثبت ذی نفعان پروژه قرار دهید و در آنجا به این اشاره کنید که چگونه شما می توانید بر پروژه تاثیر مثبت و منفی داشته باشید.