دفتر مدیریت طرح در واقع یک مرکز عملیات می باشد که نه تنها نظارت و پشتبانی پروژه ها را از شروع تا پایان بر عهده دارد بلکه نقش مهمی را در بهبود ظرفیتهای مدیریت پروژه پروژه سازمان برعهده دارد. مدل مناسب برای دفتر مدیریت پروژه کاملا وابسته به نیاز سازمان و توانایی پشتیبانی از آن می باشد.پس از بازنگری نقش دفتر مدیریت پروژه در محیط کسب و کار و پروژه، ما می توانیم ببینیم که نیاز به دفتر مدیریت طرح با آیتم های ذیل ترکیب شده است:
*نتیجه چندین پروژه بر حسب نیازهای رقباء برای منابع (افراد، فضاء، زیر ساخت، و غیره) محدود شده.بدون وجود مرکز سازماندهی مثل دفتر مدیریت طرح، نمی شود به سادگی بهترین پروژه ها را جهت تخصیص منابع به آنها مشخص نمود.
*درجه عدم قطعیت از داخل و خارج سازمان نیاز به جریان اطلاعات انعطاف پذیر جهت تسهیل و تسریع اطلاعات در میان شرکت کنندگان پروژه را دارد.
*مرکزیت مستقل جهت کنترل و مونیتور کردن وایستگی های بین پروژه ها بوسیله دفتر مدیریت طرح
*هر پروژه فرآیند مدیریت و اجرا مخصوص به خود را دارد در نتیجه سنجش عملکرد هر پروژه نیست به پروژه دیگر برای سازمان سخت و مشکل می باشد.
*نبود هماهنگی میان پروژه ها به ناچار ایجاد اختلال در عملیات روزانه سازمان می نماید.
دفتر مدیریت طرح به عنوان هدایت کننده مرکزی پروژه ها، نقش مهمی را در پیاده سازی استاندارد فرآیند و مدیریت پروژه منطبق با سازمان بازی می کند.برخی ازاستانداردهای باعث رفع مشکلات و ایجاد مزایای بسیاری بر اسازمان ها می شود.در ذیل به چند نمونه از مزایای دفتر مدیریت طرح اشاره نموده ایم:
* کاهش زمان و هزینه راه اندازی اولیه پروژه ( اجتناب از اختراع مجدد چرخ)
*تسهیل در پاسخ سریع به تغییرات اعمال شده توسط محیط کسب و کار رقبا و بهبود تحویل به موقع خروجی های پروژه ها
*ارائه سنجش دائمی برای ارزیابی عملکرد پروژه ها
*به عنوان مجرا بین پروژه ها و مدیران کسب و کار، دفتر مدیریت طرح، کانال مناسبی را برای ارجای مشکلات پروژ ها و کمک به ریسکهای آنها بوجود می آورد.
*دفتر مدیریت طرح، به مدیران اجرایی کمک می کند تا نمای کلانی (استراتژی، مزایای و عملکرد) از پروژه داشته باشند بنابراین به آنها در تصمیم گیری و تخصیص منابع کمک می نماید.