تخمین هزینه طرح در طول اجرای طرح صورت می گیرد.تخمین اولیه هزینه در فاز تعریف طرح (The Program Definition Phase) جهت توجیه اجرای طرح برای سازمان انجام می گیرد.این تخمین اولیه، به تصمیم گیری های مالی در جهت مشخص نمودن سرمایه مورد نیاز در طرح کمک می کند.خیلی از سازمانها از فرآیند ردیف بودجه بوسیله تصمیمان حرکت و عدم حرکت (Go/No-Go)در هر مرحله از طرح. آنها با کلیت طرح موافق هستند و بودجه را برای مرحبه بعد در هر مایلستون نظارتی تخصیص می دهند.
وزن و احتمال دو پایه اصلی هستند که ممکن است بر اساس ریسک و پیچیدگی کار انجام شده برای هدایت فاکتورهای مناسب جهت تخمین بکار برده شود .این فاکتورها برای تعیین رنج بلقوه هزینه های طرح مورد استفاده قرار می گیرند.
وقتی هزینه های طرح را مشخص می نمائیم، تصمیم گیرها نیاز به توسعه و پیاده سازی هزینه ها و هزینه ها نگهداری که پس از تکمیل طرح نبوجود می آید، را دارند.محاسبه چرخه حیات کامل هزینه ها و قرار دادن هزینه های نگهداری را کل هزینه مالکیت( Total Cost of Ownership) می نامند.
انواع طرح و ساختار بودجه ریزی نشان دهنده محیط سرمایه گذاری برای اجرای طرح می باشد.مدلهای سرمایه گذاری بسیار متفاوت می باشد که در ذیل به برخی از آنها اشاره می گردد :
* واحد بودجه ریزی بطور کامل در یک سازمان باشد
* مدیریت آن در یک سازمان انجام شود ولی بودجه به صورت جداگانه
* واحد بودجه ریزی و مدیریت خارج از سازمان صورت گیرد.
* پیشتیبانی بوسیله بودجه ریزی منابع داخلی و خارجی
اغلب برنامه ها ممکن است بوسیله یک و یا چند سرمایه گذاری شود.و اجزاء طرح نیز ممکن است از منابع دیگر سرمایه استفاده کنند.علاوه بر منابع سرمایه گذاری، زمان سرمایه گذاری تاثیر مستقیمی بر عملکرد طرح خواهد داشت.چارچوب سرمایه گذاری طرح در فاز تعریف طرح خیلی سریع توسعه داده شده است و در خدمت برنامه اولیه کلان برای هدایت سزمایه های موجود، مشخص نمودن محدودیتها و تعیین مقدار پول پرداخت شده می باشد.فهم نیازهای منحصر به فرد و خاص حامی طرح و دیدگاه سازمان سرمایه گذار جهت هماهنگی سرمایه، بسیار مهم است.
برنامه ارتباطات و تعاملات با ذی نفعان ممکن است بر اساس بازخورد این نیازها، به روز رسانی شود