سازمانها چندین طرح و یا طرح های بزرگ و پیچیده را با هدف اطمینان حاصل نمودن از حرفه ای گری و سازگاری سطح بالا در مدیریت طرح هایشان بوسیله دفتر مدیریت طرح به عنوان مرکز تعالی (Center of Excellence)متمرکز در مدیریت طرح، را پیگیری می کنند.در سازمانهای کوچک، عملیاتهای دفتر مدیریت طرح ممکن است بصورت دفتر متمرکز با مسئولیت استقرار مرکز تعالی نباشد.
بجای آن، مسئولیتها برای نگهداری سطح مناسبی از تعالی ، به مدیر خاصی که تجربه مناسب درباره راهکارهای مدیرت طرح یا مستقیما به مدیران طرح که مسئولیت نظارت بر طرح های سازمانها را دارند، واگذار می گردد.دفتر مدیریت طرح در واقع ارائه دهنده تجربیات حرفه ای و حمایت مناسب سازمانی "مرکز تعالی"در مدیریت طرح بوسیله آموزش های مناسب افراد و پذیرش راهکارهای بکاربرده شده مدیریت طرح درون مفاهیم میزبانی سازمان می باشد.
درون سازمان، دفتر مدیریت طرح ممکن است وظیفه ایجاد تخصص مدیریت طرح سازگار برای پورتفولیو طرح های مختلف را بر عهده دارد.متناوبا، در سازمانهایی که به دنیال طرح های خیلی بزرگ و پیچیده هستند، ممکن است چنیدن دفتر مدیر طرح بوجود آیدکه هرکدام به یک و یاچند طرح حیاتی در سازمان متصل شود.
سیستمهای اطلاعات مدیریت طرح (Program Management Information Systems ):مدیر طرح اثر گذار نیازمند تبادل موثر و مناسب اطلاعات بین مدیریت طرح، مدیریت پروژه، مدیریت پروتفولیو و عملکردهای نظارت بر طرح در سازمان می باشد.لذا نیاز است که ذی نفعان سازمان به اطلاعات مهم جاری طرح دسترسی داشته باشند.مدیریت نمودن برخی اطلاعات می تواند به یک وظیفه اصلی تبدیل شود مخصوصا در سازمانهایی که چندین طرح دارند و یا طرح های آنها بسیار پیچیده می باشد.عملکرد نظارت بر طرح سازمان ممکن است از ظرفیتهای مدیریت طرح سازمان بوسیله استقرار سیستمهای اطلاعات مدیریت طرح که امکان جمع آوری، دسترسی، گزارش گیری و آنالیز اطلاعات مرتبط با مدیریت طرح، پروژه ها و پورتوفیلو را دارد، پشتیبانی کند .
مدیریت دانش مدیریت طرح (Program Management Knowledge Management): مدیریت طرح از فعالیتهایی پشتیبانی می کند که ممکن است شامل کار و منابع مورد نیاز برای مدیریت دانش درون طرح باشد.مدیریت دانش طرح همیسه در طرحها نشان داده نمی شودتا زمانی که بکار گرفته شود.دانش مدیریت سه عنصر اصلی خواهد داشت : (1) دانش مطابق با طرح جمع آوری و به اشتراک گذاشته می شود؛ (2) افراد و خبرگان در موضوعات خاص اطلاعاتی را به داشن مدیریت اضافه می کنند؛ (3) سیستم اطلاعات مدیریت طرح وظیفه ذخیره سازی خروجی ها و دانش جمع آوری شده طرح را بر عهده دارد.در طی اجرای طرح بکارگیری مدیریت دانش طرح شامل شناسایی به موقع، ذخیره سازی، تحویل دانش کلیدی به اجزاء مختلف طرح، اعضای تیم و ذی نفعان جهت جهت تصمیم گیری مناسب، خواهد بود.
با سازماندهی دانش طرح برای استفاده به عنوان مرجع، مدیر طرح مطمئن می شود که مستندات و اطلاعات مهم طرح به سادگی در دسترس کسانی که به آن نیاز دارند، می باشد.