اکثر سازمانها به دنبال مطمئن شدن از این هستند که نظارت طرح بوسیله استقرار کمیته های نظارت طرح مسئولی برای تعریف و پیاده سازی سیستمها و متدهای نظاراتی مناسب، باشد.کمیته های موثر نظارت بر طرح معمولا متشکل از افرادی در سازمان هستند که بتوانند در مواقع حیاتی برای استقرار اهداف، استراتژی، و برنامه های عملیاتی طرح تصمیم گیری نمایند.این افراد اصولا کسانی هستند که این تضممین را می دهند تا منابع مناسبی را برای تحقق اهداف طرح آماده سازند.
کمیته های نظارت بر طرح اصولا متشکل از ذی نفعان سطوح بالای سازمان می باشند این افراد به دلیل نگرش استراتژیک، دانش فنی، مسئولیتهای عملیاتی، پاسخگویی اجرایی، مسئولیت مدیریت پورتفولیو سازمان و/ یا توانایی هایشان در ارائه مطالب مهم به گروههای ذی نفعان انتخاب شده اند.اغلب کمیته های نظارت بر طرح متشکل از رهبران ارشد سازمانی از گروههای عملیاتی (Funcational Groups) که مسئول پشتبانی از عناصر طرح هستند مانند مدیران و رهبران ارشدسازمانها مسئول پشتیبانی از طرح ها و اجزاء آن می باشند.اعضای کمیته نظارت بر طرح در این مسیر احتمال آنکه عملکرد نظارت بر طرح جایگاه خوبی خواهد داشت جهت اشاره صحیح به مشکلات یا سوالاتی که ممکن در طی انجام طرح بوجود آید، بهبود خواهند داد.در حالت ایده آل، کمیته های نظارت بر طرح اطمینان حاصل می نمایند که طرح ها در محیطی پیگیری می شود که دانش و تجربه سازمانی به اندازه کافی غنی بوده و پشتبانی مناسبی بوسیله فرآیندهای مناسب و سیاستگذاری های موثر با استفاده از سطوح اختیارتشان، انجام می گیرد.
در برخی از سازمانها، کمیته های نظارت بر طرح را به عنوان کمیته های راهبردی (Steering Committees)، کمیته های نظارت (Oversight committee) یا کمیته های هدایت (Boards of Directors) معرفی می کنند.بعضی اوقات، در سازمانهای کوچک، مدیریت کمیته نظارت بر طرح ممکن است بر عهده مدیر عامل باشد.استقرار کمیته نظارت بر طرح که پاسخ گویی برای تمام عناصر حیاتی نظارتی طرح درون سازمان باشد برای تعادل مناسب جهت ایجاد نظارت موثر و چابک در نظر گرفته می شود.به هر حال بر اساس جملاتی که نوشته شده است، ممکن است برخی طرح نیاز باشد که به چندین کمیته نظارت بر طرح گزارش دهند.برای مثال طرح هایی که توسط دولت و یا کنسرسیوم و غیره حمایت و نظارت می شوند.بر اساس همین موضوع، خیلی مهم است که سیستمها و متدهایی برای نظارت طرح و اختیارت جهت تصمیم گیری، به صورت شفاف استقرار یابد.
نقش نظارت بر طرح امکان پیگیری موثر رخواست های طرح را فراهم می سازد که کمیته نظارت بر طرح (یا رفتار حامی در ، نقش کمیته نظارت بر طرح) بطور پیش فرض مسئولیت برخی از فعالیتهای حیاتی جهت شناسایی، آغاز و پیگیری موفقیت آمیز طرح ها دوره سازمان بر عهده دارد.