خروجی های فعالیت برنامه ریزی تعامل با ذی نفعان نشان می دهد که چگونه تمامی ذی نفعان در طول طرح تعامل خواهند داشت.مستند ثبت ذی نفعان (Stakeholder Register) بر اساس برنامه استراتژیک سازمانی، منشور طرح و مورد کسب و کار طرح برای فهم بهتر محیطی که طرح در آن اجرا خواهد شد،آنالیز می گردد.به عنوان بخشی از برنامه ریزی عاملات وآنالیز ذی نفعان، موارد ذیل برای هر یک از ذی نفعان ملاحضه می گردد:
* فرهنگ سازمانی و پذیرش تغییرات
* خصوصیات طرح و حامیانش
* انتظارات تحویل مزایای طرح
* درجه پشتیبانی و حمایت از مزایای طرح
* توانایی تاثیر برروی خروجی های طرح
نتایج این تلاشها در برنامه تعامل با ذی نفعان شمال جزئیات استراتژی برای تعاملات اثربخش با ذی نفعان در طول طرح می باشد.این برنامه شامل دستورالعمل تعامل با ذی نفعان و ایجاد منظری اط چگونگی تعامل ذی نفعان با اجزای مختلف طرح می باشد.در این برنامه از شاخص هایی برای سنجش عملکرد فعالیتهای تعاملات با ذی نفعاناستفاده شده است .این برنامه نباید تنها شامل اندازه گیری مشارکت در جلسات و سایر کانالهای ارتباطات باشد بلکه می بایست همچنین می بایست برای سنجش اثر بخش بودن تعاملات در جلسات برای رسیدن به اهداف نیز تلاش کند.می بایست دستورالعملها برای تعملات با ذینفعان در سطح پروژه ها نیز تهیه شود.برنامه تعاملات با ذی نفعان اطلاعات حیاتی را بوجود می آورد که در توسعه برنامه ارتباطات طرح مورد استفاده قرار می گرد و همراستا با تغییرات ذی نفعان شناخته شده می باشد.تعاملات با ذی نفعات در واقع یک فعالیت متداول است که در طول طرح انجام می گردد زیرا لیست ذی نفعان و نظارت آنها در طول پیشرفت طرح و تحویل مزایای در حال تغییر است .یکی از نقشهای اصلی مدیر طرح در طول اجرای طرح، اطمینان حاصل نمودن از این است که تعاملات با ذی نفعان بدرستی در حال انجام باشد.
شناسایی ذی نفعان و برنامه ریزی برای تعاملات با آنها بطور مستقیم در این فرآیند پشتیبانی می گردد.مستند ثبت ذی نفعان (Stakeholder Register) و مستند برنامه تعملات با ذی نفعان (Stakeholder Engagement Plan) می بایست براساس نیاز بروز رسانی و ارزیابی شوند.
تعاملات و ارتباطات با ذی نفعان این امکان را به تیم طرح می دهد تا مزایای طرح و بخش های از اهداف استراتژیک سازمانی را اعلام نمایند.برخی از ذی نفعان ماهیتا درباره طرح کنجکاو (فضول) هستند و اغلب سوالات زیادی می پرسند.این سوالات و پاسخ به آنها می باید جمع آوری و انتشار یابد تا تمام ذی تفعان به آن دسترسی داشته باشند.در خیلی موارد، مستندات نیاز به قالب و نحوه ارائه متفاوتی برای گروههای ذی نفعان دارند.بسیار مهم است که تصمیمات ذی نفعان به موقع و در درست صورت گیرد تا طرح به حرکت خود بتواند ادامه دهد. در مواقع ضرروی، مدیر طرح ممکن است از مهارتهای قوی ارتباطی، حل مشکلات و تعاملاتی برای کمک کردن به خنثی نموده خواسته های ذی نفعان استفاده نماید.طرح های بزرگ با ذی نفعان گوناگون ممکن است نیازمند جلسات تسهیل کننده مشکلات (Facilited Negotiation Sessions) بین ذی نفعان و یا گروه ذی نفعان در زمانی که اختلاف بین علاقه مندیهایشان بوجود آمده، می باشد.
متریکهای اصلی برای تعامل با با ذی نفعان عبارتند از سهم مثبت برای تحقق اهداف و مزایای طرح، مشارکت ذی نفعان و توالی یا نرخ ارتباطات با تیم طرح می باشند.مدیر طرح می بایست مطمئن باشد که تمام ارتباطات (جلسات، مشارکتها، جلسات چند دقیقه ای و آیتمهای رفتاری)با ذی نفعان در جایی ذخیره (Log)شوند.مدیر طرح می بایست متریکها را بطور رسمی برای شناسایی ریسکهای بلاقوه که باعث عدم رضایتمندی ذی نفعان می شود را بازنگری نماید.