دامنه عملکرد مدیریت مزایای طرح شامل تعداد عناصری است که باعث هدایت طرح به سمت موفقیت می شود.مدیریت مزایای طرح شامل فرآیندهایی برای شفاف سازی مزایای برنامه ریزی شده و خروجی های مد نظر می باشد.همچنین فرآیندهایی برای مونیتور نمودن توانایی های طرح جهت تحویل مزایا و خروجی ها.هدف از مدیریت مزایای طرح عبارت است از تمرکز بروری ذی نفعان طرح جهت خروجی و مزایای ایجاد شده توسط فعالیتهای طرح می باشد.مدیریت مزایای طرح شامل 5 فاز می باشد:
1-شناسایی مزایای (Benefits Identification) : هدف از شناسایی مزایا در طرح عبارت است از آنالیز اطلاعات موجود درباره استراتژی سازمان و کسب و کار، تاثیرات داخلی و خارجی و هدایت طرح به سمت شناسایی و کیفی نمودن مزایا که ذی نفعان تحقق آن را انتظار دارند.همانطور که می دانید برنامه های سازمانها در طی برنامه ریزی استراتژی سازمانی، شناسایی و مستند سازی می شوند.این برنامه ها اهداف و فعالیتهای سزامان را تشریح می نمایند. معمولا بدنه تصمیم گیری استراتژیک در شکل کمیته نظارت طرح،ممکن است اهداف استراتژیک برای طرح ها ابلاغ نماید.این ابلاغ بوسیله مورد کسب و کار پشتیبانی می گردد.
فعالیتهای که کمک به شناسایی مزایا می کند می تواند شامل :
*تعریف اهداف و فاکتورهای کلیدی موفقیت برای طرح
*شناسایی و کیفی نمودن مزایای کسب و کار
*توسعه معیارهای معنی دار و شاخص های کلید عملکردی برای سنجش تحویل واقعی مزایا و مزایای برنامه ریزی شده
*استقرار فرآیندها برای سنجش پیشرفت در مقابل با برنامه مزایای
*ایجاد فرآیندهای پیگیری و ارتباطی مورد نیاز برای ثبت پیشرفت طرح و گزارش به ذی نفعان.
ثبت مزایای (Benefits Register) : ثبت مزایای در واقع مجموعه ای از مزایای لیست شده و برنامه ریزی شده برای طرح است که برای سنجش و ارتباط تحویل مزایا در طول اجرا طرح مورد استفاده قرار می گیرد.در فاز شناسایی مزایای، ثبت مزایای بر اساس مورد کسب و کار، برنامه استراتژیک و سایر اهداف مرتبط با طرح، توسعه یافته است .پس از آن، ثبت مزایا توسط ذی نفعان برای توسعه سنجش عملکردی مناسب برای هریک از مزایا توسعه می یابد.شاخص های عملکردی کلیدی نیز در این فاز شناسایی می شود و شاخص های کمی مربتط به آن در فاز بعدی (جایی که مزایای طرح به روز رسانی می شود) مورد بررسی قرار می گیرد.
2-برنامه ریزی و آنالیز مزایای (Benefits Analysis and Planning) : هدف از برنامه ریزی و آنالیز مزایا در واقع استقرار برنامه تحقق مزایای طرح و توسعه شاخص های طرح و چارچوبی برای مونیتور و کنترل کردن پروژه ها و سنجش مزایای درون طرح می باشد.فعالیتهای برنامه ریزی و آنالیز مزایا شامل موارد ذیل می باشد :
*استقرار برنامه تحقق مزایای که کمک به یادآوری کارها در طرح می نماید.
*تعریف و اولویت بندی اجزاء طرح شامل پروژه ها ، زیر طرح ها و سایر وابستگی ها
*تعریف شاخص های عملکردی اصلی و سنجش کمی درخواست شده برای مونیتور موثر خروجی مزایای طرح
*استقرار بیس لاین عملکرد برای طرح و ارتباط با ذی نفعان اصلی بوسیله شاخص های عملکردی طرح
3-تحویل مزایای (Benefits Delivery) : هدف از تحویل مزایا عبارت است از اطمینان حاصل نمودن از اینکه خروجی های طرح، مزایای مد نظر که در برنامه تحقق مزایای (Benefits realization Plan) تعریف شده است را پوشش دهد.فعالیتهای تحویل مزایای شامل :
*منیتور کردن محیط سازمانی،اهداف طرح و مزایای طرح برای اطمینان حصال نمودن از اینکه طرح همچنان در مسیر اهداف استراتژیک سازمانی حرکت می کند.
*آغاز، انجام ،انتقال و اتمام پروژه ها و زیر طرح ها و مدیریت وابستگی بین آنها
*ارزیابی ریسکهای طرح و شاخص های عملکردی کلیدی مرتبط با سرمایه گذاری،کیفیت، امنیت رضایتمندی مشتریان طرح در زمان تحویل مزایای
*ثبت پیشرفت طرح در ثبت مزایای (Benefits Register) و گزارش به ذی نفعان کلیدی بر اساس برنامه ارتباطات طرح
4-انتقال مزایای (Benefits Transition):هدف از انتقال مزایای عبارت است از اطمینان حاصل نمودن از اینکه مزایای طرح به فضای عملیاتی انتقال داده شود و پس از انتقال از آن نگهداری نمود.ارزش زمانی تحویل داده می شود که سازمان، کمیته و سایر ذی نفعان از مزیای طرح استفاده کنند.فعالیتهای صورت گرفته در انتقال مزایای به شرح ذیل می باشند:
*اعتبار سنجی یکپارچگی، انتقال، و اتمام طرح و اجزاء آن برای اطمینان از تحقق مزایای
* توسعه برنامه انتقال برای تسهیل مزایای متداول پس از انتقال به محیط عملیاتی
5-نگهداری مزایای (Benefits Sustainment) : در واقع هدف از نگهداری مزایای اطمینان حاصل نمودن از اینکه فعالیتهای نگهداری متداول به موجودیتهای مناسب یا زیر توالی طرح ها انتقال می یابند .وقتی طرح به اتمام رسید،مسئولیت نگهداری مزایای ایجاد شده توسط طرح ممکن است به سازمان دیگری واگذار شود.مزایای ممکن است بوسیله عملیاتها، پروژه ها و طرح های جدید و یا سایر تلاشهای دیگر نگهداری شود.