مدیریت طرح در واقع چارچوبی مناسبی را برای مدیریت گروهی از پروژه ها و کارهای مرتبط با هم ایجاد می کند که در واقع امکان انجام آن پروژه ها و کارها بصورت انفرادی مقدور نمی باشد.برخلاف پروژه ها که خصوصیت منحصر بفرد و موقتی دارند،طرح ها اصولا بزرگ،پیچیده و طولانی مدت هستند.در ذیل به دو تفاوت اصلی بین پروژه ها و طرح اشاره می شود.در واقع تفاوت اصلی آنها در مدیریت و پاسخ به عدم قطعیت و تغییرات است .
1-عدم قطعیت پروژه در مقابل با طرح
طرح ها و پروژه ها هر دو در محیط های سازمانی اجرا می شوند و خروجی های کارهایی است که ممکن است مطمئن و یا قطعی نباشد.با این حال خروجی های پروژه ها به مقدار زیادی بیشتر از طرح ها قطعیت دارند.نتایج مورد انتظار پروژه معمولا قطعیت بیشتری نیست به طرح ها در زمان بررسی دارند.در ادامه باید گفت که پروژه ها توانایی تحویل خروجی ها ها در زمان،بودجه و حیطه تعیین شده را بیشتر دارند.بر خلاف آنها، طرح ها حتی در آغاز نیز تعریف دقیقی از حیطه کار نداشته باشند و در واقع در طی اجرا محتوی بیشتر مشخص و شفاف می گردد تا بتوان همراستا با مزایا حرکت نمود.پس با توجه به آنکه در ابتدا عدم قطعیت در طرح وجود دارد لذا نیاز است که مدیریت بهتر و اثربخش تری داشته باشد.پراکه که رویه طرح ممکن از در طول اجرا تغییر کند و نیاز است فعالیتهای طرح کمک به کاهش عدم قطعیت نماید.
2- تغییرات پروژه در مقابل با طرح
در پروزه ها و طرح ها، فرآیند مدیریت تغییرات توسط یک نقش کلیدی عملیاتی انجام می شود که ذی نفعان را برای آنالیز دقیق نیاز جهت درخواست تغییرات، اثر تغییرات و رویه پیاده سازی و ارتباطات تغییرات آماده می سازد.فرآیند مدیریت تغییرات شامل استقرار تغییراتی است که ذی نفعان را از داشتن رویه ای برای پدیرفتن و یا عدم پذیرفتن تغییرات مطمئن می سازد.
*تغییرات پروژه : در پروژه ها، مدیریت تغییرات برای کمک به مدیر پروژه، تیم و ذی نفعان جهت کنترل میزان انحرافات بر اساس هزینه و زمان برنامه ریزی شده، بکار گرفته می شود.اگر یک تغییر باعث ایجاد تاثیر برروی هزینه، برنامه ریزی، حیطه، کیفیت و یا خروجی ها شود نیاز است که درخواست تغییر ثبت گردد.اگر پذیرفته شد، تغییر در ساختار پروژه گنجانده خواهد شد و قائدتا هزینه،زمان و حیطه نیز تغییر خواهند کرد.برنامه های پروژه اعم از هزینه،زمان، خروجی های بروز خواهند شد و بیس لاین جدید برای پروژه بوجود خواهد آمد.به محض پذیرفته شدن و تکمیل شدن، مدیریت تغییرات برای اطمینان از اینکه پروژه همچنان همراستا با بیس لاین جدید است،بکار گرفته می شود.پروژه ها از مدیریت تغییرات برای کمک به مدیریت انحراف از معیارها و شناخت ریسکها و عدم قطعیتها استفاده می نمایند.
*تغییرات طرح : راهکار مدیران طرح برای تغییرات در سطح طرح بطور کامل متفاوت می باشد.مدیران طرح به سطوح از پیش تعیین شده عملکرد پروژه ها وابسته هستند.مدیران طرح انتظار دارند که خروجی ها پروژه ها در زمان،بودجه و حیطه تعیین شده همراه با سطح قابل قبولی از کیفیت،تحویل شوند.برای سایز اجزاء طرح نیز مدیران طرح می بایست از عملکرد مثبت آنها مطمئن شوند .مدیرات تغغیرات در طرح مورد استفاده قرار می گرد تا تغییرات زمان،هزینه و حیطه هر یک از پروژه ها را محدود کند.