مدیریت پورتفولیو در واقع مدیریت متمرکز یک یا چند پورتفولیو می باشد که مدیرت اجزا را برای پوشش اهداف و استراتژی سازمانی را از طریق تصمی گیری هایی موثر برای یک یا چند پورتفولیو ، پروژه، طرح و عملیات توانمند می سازد .مدیریت پورتفولیو در محیطی گسترده تر از خود پورتفولیو انجام می شود و نقشها و فرآیندهای آن در سراسر سازمان گسترده است.فرآیندهای مدیریت، چارچوب و اجزاء پورتفولیو جهت ایجاد مزایای خاص برای سازمان انتخاب می شوند.بنابرین انتخاب و مطابق سازی (Tailoring) فرآیندهای مدیریت نتخاب می شوند یک تصمیم استراتژیک و مهم می باشد.
برای موفقیت در موارد اعلام شده، فعالیتهای مدیر پورتفولیو ممکن است شامل موارد ذیل باشد :
* فهم استراتژی سازمانی
* استقرار معیارهای سازمانی استراتژیک برای مدیریت پورتفولیو
* پیروی از فرآیندهای توافق شده ضروری بوسیله سازمان و یا تیم انتخاب شده
مدیریت پورتفولیو (در واقع مجموعه ای از فرآیندهای استراتژیک سازمانی می باشد ) سیستم چندلایه است که شامل استراتژیک، عملیات و عملکرد اجزاء پورتفولیو سازمانی می باشد .مدیریت پورتفولیو در هر سه لایه در سازمان برنامه ریزی و اجرا می شود.گروههای فرآیندی شامل موارد ذیل می باشند :
* گروه فرآیند تعریف (Defining process group) : گروه فرآیند تعریف شامل بکارگیری آن فرآیندهای است که برای استقرار چگونگی اهداف و استراتژی سازمانی در پورتفولیو پیاده سازی خواهند شد؛مشخص کردن برنامه استراتژیک پورتفولیو،؛مشخص کردن نقشه راه و ساختار پورتفولیو؛ تعریف و تصویب پورتفولیو و زیر پورتفولیو؛ و توسعه برنامه مدیریت پورتفولیو و برنامه های زیر مجموعه.گروه فرآیند تعریف اغلب در زمانی فعال هستند که سازمان اهداف استراتژیک،بودجه هاو برنامه های خود را شناسایی و بروز رسانی می نماید.بصورت سنتی، این فعالیتها در زمان بودجه ریزی سالانه یا جلسات بازبینی کسب و کار صورت می گیرد.بعضی از این فعالیتهای می بایست بصورت سه ماهه برنامه ریزی شوند این کار بخاطر رخ دادن تغییرات برنامه ریزی نشده در سازمان صورت می گیرد (برای مثال.، تغییرات در فاکتورهای محیطی، سازماندهی مجدد، یکی شدن)
* گروه فرآیند همراستایی (Aligning Process Group) : گروه فرآیند همراستایی شامل فرآیندهایی برای مدیریت و بهینه سازی پورتفولیو می باشد.این گروه تعین می کند چگونه اجزاء پورتفولیو در پورتفولیو گروه بندی، ارزیابی، اصلاح و مدیریت خواهند شد.گروه فرآیند همراستایی از اهداف استراتژیک پورتفولیو از طریق قوانین عملیاتی برای ارزیابی اجزاء و ساختپورتفولیو حمایت و پشتیبانی می نماید.فرآیندها در این گروه فرآیندی قادر به استقرار متدهای ساخت یافته برای همراستایی ترکیب اجزاء پورتفولیو با استراتژی سازمانی می باشند.
*گروه فرآیند تصویب و کنترل (Authorizing and Controling Process Group) : گروه فرآیند تصویب و کنترل شامل فرآیندهایی برای تعیین چگونگی تصویب پورتفولیو و ایجاد نظارت متداول برروی پورتفولیو می باشد.این دو فرآیند مرکز تمام فرآیندهای مدیریت پورتفولیو بوده و گامهای فرآیند و فعالیتهای ضروری برای توانمند سازی پورتفولیو جهت تحقق شاخصهای تعریف شده توسط سازمان را فراهم می سازد.