بر اساس استانداردPMI در يک سطح بالاتر، در يک سازمان مجموعه‌اي از پروژه‌ها (جهت ایجاد یک محصول، خدمت یا یک نتیجه )و/یا طرحها (مجموعه‌ای از پروژه‌های مرتبط که بصورت هماهنگ، با هم مدیریت می‌شوند) و همچنين کارهاي مرتبط ديگر که براي تسهيل مديريت اثربخش و در جهت نيل به اهداف راهبردي در يک گروه قرار مي گيرند تشکيل يک پورتفوليو را مي‌دهند. پورتفوليو در زبان فارسي سبد پروژه ترجمه شده است كه چندان مفهوم آن را نشان نمي‌دهد. بنابر تعريف، پورتفوليو مجموعه‌اي است از طرحها، پروژه‌ها و ساير كارهاي سازمان در حالي كه مفهوم سبد پروژه، فقط مجموعه چند پروژه را در بردارد. پروژه‌ها و طرحها ممکن است لزوماً وابسته یا مستقیما در ارتباط با هم نباشند.
در هر صورت پورتفلیو نمایی از اجزای انتخاب شده که هردو بازتاب و متأثر از اهداف استراتژیک سازمان می باشند را ارائه می‌دهد. یعنی پورتفلیو مجموعه‌ای از طرحها، پروژه‌ها، زیرپورتفلیوها. سایر کارهای فعال در سازمان را در یک زمان خاص نمایش می دهد. این موضوع که رابطه بین پورتفلیو و اجزای آن شناخته شود بسیار اهمیت دارد. شکل 1-1 این رابطه را نشان می دهد. پورتفلیو سرمایه‌گذاریهایی که توسط سازمان و منطبق با اهداف استراتژیک سازمان هستند را منعکس می کند. این نقطه جائیست که اولویتها مشخص شده،تصمیمات سرمایه گذاری گرفته شده و منابع تخصیص داده می شوند. تمام اجزای یک پورتفلیو ویژگیهای مشخصی را به نمایش می‌گذارند:
• تصمیمات سرمایه گذاری یا برنامه ریزی شده توسط سازمان را نشان می دهند.
• با اهداف استراتژیک سازمان مطابقت دارند.
• نوعا ویژگیهای قابل تشخیصی دارند که سازمان را مجاز می کند تا جهت مدیریت موثرتر ،آنها را گروهبندی نماید.
• اجزای پورتفلیو قابل سنجش اند،یعنی می توانند اندازه گیری،رتبه بندی و اولویت بندی شوند.
مدیریت پورتفولیو
مدیریت پورتفلیو مدیریت تمرکز یافته یک یا چند پورتفلیوست که شامل تشخیص،اولویت بندی،مدیریت و کنترل پروژه ها،طرحها و سایر کارهای مرتبط بر اساس انطباق و اشتراک با اهداف سازمان جهت دستیابی به اهداف استراتژیک خاص تجاری می باشد. مدیریت پورتفلیو رویکردی کلی نگر است که با به کارگیری صحیح منابع وتشخیص کاربهینه باارزش حاصله بالاتر، یک راه حل کلیدی در افزایش بهره وری سازمانی را ارائه می دهد. هدف مدیریت سبد پروژه ها تحقق بخشیدن به سودها ومنافع در سازمان بوسیله بکارگیری رویکردی سازمانی در مدیریت پروژه می باشد. در این سبد باید تمام پروژه ها را با هم دید ، تجزیه وتحلیل وکنترل نمود وبرای بدست آوردن حداکثر سود بعد ازمقایسه پروژه ها دوباره منابع را به آن اختصاص داد.
مدیریت پورتفلیو دو موضوع زیر را با هم ترکیب می کند :
I. تمرکز سازمان جهت اطمينان از اين که پروژه هاي انتخاب شده ، منافع استراتژيك پورتفليو را تامين مي کنند.
II. مديريت هر يك از پروژه هاي سازمان بر تحويل موثر پروژه ها در راستاي انطباق با اهداف برنامه ريزي شده پورتفليو انجام پذيرد.
رابطه بین مدیریت طرح و مدیریت پورتفلیو
با توجه به تعریف طرح و پورتفلیو با ید به این نکته نیز توجه داشت که بین پروژه ها یا طرحهای پورتفلیو ممکن است لزوما ارتباط یا وابستگی مستقیمی وجود نداشته باشد. پورتفلیو همیشه در یک سازمان وجود دارد و شامل مجموعه ای از عملیات آغازین است. این عملیات ممکن است با هم ارتباط یا وابستگی داشته یا نداشته باشند. پورتفلیو ممکن است بدون توجه به ریسکها یا اهداف استراتژیک بوسیله تلاشهای مستقل جهت تصویب و شروع پروژه ها ایجاد شود. بوسیله مدیریت پورتفلیو سازمان قادر است تا پورتفلیو را بر اهداف استراتژیک منطبق ساخته و تنها اجزایی را تصویب کند که مستقیما از این اهداف تجاری حمایت می کنند و در هر زمان ریسک پورتفلیو را نتیجه ای از ترکیب اجزای آن می داند. در حقیقت زمانی ترکیب این اجزا توسط سازمان ممکن است به تعویق بیفتد که ریسک اضافه کردن یک یا بیش از یکی از آنها به پورتفلیو،بدون دلیل،توازن را بهم زده و میزان تحمل ریسک سازمان را افزایش دهد. در نتیجه پورتفلیو سازمان یک نمای فوری از اجزای انتخاب شده اش را ارائه می دهد که بازتاب مدیریت استراتژیک یا کمبود متعلقات آن می باشد و اهداف استراتژیک سازمان را تحت تاثیر قرار می دهد. پورتفلیو به احتمال زیادیکی از دقیق ترین مقیاسهای اندازه گیری هدف جهت بررسی میزان پیشرفت سازمان است. زمانیکه تصمیمات سرمایه گذاری گرفته می شود،منابع تخصیص داده شده و اولویتها تعریف می شوند. مدیریت پورتفلیو به طرحها و پروژه ها این اطمینان را می دهد که منابع(به عنوان مثال:افراد،تامین مالی)به ترتیب اولویت تخصیص داده شده است و منطبق بر استراتژی های سازمان است. طرحها بر دستیابی به منافعی تاکید دارند که منطبق با پورتفلیو و متعاقبا اهداف سازمانی است.
اغلب اثرات متقابلی میان فرآیند های مدیریت پورتفلیو و فرایندهای مدیریت طرح اتفاق می افتد. نوع این اثرات و تعداد دفعاتی که رخ می دهند،بر اساس نیازهای فرآیند مدیریت طرح متفاوت است. بطور کلی شروع طرح و گروه فرآیندهای برنامه ریزی ورودی های بیشتری را از پورتفلیو نسبت به فرآیندهای اجرا،نظارت و کنترل و پایانی دریافت می کند. این ورودی ها اغلب به شکل اهداف و منافع استراتژیک،تخصیص منابع مالی،نیازمندیها،خطوط زمانی و محدودیتها که تیم طرح آنها را تحت عنوان محدوده کاری طرح،قابل تحویل بودن،بودجه ریزی و زمانبندی ترجمه می کنند.
مسیر کنترل، بیشتر،از محدوده پورتفلیو به سمت محدوده طرح بوده در حالیکه اطلاعات نظارت بیشتر از محدوده طرح بسمت محدوده پورتفلیو خواهد بود. جریان اطلاعات از گروه فرآیندهای آغازین و برنامه ریزی طرح، که نوعا شامل توسعه محدوده کاری ،برآورد هزینه و برآورد خطوط زمانی می باشد،خواهد بود. جریان اطلاعات در محدوده پورتفلیو از گروه فرآیندهای اجرا،کنترل و نظارت و پایانی طرح که بیشتر در فراهم کردن نمایی نزدیک از وضعیت اطلاعات،گزارشهای عملکرد طرح،به روز رسانی بودجه ریزی و زمانبندی،گزارشات در آمد،تغییر و پذیرش در خواستهاو موضوعات خارج از کنترل و ریسکها همکاری دارد. میزان این عکس العملهابر اساس تعداد دفعات بررسی و دوره های بروزرسانی و نیازمندیهای طرح که بوسیله مدیر پورتفلیو یا تیم نظارت دستور داده خواهد شد،می باشد.
بطور خلاصه اثرات متابل میان حوزه های طرح . پورتفلیو در چند دسته بصورت زیر قرار می گیرند:
• اثرات متقابل مربوط به فرآیند آغازین طرح
• اثرات متقابل مربوط به قراهم کردن اطلاعات برای محدوده پورتفلیو در طول چرخه حیات طرح
• اثرات متقابل مربوط به فرآیندهای پایانی طرح
• اثرات متقابل مربوط به فراهم کردن تغییرات در طرح در محدوده پورتفلیو
پس از معرفی پروژه، طرح و پورتفولیو، با توجه با اینکه موضوع این کتاب بر روی مدیریت طرح تمرکز دارد در ادامه، مباحث عنوان شده را بر روی آن متمرکز می نماییم. جهت درک این موضوع ضروری است در کنار آشنایی با مفهوم طرح، نگاهی به انواع طرح و انواع روشهای اجرای طرح صورت پذیرد. در ادامه ابتدا به دسته بندی طرح ها بر اساس دو معیارهدف و خروجی طرح و نیز سود دهی طرح پرداخته شده سپس انواع روشهای اجرای طرح ذکر گردیده است.
تیم مدیریت کلان سازمان، از فرآیند مدیریت پورتفولیو برای ترکیب کردن هوشمندی جمعی جاری و آتی سازمان استفاده می نماید. و همچنین از آن برای انتخاب، اولیت بندی، سرمایه و منابع پورتفولیو محصولات، سرویسها یا فرصتهای زیر ساخت که سبب تحقق اهداف استراتژیک خواهد شد استفاده می شود. در ترکیب هوش سازمانی، انواع فاکتورهای اصلی درباره کسب و کار و محیط کسب و کار می بایست برای بدست آمدن ترکیب و تعداد صحیح فرصتها آنالیز شوند. برخی از فاکتورها ممکن است شامل موارد ذیل باشند:
• اهداف استراتژیک شرکت
• درخواستها و نیازمندیهای مشتری
• هوش رقابتی
• ظرفیتهای تکنولوژی جاری و آتی سازمان
• ریسکها و پاداشهای بلقوه
• منابع و سایر سرمایه های در دسترس برای برنامه و پیاده سازی پورتفولیو محصولات ، سرویسها یا فرصتهای زیر ساخت
فرآیند مدیریت پورتفولیو، ضرورتاً تقابل همه دیسیپلینهاست که به توسعه موفقیت آمیز پورتفولیو محصولات، سرویسها یا ظرفیتهای زیر ساخت مرتبط هستند. هدف از تلاش پورتفولیو عبارت است از اطمینان حاصل نمودن از اینکه شرکت بر روی فرصتهایی که احتمال زیادی دارد برای تعاملات مالی استراتژیک با احتمال ریسک کم دارد کار می کند. فرصتها بر اساس مجموعه ای از معیارها که نشان دهنده ارزش برای سازمان می باشند رده بندی و اولیت بندی می شوند و همچنین فرصتهایی با ارزش کمتر می بایست حذف، بازنگری و یا در لیست انتظار قرار گیرند تا منابع مورد نظر تامین گردد.