به شما در جهت شناسایی تامین کنندگان و پیمانکاران جهت گرفتن خدمات و یا خرید کالا کمک می کند.این روزهای مدیریت تدارکات، یکی از ارکان اصلی سازمان ها می باشد و هر شخص به نوعی با این بخش در طول زندگی کاری خود ارتباط داشته و یا خواهد داشت.به عنوان مدیر پروژه، شما می بایست فهم دقیقی از مفاهیم تدارکات، بر اساس آنچه که شما خریدار (buyer) و یا فروشنده (Seller) هستند، داشته باشید.

 علاوه بر این، قراردادهای تدارکات در اغلب سازمان ها با ساختارهای مختلف سازمانی (پروژه محور، عملیاتی و ماتریسی) استفاده می شود.قبل از شروع ، بهتر است مروری بر تعریف تدارکات داشته باشیم .در دانشنامه ویکی پدیا، تدارکات تعریف شده : "تدارکات، تهیه کالا،خدمات و کارهای که از منابع خارجی می باشد .بسیار مطبوع است که کالاها، خدمات یا کارهای بهترین باشد و همچنین با بهترین قیمت، کیفیت، زمان و مکان از دید خریدار تهیه گردد."

دلایل زیادی می تواند برای شما وجود داشته باشد که نیاز به تداکات داشته باشید، مانند :

* در زمانهایی که شماتخصص لازم را در تحویل کار نداشته باشد

* شما ظرفیت لازم را برای انجام آن کار توسط گروه خود نداشته باشید.

شما ممکن است نیاز به تدارکات برای خرید برخی از کالاها از منابع خارجی جهت تکمیل نیازمندیهای خود داشته باشد: برای مثال : خرید سخت افزار و یا تجهیزات.

 شما همچنین ممکن است هرگونه خدمات را اجاره نمایید .برای مثال : شما می توانید برای بهبود فرآیندها و پیداکردن راههای مناسب ، مشاور بگیرید. اما قبل از عقد قرارداد تدارکات، شما می بایست بررسی نمایید که از بعد هزینه بهتر است این کار را خودتان انجام بدهید یا آن را برون سپاری کنید.اگر بررسی کردید و مشخص شد که مزیت برون سپاری بیشتر است، آنگاه می بایست این کار را انجام دهید.فرض کنید که شما تمایل دارید یک ساختمان به عنوان دفتر کاری برای خودتان بسازید و شما تجربه لازم نیز برای بخش برقی و تاسسیات آن ندارید.

شما 2 گزینه پیش رو دارید : 1- خودتان این کار را انجام دهید 2- شخصی را که در این ضمینه تخصص دارد بکار گیرید.صد البته که گزینه دوم بهترین گزینه است.چراکه به شما کمک می کند که صرفه جویی در پول و زمان داشته باشد و درد سر آموزش به نیروها خودتان برای این کار را نیز نداشته باشید. با وجود تدارکات، زندگی می تواند آسانتر برای سازمانها شود و سازمانها می توانند بیشتر بر روی کسب و کار اصلی خود متمرکز شوند و مابقی را برون سپاری نمایند.

حال درباره قرارداد (contract) صحبت می کنیم.قرارداد در واقع چیزی نیست جز، توافق حقوقی بین دو یا چند نفر .در واقع قرارداد کلید ارتباطی بین خریدار و فروشنده است. قرارداد مسیر توافقات طرفین را مشخص می کند.

قراردادهای تدارکات می تواند به سه گروه تقسیم بشود :

* قراردادهای قیمت ثابت (Fixed Price Contract)

* قراردادهای هزینه باز پرداخت (Cost Reimbursable Contract)

* قراردادهای زمان و مواد (Time and Materials)

قراردادهای قیمت ثابت (Fixed Price Contract)

نام دیگر این قرارداد، قرارداد قیمت مقطوع (lump-sum contract) می باشد.این نوع قرارداد زمانی استفاده می شود که بطور قطع حیطه یا اسکوپ کار شناخته شده است.به محضی که قرارداد عقد می گردد.فروشنده می بایست بر اساس تفاهم قانونی، کار را براساس پول و زمان توافق شده، تکمیل نماید.از آنجا که فروشنده مجبور است کار محول شده را با مبلغ تعریف شده در قرارداد انجام دهد، ریسک به سمت او (پیمانکار) می باشد.این قرارداد می تواند به سه گروه نیز تقسیم شود :

* قرارداد قیمت ثابت (Firm Fixed Price Contract)

* قرارداد قیمت ثابت با مبلغ انگیزشی (Fixed Price Incentive Fee Contract)

* قرارداد قیمت ثابت با پذیرش نرخ تعدیل (Fixed Price with Economic Price Adjustment Contracts )

قراردادهای هزینه بازپرداخت (Cost Reimbursable Contract)

* قرارداد هزینه بازپرداخت با مبلغ ثابت (Cost Plus Fixed Fee Contract)

* قرارداد هزینه بازپرداخت با مبلغ انگیزشی (Cost Plus Incentive Fee Contract)

* قرارداد هزینه بازپرداخت با مبلغ پاداش (Cost Plus Award Fee Contract)

* قرارداد هزینه بازپرداخت با درصدی از هزینه (Cost Plus Percentage of Cost )

قراردادهای زمان و مواد (Time and Materials)