یک پروژه می تواند به فازهای مختلفی تقسیم شود. یک فاز پروژه در واقع مجموعه ای از ارتباطات منطقی فعالیتهای پروژه می باشد که سبب تکمیل شدن یک و یا چند خروجی می شود .فازهای پروژه زمانی مورد استفاده قرار می گیرد که ماهیت کار به جهت انجام ، منحصر به بخشی از پروژه باشد و معمولا ارتباط با خروجی های اصلی پروژه داشته باشد.یک فاز ممکن است تمرکز بر روی برخی از فرآنیدهای موجود در گروههای فرآیندی داشته باشد.
اما اغلب تمام فرآیندها در هر فاز اجرا می شوند.فازهای پروژه معمولا بصورت متوالی تکمیل می گردند. تفاوت فازهای معمولا در مدت زمان و نحوه تلاشهای صورت گرفته در آنها می باشد .بالاترین سطح ماهیت فازهای تبدیل شدن به عنوان عنصری از چرخه حیات پروژه می باشد. ساختار فازهای این اجازه را به پروژه می دهد که به زیر مجموعه های منطقی شکسته شوند تا بتوان به راحتی مدیریت، کنترل و برنامه ریزی شوند . تعداد فازها ، نیاز برای فازها و در جه کنترل بکارگرفته شده، بستگی به سایز ، پیچیدگی و تاثیرات بلقوه در پروژه دارد .صرف نظر از تعداد فازهای بکارگرفته شده در پروژه ، همه فازهای خصوصیات های شبیه به هم دارند :
الف) هر فاز متمرکز بر روی یک کار مشخص است و متمایز از سایر فازها می باشد .
ب) تحقق خروجی های اصلی و اهداف هر فاز نیازمند کنترل ها و یا فرآیندهای منحصر به فرد برای فازها و فعالیتهای می باشد .تکرار فرآیندها مطابق با گروههای پنجگانه فرآیندی (آغازین ، برنامه ریزی ، اجرا ، منیتور و کنترل و خاتمه)سبب ایجاد درجه بیشتری از کنترل و تعریف مرز فازها می شود.
ج) انتهای فاز زمانی صورت می گیرد که خروجی های مد نظر آن فاز تحویل داده شود (مراحل اتمام و خاتمه فاز بسیار شبیه به خاتمه پروژه می باشد.)در واقع انتهای هر فاز محلی برای ارزیابی مجدد فعالیتها ، تغییر و یا اتمام پروژه (در صورت نیاز) می باشد.معمولا به این نقطه، مایلستون (Milestone) ، بررسی فاز (Phase Review) ، دروازه فاز (Phase Gate ) و یا نقطه کشتن (Kill Point ) نیز می گویند.در خیلی از موارد برای اتمام فاز نیاز به دریافت پذیریش (Approved) وجود دارد.
برخی از سازمانها سیاست هایی را برای استاندارد سازی تمام پروژه های تدوین نموده اند. در حالی که برخی دیگر از سازمانها این اجازه را تیمهای پروژه می دهند که راهکارهای مناسبی را برای پروزه های خودشان تدوین نمایند.فازهای ماهیتابا یکدیگر ارتباط دارند .هنگامی که پروژه ها بیش از یک فاز داشته باشند ، فازها بخشی از فرایند توالی طراحی شده برای اطمینان از کنترل مناسب پروژه ها و رسیدن به محصول،سرویس و نتیجه مورد نیاز می باشند.با این حال بنا به موقعیت پروژه ها ، فازها می تواند بصورت همزمان (Concurrent) و یا تداخلی (Overlapping)انجام شوند .
الف) ارتباط متوالی (Sequential relationship) :
در ارتباط متوالی ، یک فاز زمانی شروع می شود که فاز قبلی به اتمام رسیده باشد.شکل ذیل نمونه ای از یک پروژه می باشد که دارای سه فاز متوالی می باشد ماهییت این ارتباط در واقع کاهش عدم قطعیتها، اما ممکن است گزینه های برای کاهش برنامه کلی از بین برود.
الف) ارتباط تداخلی (Overlapping relationship) :
در ارتباطات تداخلی یک فاز می تواند شروع شود بدون آنکه نیاز باشد فاز قبلی تمام شده باشد (در شکل ذیل نشان داده شده است)از این روش در کوتاه کردن زمان فعالیتها در حوزه دانش زمان نیز استفاده می شود که نام آن فست ترک (Fast Track) می باشد.در ارتباطات تداخلی ممکن است نیاز به نیروی بیشتری برای انجام کار باشد که کار باعث افزایش ریسک و دوباره کاری (Rework) می شود .
