نقشها و مسولیتهای کمیته نظارت بر طرح در موارد ذیل خلاصه شده است : *نظارت بر طرح و اهداف و چشم انداز سازمان : چشم انداز و اهداف سازمان براساس الزامات استراتژیک ایجاد می شود که سبب شروع نمودن اغلب طرح ها می گردد.کمیته نظارت بر طرح وظیفه دارد که اطمینان حاصل نماید تا هر طرحی درون فضای اختبارات تعریف شده برای خودش بطور موثر از این اهداف و چشم اندازها پشتیبانی نماید.
*پذیرش، صحه گذاری و آغاز طرح : در اغلب سازمانها، کمیته نظارت بر طرح مسئولیت پذیرش راهکارها و برنامه های هر یک از طرح ها جهت چگونگی پیگری طرح و اهداف سازمانها برای واگذاری منابع مورد استفاده جهت پشتیبانی پروژه ها، زیر طرح ها و سایر فعالیتهای طرح در تعقیب این رویکرد را نیز برعهده دارد.
این پذیرشها قبل از آغاز طرح و یا در فاز تعریف طرح اتفاق می افتد .
** پذیریش منشور طرح (Program Charter Approval) : کمیته نظارت بر طرح ، منشور طرح را تائید می کند تا به تیم مدیریت طرح برای استفاده از منابع سازمانی جهت اجرا طرح و لینکهای طرح با مورد کسب و کار خودش و اولیتهای استراتژیک سازمانی، اجازه دهد.
** پذیرش مورد کسب و کار طرح (Program Bussiness Case Approval) : با پذیریش مورد کسب و کار توسط کمیته نظارت بر طرح در واقع توجیح اقتصادی طرح تصویب می گردد و ارزش مورد انتظار از سوی طرح مشخص می گردد.
*سرمایه گذاری طرح : یکی از نقشهای مهم کمیته نظارت بر طرح اطمینان حاصل نمودن از این است که بودجه مورد نظر برای اجرای برنامه طرح تصویب شده باشد.اغلب بودجه طرح ها در طی فرآیند بودجه ریزی ایجاد می شود ومسئولیت کمیته نظارت بر طرح ایت که آن را کنترل نماید.در این نمونه ها، بودجه طرح بر اساس ملاحضات مورد نیاز طرح و اولویتهای سازمان (در فرآیند مدیریت پورتفولیو سازمان تعریف شده است) تصویب می شود.زمانهایی که بودجه ریزی می بایست از منابع خارجی مخفی بماند،این کار بر عهده کمیته نظارت بر طح می باشد.
*استقرار برنامه نظارت بر طرح : نظارت بر طرح با استقرار راهکارها و فرآیندهای سازمانی برای نظارت بر طرح آغاز می شود.این فرآیندها و راهکارها توسط کمیته نظارت بر طرح و مدیر طرح در رابطه با ذی نفعان اصلی، تعریف انتظارت خاص برای چگونگی نقشها و مسئولیتهای مرتبط با نظارت انجام خواهد شد.راهکارها و فرآیندها وابسته به نوع صنعت می باشد لذا نحوره استفاده آنها متفاوت می باشد.نظارت موثر می بایست مطمئن شود که همراستایی با استراتژیک بصورت بهینه صورت می گیرد و خروجی های طرح همان مزایای مورد انتظار می باشند.
** جمع بندی اهداف طرح : جمع بندی اهداف طرح در واقع لیستی از اهداف طرح و اجزاء آن است و نشان دهنده خروجی مزایای آن.این مستند به کمیته نظارت بر طرح کمک می کند تا بتواند اهداف طرح و اجزاء آن را پیگیری نماید .
** ساختار و ترکیب کمیته نظارت بر طرح : برنامه نظارت بر طرح، ساختار و ترکیب کمیته نظارت بر طرح را شرح می دهد.این شرح مربوط به نقشها و مسئولیتهای کمیته نظرات بر طرح و فرآیند های نظارتی جهت پیاده سازی، خواهد بود.
** تعریف نقشها و مسئولیتهای افراد : برنامه نظارت بر طرح نقشها و مسئولیتهای ذی نفعان کلیدی که مشارکت در نظارت بر طرح را بر عهده دارند (حامی اجرایی طرح، مدیر طرح، مدیر تغییرات طرح، دفتر مدیریت طرح، مدیران پروژه ها و اعضای تیم طرح )،شناسایی و شرح می دهد.
** برنامه جلسات نظارت :برنامه نظارت می بایست شامل پیش بینی زمانبندی جلسات نظارت مرتبط با طرح و فعالیتها باشد مانند زمانبندی مورد انتظار برای بازنگری دروازه فاز ( Phase-Gate Reviews)، بررسی سلامت طرح ( Program Health Check) و ممیزی مورد نیاز (Required Audits).علاوه بر آن می بایست دستورالعملهایی برای زمانبندی سایر جلسات و یا فعالیتهای نظارت بر طرح بوسیله تعریف معیارهای برای زمانبندی (برای مثال، بازنگری خروجی های طرح که ممکن است نیازهای منابع طرح و ویه های طرح را هموار سازد)تهیه گردد.