ذی نفعان در واقع نشان دهنده تمام کسانی هستند که با طرح تعامل خواهند داشت مانند کسانی که تاثیر در پیاده سازی طرح دارند.مدیران پروژه ها و طرح بصورت سنتی انتظارات ذی نفعان را مثل روش شناسایی و پاسخ به ریسکها، طبقه بندی و مدیریت می کنند.ذی نفعان مانند ریسکها می بایست شناسایی،مطالعه و پیگیری شوند.ذی نفعان مانند ریسکها به دو گروه داخلی و خارجی تقسیم می شوند و ممکن است تاثیر مثبت و یا منفی برروی خروجی طرح داشته باشند.مدیران پروژه ها و طرح می بایست به خوبی ریسکها و ذدی نفعان را شناسایی و درک کنند.برخلاف ریسکها، ذی نفعان را نمی توان مدیریت کرد و فقط انتظارات آنها را می توان مدیریت کرد.
در بعضی مواقع ذی نفعان بیشتر از مدیران پروژه،مدیر طرح، تیم طرح و حتی حامی طرح، تاثیر گذارتر هستند.ایجاد تعادل بین خواسته های ذی نفعان و تاثیر آنها برروی تحقق مزایای طرح بسیار مهم است .اصولا افراد در مقابل مدیریت مستقیم وقتی طرف مقابل مدیر یا مسئولشان نباشد از خود مقاومت نشان می دهند.به خاطر همین بیشتر مدیران طرح متمرکز برروی تعامل با ذی نفعان بجای مدیریت کردن آنها هستند.تعاملات با ذی نفعان در واقع بیان ارتباطات مستقیم و یا غیر مستقیم بین افراد و گروههای ذی نفعان با تیم و رهبر طرح می باشد.تعاملات با تیم طرح ممکن است توسط تعداد مختلفی از نقشهای درون تیم طرح و یا پروژه صورت گیرد.به هر حال تعملات ذی نفعان چیزی بیشتر از ارتباطات با آنها می باشد.هدف اصلی در واقع بدست آوردن و نگهداری حس همکاری ذی نفعان برای تحقق اهداف ،مزایای و خروجی های طرح می باشد.
ذینفعان در واقع افراد و یا گروههایی خاصی هستند که صاحب منافع در طرح می باشند و می توانند در فرآیندها و خروجی ها موثر باشند. هر ذی نفع می تواند سطح تاثیر گذاری و منافع گوناگونی در طرح داشته باشد.ذی نفع ممکن است از نا آگاه از طرح باشد و یا در صورت آگاهی از آن پشتیبانی نکند.این وظیفه مدیر طرح است که زمان و انرژی زیادی را صرف اگاه سازی تمام ذی نفعان نماید تا مطمئن شود که تمام آنها به یک مسیر مشترک فکر می کنند.
تمرکز مدیران طرح می بایست برروی تعاملات با ذی نفعان باشید و در واقع تخصص در مدیریت ارتباط با مشتری داشته باشد.راهکار و رویه مدیریت ارتباط با مشتری زمانی مفید است ذی نفعان را شناسایی و ارتباطشان با طرح را مشخص نمائیم.خیی مهم است که فرق بین مشتری و غیر مشتری را زمان شناسایی ذی نفعان بدانیم.مدیر طرح با ذی نفعان بوسیله ارزیابی خصوصیاتشان و میزان تغییر پذیری آنها،تعامل پیدا می کند.
مدیر طرح می بایست ذی نفعان را در فعالیتهای طرح وارد نموده و با بکارگیری ارتباطات هدفمند نیازها،انتظارات و خواسته های آنها راشناسایی و مدیریت نماید.مدیر طرح همچنین می بایست بازخورد ذی نفعان درون محتوی و فهم ارتباطاتشان در جهت مسیر طرح مونیتور نماید.این دو روش ارتباطاتی، مدیر طرح را قادر می سازد تا مطابق با منشور طرح مزایای را به سازمان تحویل دهد.
تعاملات با ذی نفعان در سطح طرح می تواند بسیار چالش برانگیز باشد زیرا دیدگاه ذی نفعان نسبت به مزایای طرح در حال تغییر می باشد.اصولا افراد در برابر تغییرات مقاومت نشان می دهند با اینکه بوطر مستقیم به آن اشاره نمی کنند.مخصوصا زمان ایجاد چراکه لزوم ان را درک نمی کنند و فکر می کنند تاثیر منفی بر روی زندگی آنها خواهد داشت.بنابراین وظیفه مدیر طرح و اعضای تیم طرح است که خصوصیات و دغدغه های هر یک از ذی نفعان را در طول طرح بخوبی بشناسند.
مدیر طرح می بایست پلی بین وضعیت جاری و وضعیت مطبوع سازمان بزند و کاستی بین آن را جبران نماید.پس در ابتدا می بایست فهم دقیق و روشنی از وضعیت جاری سازمان داشته باشد .از این رو می بایست آشنا با مدیریت تغییرات سازمانی باشد.مدیران موفق طرح اصولا مهارتهای رهبری را برای شفاف سازی اهداف تعاملات با ذینفعان برای تیم طرح جهت اشاره به تغییرات در طول طرح به کار می گیرند.این اهداف شامل بکارگیری ذی نفعان برای ارزیابی آنها جهت آمادگی در برابر تغییرات و بدست آوردن و ارزیابی بازخورد آنها بر روی پیشرفت طرح می باشد.