پیاده سازی فرآیند مدیریت پورتفولیو

فرآیندهای مدیریت پورتفولیو معمولا در سازمانها در سطح دپارتمان با واحد کسب و کار به عنوان گروهی برای پاسخ به مشکلات، اختلافات، محدودیتهای منابع و عدم قطعیتهای آغاز شده اند.راهکار ساخیافته برای پیاده سازی فرایندهای مدیریت پورتفولیو ممکن است ارزش طولانی مدتی را به واحد کسب و کار یا در سطح سازمانی وارد نماید. مراحل پیاده سازی مدیریت پورتفولیو برای پیاده سازی هر نوع فرایندی در سازمان مورد استفاده قرار گرفته است.که شامل :

* ارزیابی وضعیت جاری فرآیند مدیریت پورتفولیو 

* تعریف برنامه و چشم انداز مدیریت پورتفولیو 

* پیاده سازی فرآیندهای مدیریت پورتفولیو 

*  بهبود فرآیندهای مدیریت پورتفولیو 

انجام ارزیابی وضعیت جاری مدیریت پورتفولیو و فرآیندهای مرتبط با آن باعث نظارت بر فرآنیدهای جاری و فرآیندهای که برای سازمان مورد نیاز است می شود.ارزیابی  توسعه برنامه و آنالیز گپ را برای استقرار یا شکل دهی عملکرد مدیریت پورتفولیو  تسهیل می کند.فعالیتهای ارزیابی ممکن است شامل موارد ذیل باشد :

* شناسایی و ارزیابی دانش جاری مدیریت پورتفولیو (برای مثال، مدیریت استراتژیک، نظارت، ارتباطات، مدیریت ریسک، و مدیریت عملکرد).

* ارزیابی فرآیندهای جاری مدیریت پورتفولیو برای تعیین آنکه آنها از اهداف، استراتژی، چشم انداز و عملیات سازمانی پشتیبانی می کنند.

* شناسایی گپ ها در دانش، فرآیندها، ساختار و منابع

* ارزیابی اجزاء جاری پورتفولیو برای مشخص نمودن حمایت آنها از اهداف و استراتژی جاری سازمان

* ارزیابی منابع در دسترس اجزاء پورتفولیو  و تخصیص آنها در مقابل زمانبندی یکپارچه شده

*  شناخت ذی نفعان برای هر یک از اهداف استراتژیک و اجزاء پورتفولیو  

* بازبینی رویه ها و فرآیندهای جاری گزارش گیری پورتفولیو  

نتایج ارزیابی ممکن است شامل موارد ذیل باشد :

* سطح رضایت مندی با راهکارهای جاری

* اهداف ارتباطات و نیازمندیهای سازمان

* راهکارهای مدیریت عملیاتی، پورتفولیو  ، طرح، پروژه 

* شناخت چشم انداز سازمانی (بلند مدت و کوتاه مدت) مدیریت پورتفولیو  

OPM3 یکی از نمونه های ابزاهایی است که می تواند برای ارزیابی مدیریت پورتفولیو  درون سازمان بکارگرفته شود.ارزیابی بلوغ به سازمان جهت شناسایی راهکارهای برتر، ظرفیتها، خروجی حال حاضر آنها کمک می کند .پایداری فرایند ارزیابی بلوغ به سازمانها اجازه می دهد که برروی عملکرد خاص (پروژه، طرح و پورتفولیو ) متمرکز شوند.این ارزیابی به سازمانها اجازه می دهد که گپها را در راهکارهای برتر، ظرفیتها یا خروجی ها مورد استفاده شده، شناسایی نمایند.

چشم انداز پورتفولیو  می بایست همراستا با چشم انداز سازمانی باشد و از اهداف و استراتژی سازمانی پشتیبانی نماید.چش انداز برای مدیریت پورتفولیو   به شفاف سازی مسیر هریک از فرآیندها کمک خواهد کرد. چشم انداز برای مدیریت پورتفولیو  می بایست بازخورد ارزشهای فرهنگی سازمان باشد و همچنین می بایست قابل فهم و اعتبار برای ذی نفعان باشد.

اهداف، استراتژی و چشم انداز سازمانی کمک به پیاده سازی گامهای موقت مورد نیاز برای پیاده سازی چشم انداز مدیریت پورتفولیو خواهد کرد.نقشه راه مدیریت پورتفولیو برای پیاده سازی سطوح فرآیندها و ساختار مدیریت پورتفولیو ساخته شده است.برنامه پیاده سازی مدیریت پورتفولیو سازمانی می بایست اشاره به دو تلاش مرتبط با هم برای استقرار موفقیت آمیز فرآیند مدیریت پورتفولیو نماید.که آنها عبارتند از :

* راهکار برنامه ریزی شده برای تغییر رفتار سازمانی که شامل تعادل قوی مدیریت و رهبری  و الزامات تیم مدیریت حرفه ای برای تلاش می باشد

*راهکار برنامه ریزی شده برای توسعه افزایشی و پیاده سازی فرآیندهای مدیریت پورتفولیو  ، ساخت فرآیندهایی که قبلا  وجود داشته اند و کار برروی تعریف چشم انداز.