مدیریت پورتفولیو دیسپلینی است که مدیریت اجرایی را برای پوشش اهداف و استراتژی سازمانی از طریق تصمیم گیری های موثر در مورد پروژه ها، طرح ها و عملیتها توانمند می سازد.مدیریت پروتفولیو اصولا در فضایی گسترده تر از خود پروتفولیو انجام می گیرد.نقشها و فرآیندهای مدیریت پروتفولیو در کل سازمان گسترده است.
مدیریت پروتفولیو شامل فرآیندهایی جهت شناسایی، گروه بندی، مونیتورینگ، ارزیابی، انتخاب، اولیتبندی، تعادل، اختیارات اجزاء درون پروتفولیو می باشد.
مدیران پروتفولیو ممکن است عملکرد اجزاء پورتفولیو و خود پورتوفلیو را به عنوان کلی که در اتباط با آنها می باشد بر اساس شاخص های کلیدی اصلی و اهداف و استراتژی سازمانی ارزیابی کنند.در طی چرخه عمومی سازمانی، مدیر پورتفولیو براساس شاخص های ذیل، اجزاء پورتفولیو را مونیتور، ارزیابی و اعتبار سنجی می نماید:
* همراستایی با استراتژی و اهداف سازمانی
* زیست پذیری به عنوان بخشی از پورتفولیو بر اساس شاخص های عملکردی اصلی و سطوح پذیرش ریسک
* ارزش/مزایا و ارتباطات با سایر اجزاء پورتفولیو
* دسترسی منابع و اولیت بندی پورتفولیو
* حذف و اضافه نمودن اجزاء پورتفولیو
سطح اجراء، از طریق تعریف و اتصال اهداف و استراتژی سازمانی، استراتژی کل سازمان را تعیین می کند.اهداف و استراتژی سازمانی ورودی فرآیند مدیریت پورتفولیو می باشد.این ورودی ها فرآیند مدیریت پورتفولیو را برای مطمئن شدن از اینکه اجزاء پورتفولیو همراستا با تحقق اهداف سازمانی هستند،سوق می دهند.بر اساس آن وردی ها، مدیر پورتفولیو از فرآیند مورد قبول برای انتخاب، اولیت بندی و پذیرش اجزاء پورتفولیو استفاده خواهد کرد .مدیر پورتفولیو می بایست معیارهایی را برای رفتارهای نظارتی مانند تصمیم گیری در باره زمان آغاز، اتمام و یا معلق نگه داشتن اجزاء پورتفولیو پیش از تاریخ های تکمیل برنامه ریزی اصلی ایجاد نماید.از طریق بازبینی استراتژیک، تاکنیکها، ظرفیتهای عملیاتی و گپ ها، فرآیند مدیریت پورتفولیو بازخوردی را ایجاد می کند که برای برنامه ریزی و مدیریت منابع مورد نیاز و مونتیور کردن سلامت پورتفولیو مفید می باشد.مدیر پورتفولیو می بایست عملکرد پورتفولیو به عنوان ارتباط جهت تحقق استراتژی سازمانی گزارش دهد.مدیر پورتفولیو می بایست پورتفولیو را جهت تعادل (ریسکهای ک.تاه مدت و بلند مدت براساس بازگشت) و توافق با ذی نفعان مرتبط با استراتژی (برای مثال، مدیریت اجرایی، عملیتها یا مدیریت طرح) بازبینی نماید.
مدیر پورتفولیو می بایست توالی اجزاء درون پورتفولیو را برای مشخص نمودن وابستگی های آنها، تعادل محدودیتهای منابع و سایر ملاحضات سازمانی در نظر داشته باشد .به محض آنها آغاز آجزا پورتفولیو مشخص گردید، مدیر طرح و یا پروژه مسئول کنترل و مدیریت آن جهت انجام موثر و اثر بخش می باشد.مدیران طرح و پروژه مسئول مونیتور کدن برنامه با عملکرد واقعی (زمان، بودجه، منابع، کیفیت و حیطه) خواهند بود و می بایست بازخوردهای آن را به مدیر پورتفولیو گزارش دهند.فرآیندهای مدیریت پورتفولیو نیازمند یکپارچگی با فرآیند برنامه ریزی استراتژی سازمانی جهت آنالیز فرصت ها یا تهدید های کسب و کار جاری برای تعریف اهداف استراتژیک می باشند.