با توجه به تعریف طرح و پورتفلیو با ید به این نکته نیز توجه داشت که بین پروژه ها یا طرحهای پورتفلیو ممکن است لزوما ارتباط یا وابستگی مستقیمی وجود نداشته باشد. پورتفلیو همیشه در یک سازمان وجود دارد و شامل مجموعه ای از عملیات آغازین است. این عملیات ممکن است با هم ارتباط یا وابستگی داشته یا نداشته باشند. پورتفلیو ممکن است بدون توجه به ریسکها یا اهداف استراتژیک بوسیله تلاشهای مستقل جهت تصویب و شروع پروژه ها ایجاد شود.
بوسیله مدیریت پورتفلیو سازمان قادر است تا پورتفلیو را بر اهداف استراتژیک منطبق ساخته و تنها اجزایی را تصویب کند که مستقیما از این اهداف تجاری حمایت می کنند و در هر زمان ریسک پورتفلیو را نتیجه ای از ترکیب اجزای آن می داند.
در حقیقت زمانی ترکیب این اجزا توسط سازمان ممکن است به تعویق بیفتد که ریسک اضافه کردن یک یا بیش از یکی از آنها به پورتفلیو،بدون دلیل،توازن را بهم زده و میزان تحمل ریسک سازمان را افزایش دهد. در نتیجه پورتفلیو سازمان یک نمای فوری از اجزای انتخاب شده اش را ارائه می دهد که بازتاب مدیریت استراتژیک یا کمبود متعلقات آن می باشد و اهداف استراتژیک سازمان را تحت تاثیر قرار می دهد. پورتفلیو به احتمال زیادیکی از دقیق ترین مقیاسهای اندازه گیری هدف جهت بررسی میزان پیشرفت سازمان است. زمانیکه تصمیمات سرمایه گذاری گرفته می شود،منابع تخصیص داده شده و اولویتها تعریف می شوند. مدیریت پورتفلیو به طرحها و پروژه ها این اطمینان را می دهد که منابع(به عنوان مثال:افراد،تامین مالی)به ترتیب اولویت تخصیص داده شده است و منطبق بر استراتژی های سازمان است. طرحها بر دستیابی به منافعی تاکید دارند که منطبق با پورتفلیو و متعاقبا اهداف سازمانی است.
اغلب اثرات متقابلی میان فرآیند های مدیریت پورتفلیو و فرایندهای مدیریت طرح اتفاق می افتد. نوع این اثرات و تعداد دفعاتی که رخ می دهند،بر اساس نیازهای فرآیند مدیریت طرح متفاوت است. بطور کلی شروع طرح و گروه فرآیندهای برنامه ریزی ورودی های بیشتری را از پورتفلیو نسبت به فرآیندهای اجرا،نظارت و کنترل و پایانی دریافت می کند. این ورودی ها اغلب به شکل اهداف و منافع استراتژیک،تخصیص منابع مالی،نیازمندیها،خطوط زمانی و محدودیتها که تیم طرح آنها را تحت عنوان محدوده کاری طرح،قابل تحویل بودن،بودجه ریزی و زمانبندی ترجمه می کنند.
مسیر کنترل، بیشتر،از محدوده پورتفلیو به سمت محدوده طرح بوده در حالیکه اطلاعات نظارت بیشتر از محدوده طرح بسمت محدوده پورتفلیو خواهد بود. جریان اطلاعات از گروه فرآیندهای آغازین و برنامه ریزی طرح، که نوعا شامل توسعه محدوده کاری ،برآورد هزینه و برآورد خطوط زمانی می باشد،خواهد بود. جریان اطلاعات در محدوده پورتفلیو از گروه فرآیندهای اجرا،کنترل و نظارت و پایانی طرح که بیشتر در فراهم کردن نمایی نزدیک از وضعیت اطلاعات،گزارشهای عملکرد طرح،به روز رسانی بودجه ریزی و زمانبندی،گزارشات در آمد،تغییر و پذیرش در خواستهاو موضوعات خارج از کنترل و ریسکها همکاری دارد. میزان این عکس العملهابر اساس تعداد دفعات بررسی و دوره های بروزرسانی و نیازمندیهای طرح که بوسیله مدیر پورتفلیو یا تیم نظارت دستور داده خواهد شد،می باشد.
بطور خلاصه اثرات متابل میان حوزه های طرح . پورتفلیو در چند دسته بصورت زیر قرار می گیرند:
• اثرات متقابل مربوط به فرآیند آغازین طرح
• اثرات متقابل مربوط به قراهم کردن اطلاعات برای محدوده پورتفلیو در طول چرخه حیات طرح
• اثرات متقابل مربوط به فرآیندهای پایانی طرح
• اثرات متقابل مربوط به فراهم کردن تغییرات در طرح در محدوده پورتفلیو
پس از معرفی پروژه، طرح و پورتفولیو، با توجه با اینکه موضوع این کتاب بر روی مدیریت طرح تمرکز دارد در ادامه، مباحث عنوان شده را بر روی آن متمرکز می نماییم. جهت درک این موضوع ضروری است در کنار آشنایی با مفهوم طرح، نگاهی به انواع طرح و انواع روشهای اجرای طرح صورت پذیرد. در ادامه ابتدا به دسته بندی طرح ها بر اساس دو معیارهدف و خروجی طرح و نیز سود دهی طرح پرداخته شده سپس انواع روشهای اجرای طرح ذکر گردیده است.