اصولا خیلی از ذی نفعان، تفاوت بین مدیر پورتفولیو و مدیر پروژه را نمی دانند و یا اشتباه می کنند.این اشتباه ممکن است از این واقعیت نشات گرفته شده باشد که اگر چه مدیران پورتفولیو در بالترین سطرح هرم سازمانی قراردارند ولی لزوما به معنی نظارت کلان بر مدیران پروژه نمی باشد.موضوع دیگری که باعث اضافه شدن این سردگی می شود این است که مدیران پروژه امروزه فراست بیشتری حوزه کسب و کار نسبت به پیشینیان خود دارند.برای مشخص کردن این تفاوت یک چیز را بخاطر بسپارید :
مدیران پورتفولیو کمک به ترجمه استراتژی کسب و کار سازمان به نتایج و مزایای سبد پروژه های می نمایند.که همگی آنها توسط مدیران پروژه و تیمشان تحویل داده می شود بنابراین مدیران پورتفولیو در یک مسیر مناسب با مدیران پروژه در جهت تحقق اهداف کسب و کار پروژ ها همکاری می کنند.یک مدیر پورتفولیو می بایست به سه سوال ذیل درباره هر پروژه پاسخ دهد :
1- آیا این پروژه جالب است ؟ همه پروژه می بایست ایجاد ارزش کسب و کار (Business Value) کنند.در نتیجه همراستایی بین خروجی های پروژه و استراتژی کسب و کار بسیار مهم می باشد.با پاسخ به این سوال که اگر پروژه ها از دیدگاه سازمان جداب باشند،ما اطمینان می یابیم که پورتفولیوی همراستا با برنامه استراتژیک داریم.
2-آیا این پروژه قابل دوام (viable)است ؟ معمول این است که بسیاری از امکانات پروژه جالب باشد. با این حال، ممکن است ما قادر به تحویل آنها نباشیم .بنابرین مدیر پورتفولیو می بایست از بادوام بودن (viability) پروژه اطمینان داشته باشد.ایا ما منابع مورد نیاز را داریم ؟ ایا ما مهارتهای فنی مورد نیاز را داریم ؟
3-آیا ما باید این پروژه را انجام دهیم ؟ممکن است در نهایت با یک لیست از پروژه هایی که جالب و قابل دوام هستند روبرو شویم، اما ایا می توانیم همه آنها را در یک زمان انجام دهیم.مدیران پورتفولیو با استفاده از مدل کارتهای متوازن (Balance Score Card) و یا سایر مدل ها مانند فرآیند تحلیل سلسه مراتبی (analytic hierarchy process) نسبت به انتخاب و اولویت بندی بهترین پروژه ها اقدام کنند.برای پاسخ به این سوالها،مدیران پورتفولیو اقدام به آنالیز موارد کسب و کار (Busniess Cases) ، پروپوزالها و قابلیت دام پروژه می نماید.به محض پدیرفته شدن منشور پروژه (Project Charter) ، مدیر پروژه اقدام به انجام پروژه با هدف تحویل به موقع و بر اساس حیطه و زمان تخمین زده شده می نماید و همراه سعی بر همراستای با استراتژی کسب و کار را دارد.در انتهای پروژه، عملکرد مدیران پروژه وابسته به خوب بودن برنامه ریزی و مدیریت (زمان، حیطه، هزینه و کیفیت)آنها دارد.یادمان باشد که علاوه بر موارد فوق، یک پروژه موفق می بایست رضایتمندی مشتری را نیز جلب نماید و این رضایتمندی اصولا برگرفته شده از برنامه های پروژه می باشد.
به خاطر داشته باشید که عملکرد پورتفولیو وابسته به تحقق اهداف کسب و کار از طریق پروژه ها می باشد.لذا مدیران پورتفولیو از سایر متریکها برای سنجش موفقیت استفاده می کنند که شامل موارد ذیل می باشد :
* بازگشت سرمایه (ROI)
*میزان همراستایی پروژه ها با اهداف استراتژیک
*تحقق اهداف سرمایه گذاری
*میزان بکارگیری امکانات و افراد
*میزان بکارگیری منابع مالی
*ارزش کسب و کار محقق شده
*میزان رضایتمندی مشتریان/ذی نفعان
*مجموعه انحرافات بودجه و زمانبندی