در دنياي نرم افزار كلمه “ فرآيند “ داراي معاني مختلفي مي باشد. وقتي به عنوان فعل به كار برده مي شود به معناي “هدايت گننده “ مي باشد. مانند هدايت كننده خطا و يا هدايت كننده پيغام .اگر به معناي اسم بكار برده شود بيشتر در اجراييات سيستم عامل استفاده ميگردد.در اين پروژه ما از مفهوم فرآيند كسب و كار به عنوان صفت استفاده مي نمائيم.با استفاده از اين مفهوم ما گام به گام قوانين را شناسائي و وسعي در حل بعضي از مشكلات كسب و كار مي نمائيم.
با توجه به اهداف بلند مدت سازمان در راستاي رسيدن به استاندارهاي دولت الكترونيكي ، بنظر مي رسد براي رسيدن به آن هدف نياز است.
بستر سازيهاي مناسب در تمامي ابعاد در سازمان صورت پذيرد . و با استفاده از استاندارهاي رايج دنيا مانند (BPM) بصورت –Top Down بجاي آنكه سيستمي را نصب نموده و سپس سعي در توسعه آن و سوق دادن آن به سمت دولت الكترونيكي باشيم، آستفاده نمايم ، به نظر مي رسد در صورت عدم رعايت موارد فوق با مشكلات ,عدم وجود, استاندارهاي مورد نياز, عدم شناخت فرآيندهاي درون و برون سازماني,عدم آگاهي از فرآيندهاي اصلاحي ,عدم شناخت حوزه كلي سيستم كه باعث:تخمين نادرست زمان,تخمين نادرست زينه,روياروي با ريسكهاي غير مترقبه ,تغييرات بسيار در سطوح مختلف ,عدم وجود استاندارهاي بروز در سطوح مختلف ,عدم وجود استراتژي مختلف براي روياروي با مشكلات می شود.
معرفي مديريت كارآيی كسب و كار (BPM) :
مديريت كارآيی BPM يا Business Performance Management مجموعه فرايندهايی است كه به سازمان‌ها كمك می‌كند تا كارآيی كسب و كارشان را بهبود بخشند. در واقع اين مجموعه فرايندها كارآيی و اثر بخشی هر سازمان را با اتوماتيك نمودن فرايند كسب و كار آن سازمان بهينه می‌سازند. به BPR، BPM يا Business Process Reengineering نيز اطلاق می‌شود.
بسياری از شركت‌ها دارای فرايندهای كسب و كار هستند كه اين فرايندها برای مدل كسب و كار آن شركت منحصر به فرد خواهند بود. از آنجاييكه اين فرايندها با توجه به شرايط خاص بازار، بارها و بارها تكامل می يابند، راه كار BPM كه برمی‌گزينند، بايد بتواند خود را با شرايط و نيازمندی‌های شركت در پاسخ به شرايط جديد تطبيق دهد.شركت‌ها برای بهره‌گيری اثر بخش از BPM بايد تنها به داده‌ها و مديريت داده‌ها متمركز نشوند. بلكه شيوه فرايند‌گرا را برگزينند. اين شيوه تمايزی بين كارهای انجام شده توسط انسان يا كامپيوتر قائل نمی‌شود.هدف BPM يكپارچه‌سازی فرايندها، افراد و اطلاعات است. ايجاد چنين زيرساخت پويايی نيازمند جداسازی جريانات، قوانين كسب و كار و خدمات است.
شناسايی فرايندهای كسب و كار نسبتا ساده است. اما مشخص نمودن بخش‌های مختلف كسب و كار و يافتن صاحبان فرايندها، دشوار می‌باشد.BPM علاوه بر مديريت فرايندهای كسب و كار در سازمان، يكپارچه‌سازی بی درنگ فرايندها را با تامين كنندگان، شركای تجاری و مشتريان بر عهده دارد. BMP اتوماسيون را از ديدگاه افقی مورد توجه قرار می‌دهد نه عمودی.BAM يا Business Activity Monitoring (نظارت بر فعاليت كسب و كار) برای سنجش تاثير BPM ضروری است.تسهيل برنامه‌ريزی فرايندهی فعلی سازمان. خودكار سازی اجرای فرايندها و نظارت بر كارآيی و انجام تغييرات به موقع برای بهبود فرايندهای فعلی.BPM برای فرايندهايی كه در خارج از محدوده سازمان قرار دارند و با شركا ، مشتريان وتامين كنندگان در ارتباطند، بسيار كاربردی خواهد بود.BPM سبب حفظ موقعيت رقابت‌بندی سازمان می‌شود.BPM بهره‌وری افراد را افزايش می‌دهد.فرايند كسب و كار گام‌های بی‌شماری دارد. BPM تعداد گام‌های فرايند كسب و كار را تا 50 درصد كاهش می‌دهد.فرايند كسب و كار به افراد و منابع بسياری نياز دارد. يك BPM خوب تعداد منابع مورد نياز برای يك فرايند را كاهش می‌دهد.BPM هماهنگی بين بخش‌های مختلف يك شركت را از جغرافيايی بهبود می‌بخشد