تحلیل کارکردهای PMO بر اساس مدل OPM3

در کسب و کارهای پروژه محور، دفتر مدیریت پروژه یا PMO نقشی کلیدی در دستیابی به اهداف راهبردی و عملیاتی سازمان ایفا می نماید. از آنجا که رشد و حیات کسب و کارهای پروژه محور در گرو گزینش صحیح و اجرای موفقیت آمیز طرح ها و پروژه ها می باشد، متولیان این دسته از کسب و کارها با اهمیت و لزوم راه اندازی و استقرار دفتر مدیریت پروژه در سازمان آشنا می باشند. با این وجود در اولین گام راه اندازی و استقرار PMO، پرسش ها و چالش های مختلفی پیش روی افراد قرار می گیرد که می توانند موجب سردرگمی دست اندرکاران و در برخی موارد انصراف از تأسیس این واحد سازمانی جدید گردند.
یکی از نگرانی های اصلی سازمان های علاقه مند به تأسیس PMO، عدم وجود تصویری شفاف از وضعیت سازمان پس از استقرار این واحد جدید سازمانی می باشد. آیا این واحد جدید می تواند تأثیر مثبت و هم افزایی مناسبی در مسیر اجرای طرح ها و پروژه ها و مدیریت سبد پروژه های سازمان ایجاد نماید؟ آیا تأسیس PMO می تواند مقاومت سازمانی علی الخصوص در میان مدیران پروژه ها و در نهایت خارج شدن سازمان از وضعیت تعادل را موجب گردد؟ آیا مشخصات PMO مورد نیاز سازمان با نیازمندیهای حقیقی صنعت و ابعاد سازمان انطباق دارد؟ این پرسش ها و ده ها چالش دیگر در کنار دغدغه های حایز اهمیت دیگری چون پروژه های در حال اجرا، سرمایه گذاری مالی به منظور تأسیس PMO و نحوه انتخاب تیم توانمند جهت اجرای پروژه راه اندازی PMO مجموعه عواملی را تشکیل می دهند که عدم توجه کافی و اتخاذ رویه ای هماهنگ در میان متولیان سازمان به منظور مواجه با آن ها می تواند شکست پروژه راه اندازی PMO را رقم بزند.
به منظور جلوگیری از ایجاد ابهام و سردرگمی در مرحله تصمیم سازی سازمانی جهت راه اندازی PMO و برداشتن گام های آغازین با اطمینان کافی، بهتر است تعریف دقیق و جامعی از "دفتر مدیریت پروژه" در میان تمام متولیان راه اندازی PMO و صاحبان کسب و کار وجود داشته باشد. منظور از یک تعریف دقیق و جامع نه تعاریف آکادمیک بلکه تصویری روشن از واحد سازمانی مورد نیاز، کارکرد های پیش بینی شده و جایگاه آن در چارت سازمانی می باشد. ایجاد این تصویر و به بیان دیگر تهیه سند نیازمندی های واحد PMO در سازمان، از طریق شناسایی و ضعیت فعلی مدیریت پروژه ها، طرح ها و پورتفولیو سازمان (به عبارت دیگر ارزیابی بلوغ مدیریت پروژه سازمانی) و تبیین وضعیت مطلوب امکان پذیر می باشد. رویکردها و ابزارهای متفاوتی در این خصوص قابل اتخاذ بوده که از یکی از روش های مرجع و رویکرد های ساختار یافته ارزیابی سازمان بر اساس مدل بلوغ مدیریت پروژه سازمانی (OPM3) می باشد. با استفاده از ابزار نرم افزاری OPM3 Product Suite، مشاور و ارزیاب رسمی OPM3 می تواند وضعیت فعلی سازمان در هر سه حوزه پروژه، طرح و پورتفولیو (با تمرکز بر نیاز سازمان به PMO) را مشخص نموده و برنامه بهبود را در اختیار متولیان سازمان قرار دهد. در صورتیکه سازمان متمایل و علاقه مند به سرمایه گذاری در ارزیابی OPM3 نباشد، رویکرد ثانویه اجماع نظرات و تهیه فهرستی از کارکردها و مشخصات PMO می باشد. رویکرد ثانویه هرچند سازمان را متحمل هزینه های ارزیابی رسمی نمی کند امَا نمی تواند جایگزین جامعیت و اعتبار گزارشات OPM3 Product Suite شود.
مرکز توسعه و آموزش فصل در یکی از پروژه های مشاوره ای اخیر خود و با در نظر گرفتن رایزنی های انجام پذیرفته با کارفرما، فهرستی از کارکرد های مورد نیاز دفتر مدیریت پروژه در سازمان کارفرما را بر اساس ارزیابی بلوغ مدیریت پروژه سازمانی استخراج و بر اساس نتایج حاصل از ارزیابی کارکردهای ذیل را تدوین نمود:

   - مالی و حسابداری یکپارچه
   - تدارکات مواد و کالا
   - انتخاب و امکان سنجی پروژه
   - بازاریابی و فروش خروجی های پروژه
   - نظارت بر پروژه

این کارکردها که در نگاه اوّل تفاوت قابل توجهی با نیازمندی های اولیه مورد نظر کارفرما و حتی تعاریف آکادمیک PMO داشتند، به بهترین نحو می توانند نیازهای کارفرما در شکل گیری این واحد جدید را پاسخگو باشند.

نظارت بر طرح ها و پروژه ها:
یکی از اصلی ترین کارکردهای PMO، نظارت بر انطباق و همسویی محیط کسب و کار با محیط پروژه ها و طرح های سازمان می باشد. دستیابی به اهداف تعریف شده در پروژه ها به نحوی که در انطباق با فرایند عملیاتی و اهداف کسب و کار باشند، از نقش های زیر ساختی هر دفتر مدیریت پروژه ای می باشد. در قالب این کارکرد که تحت عنوان Project Governance شناخته می شود:
     -  PMO اقدام بکارگیری و مدیریت استانداردهای سازمانی، خط مشی ها و فرآیندهای مدیریت پروژه می نماید.
     -  اختیار و مسئولیت های مرتبط با عملکرد وضعیت هر پروژه ای را به مدیران پروژه انتقال می دهد.
     -  نظارت مدیران ارشد صاحبان کسب و کار بر مدیریت پروژه ها را تسهیل می نماید.
     -  کمیته راهبری مدیریت پروژه، شامل نمایندگان هیئت مدیره، مدیران ارشد عملیاتی، فنی، مدیران پروژه را در راستای هدایت محیط پروژه ها و اتخاذ تصمیم در حوزه مدیریت پروژه تشکیل و هدایت می نماید.
     -  اقدام به توسعه، بکارگیری و مدیریت ابزارها، راهکارها و روش های مدیریت پروژه در راستای اهداف کسب و کار می نماید.
راه حل مورد نیاز و خدمات قابل ارائه جهت استقرار این کارکرد به شرح زیر می باشند:
     -  ایجاد منشور PMO
     -  توسعه و تولید خط مشی و فرآیندهای مدیریت پروژه
     -  تهیه سند طبقه بندی پروژه ها
     -  تهیه و انتشار اختیارات مدیران پروژه (اختیارات قراردادی، مالی، مدیریت منابع، ارتباط با مشتری، ارتباط با تأمین کنندگان و پیمان کاران)
     -  تشکیل و هدایت کمیته راهبری (اعضا، اهداف، رویه ها و وظایف)

مدیریت مالی و حسابداری پروژه:
از دیگر کارکردهای اصلی یک PMO، ایجاد ارتباط مناسب و اثر بخش میان مراکز هزینه (پروژه ها) و واحد مالی سازمان می باشد. اختیارات و مسئولیت های PMO در تبادل برآورد بودجه ، تخصیص بودجه، مدیریت گردش وجوه نقد و حسابداری پروژه از مهمترین مسائلی می باشند که در فرآیند راه اندازی دفتر مدیریت پروژه مد نظر قرارداده خواهند شد. در کنار این موارد، همکاری و هماهنگی تنگاتنگ PMO با واحد مالی سازمان به منظور تهیه صورت وضعیت، پرداخت به پیمانکاران و تأمین کنندگان مدیریت عملکرد مالی پروژه، مدیریت حقوق و دستمزد مدیران و اعضای تیم های پروژه، مدیریت سیستم پاداش و جبران خدمات و تهیه گزارشات مستند ماهیانه در حوزه حسابداری پروژه های سازمان تامین مالی و مدیریت سرمایه گذاران اقلام خدماتی دیگر دفتر مدیریت پروژه متمرکز بر این کارکرد را شامل می شود.

انتخاب پروژه ها:
ازمهمترین کارکردهای PMO در سطح سازمانی (و نه سطح پروژه)، مدیریت سبد پروژه های سازمان از مرحله بررسی فرصت های بالقوه تجاری، تهیه و بررسی طرح های توجیهی، بررسی انطباق فرصت های موجه با استراتژی سازمان و در نهایت تعریف آن ها در قالب طرح ها و پروژه ها می باشد.
تجزیه و تحلیل های هزینه و فایده، آنالیز ریسک، استخراج ROI و IRR و تهیه طرح های تجاری (و بازاریابی) برای هر فرصت بالقوه جهت بررسی در هیئت مدیره مهمترین دغدغه های متولیان هر کسب و کاری می باشند که PMO می تواند نقشی فعال در راهبری و هدایت مناسب این موضوعات کلیدی ایفا نماید.
راه حل مورد نیاز خدمات قابل ارائه جهت استقرار این کارکرد به شرح زیر می باشند:
     -  به روز رسانی (یا تهیه) سند راهبری سازمان
     -  شناسایی و وزن دهی عوامل انتخاب و اولویت بندی پروژه ها
     -  تهیه فرآیند انتخاب پروژه
     -  بررسی، غربالگری و گزینش فرصت های بالقوه در بازار های هدف
     -  به روز رسانی سند نیازمندی های منابع هر پروژه و مقایسه آن با ظرفیت های آزاد سازمان
     -  برآورد و تخصیص بودجه اولیه پروژه
لازم بذکر است که در بسیاری از دفاتر مدیریت پروژه بالغ این کارکرد در کنار مواردی چون نظارت بر سبد پروژه ها، مدیریت اختتام طرح ها و پروژه ها و ارزیابی عملکرد سبد پروژه ها ذیل کارکرد "مدیریت پورتفولیو" طبقه بندی شدند.

بازاریابی و فروش پروژه ها:
حفظ هدایت و تداوم هر کسب و کاری مستلزم در آمد زایی در طول زمان می باشد. در سازمان های پروژه محور، تولید ثروت و در آمد نه صرفاً از محل اجرای موفقیت آمیز پروژه ها بلکه توامان با بازاریابی و فروش پروژه ها (یا خروجی ها و محصولات پروژه ها) حاصل می گردد. به عبارت دیگر هدف غایی و نهایی از راه اندازی کسب و کارهای انتفاعی، تولید درآمد است. در راستای این هدف، PMO نیز به عنوان یک موجودیت عالی در ستزمان های پروژه محور نقش مهمی را بر عهده دارد. با در نظر گرفتن چرخه ارتباط فروش و بازاریابی پروژه های در حال اجرا با انتخاب و مدیریت پروژه های بالقوه این نقش جنبه ای حیاتی پیدا می کند. هر چند این کارکرد PMO به صورت غیر مستقیم از محل هم افزایی دفتر مدیریت پروژه در انتخاب و اختتام پروژه های هم راستا با استراتژی سازمان و ارتباط آن با واحد بازاریابی و فروش سازمان بدست می آید، اما PMO می تواند در قالب فرآیندهای زیر تأثیری مستقیم در این حوزه داشته باشید:
     -  شناسایی صنعت و تحلیل های بازار
     -  تجزیه و تحلیل رقبا
     -  شناسایی مشتریان بالقوه و سرمایه گذاران
     -  پیش بینی فروش ادواری
     -  مشارکت در مذاکرات فروش و بازاریابی
     -  مدیریت پروژه های بازاریابی سازمان (در راستای بازاریابی خروجی پروژه ها)

مدیریت مواد، کالا و تدارکات پروژه:
یکی از کارکرد های حیاتی PMO و وظایف کلیدی و مدیر پروژه ای مدیریت تدارکات پروژه به عنوان حوزه ای عام و مدیریت مواد و کالای آن به عنوان وظیفه ای خاص می باشد. دفتر مدیریت پروژه از طریق توسعه برنامه تدارکات کالا یا MPP (Materials Procurement Plan) فرآیندهای کلیدی زیر، نقش مهم و اساسی در زنجیره مدیریت تأمین ایفا نموده و با واحدهای بازرگانی، انبار، لجستیک و مالی ارتباطی دو طرفه ایجاد می نماید:
     -  برنامه ریزی خرید مواد و کالای پروژه  ها
     -  مهندسی، منبع یابی (Sourcing) و خرید مواد و کالای پروژه ها
     -  بازرسی و نظارت بر ساخت و تحویل مواد و کالای پروژه
     -  کنترل مواد و کالای پروژه
مراحل مورد نیاز خدمات قابل ارائه جهت استقرار این کارکرد به شرح زیر می باشند:
     -  تهیه و تنظیم برنامه تدارکات مواد و کالا
     -  تهیه و تنظیم قراردادهای تأمین مواد و کالا
     -  تهیه و تنظیم گزارشات نظارت بر تحویل و ساخت مواد و کالا
     -  تهیه و تنظیم گزارشات انبار داری و موجودی مواد و کالا
     -  راهبری و مدیریت جلسات فنی مواد و کالا در مراحل مختلف
     -  تدوین استراتژی برونسپاری و خرید مواد و کالا
     -  یکپارچگی با فرآیند های مهندسی کالا، مذاکرات فنی و مالی، بازرگانی، انبار داری و انبار گردانی

در صورت نیاز به مشاوره، راهنمایی بیشتر و آشنایی با خدمات OPM360 و برای دریافت مستندات بیشتر، برگزاری جلسه معارفه و تبادل درخواست ها با ما تماس بگیرید.

توضیحات

بازدید: 2033

ابزار رسمی ارزیابی OPM3 با عنوان OPM3 Product Suite

آخرین نسخه ابزار رسمی ارزیابی OPM3 (نسخه 2.0) در سال 2008 توسط PMI منتشر گردید. این ابزار که انحصار استفاده و دسترسی به آن در اختیار مشاوران و ارزیابان رسمی OPM3 می باشد، به مقایسه میان راهکارها، فرآیندها و ابزارهای پیاده شده و در حال استفاده سازمان (در سه حوزه پورتفولیو، طرح و پروژه) در مقایسه با بهترین راهکارهای جمع آوری شده در بانک داده OPM3 (مورد تایید PMI) می پردازد. اگر ارزیابی OPM3  با استفاده از این ابزار با هدف بهبود فرآیندهای جاری و تدوین برنامه بهبود انجام پذیرد، ارزش بسیار بیشتری از هزینه صرف شده به منظور اجرای ارزیابی را به دنبال خواهد داشت.

این ابزار شامل دو بخش اصلی است:

• OPM3 Product Suite تحت وب (Web Application): هدف از بکارگیری این ابزار، تعریف پروژه (های) ارزیابی و بهبود، تعریف سازمان، آنالیز ارزیابی، تدوین برنامه بهبود و گزارش گیری می باشد.
• OPM3 Product Suite تحت برنامه (Windows Application): این برنامه برروی سیستم ارزیاب نصب شده است و در طول پروژه ارزیابی برای ورود اطلاعات مورد استفاده قرار می گیرد.

لازم بذکر است که دسترسی به این ابزار تنها در دسترس ارزیابان و مشاوران رسمی PMI می باشد که مدارک و آموزش های حرفه ای این حوزه را مستقیماً از PMI دریافت نموده اند. مشتریان خدمات OPM360 می توانند با استناد به گزارش های منتشر شده توسط این ابزار، برنامه های بهبود را سازماندهی نمایند. برای کسب اطلاعات بیشتر در خصوص ارزیابی های دقیق Product Suite و سایر ارزیابی های مبتنی بر پرسشنامه های کاغذی یا آنلاین (بر اساس OPM3 Online) که ارزیابی رقیق نامیده می شوند، به این بخش مراجعه نمایید.

توضیحات

بازدید: 1961

مقایسه ای میان رویکردها و ابزارهای ارزیابی؛ دقیق یا رقیق؟!

در یک بررسی کلی، سه نوع رویکرد ارزیابی را می توان اتخاذ نمود که تفاوت آن ها در ابزارهای مورد استفاده، میزان دقت و قابلیت اتکا بر نتایج بدست آمده می باشد:

   - خود ارزیابی یا Self-Assessment که بر پایه استفاده از پرسشنامه های ارزیابی شکل می پذیرد. هزینه آنجنانی نداشته و به تبع نتایج آنچنان دقیقی که بتوانند پایه و اساس شکل گیری فرآیند بهبود ساختاریافته ای شوند، بدست نخواهد آمد.
   - ارزیابی بر اساس OPM3 Online یا همان ماژول خود ارزیابی که در واقع شکل الکترونیکی شده همان رویکرد اوّل است و در ادامه بررسی خواهد شد.
   - ارزیابی بر اساس OPM3 Product Suite که صرفاً توسط ارزیابان رسمی و آموزش دیده انجام می شود و دقت و اعتبار نتایج حاصل از آن مبنای قابل اتکایی به منظور سرمایه گذاری در زمینه راه اندازی برنامه های بهبود می باشد.

از زمان انتشار ابزار OPM3 Product Suite توسط PMI، برای بسیاری از سازمان ها و مشاوران حوزه بلوغ مدیریت پروژه سازمانی در خصوص کارایی و توانمندی این ابزار در مقایسه با ابزار شناخته شده تر PMI با عنوان SAM (ماژول خود ارزیابی) یا همان OPM3 Online شبهات و ابهامات زیادی بوجود آمده است.

نکته مهم آن است که این دو ابزار اساساً از نظر میزان دقت و توانمندی جهت ارزیابی موشکافانه مدیریت پروژه سازمانی تفاوت دارند. ابزار سنتی تر SAM صرفاً تصویری کلی از وضعیت بلوغ مدیریت پروژه و نواحی بهبود را بدست می دهد در حالیکه ابزار OPM3 Product Suite که دسترسی و کاربری آن تنها محدود به مشاوران و ارزیابان رسمی این حوزه می باشد، دقیق و موشکافانه وضعیت تک تک فرآیندها و حوزه های مدیریت پروژه سازمانی را مورد بررسی قرار می دهد. نتایج حاصل از ارزیابی سازمان با Product Suite برخلاف SAM کاملاً قابل اتکا، کاربردی و دقیق می باشد و از آنجا که ارزیابی با این ابزار فراتر از یک خود ارزیابی ساده می باشد (چرا که می بایست توسط ارزیابان رسمی PMI صورت می پذیرد)، مدیران ارشد و تصمیم گیران سازمان می توانند بر پایه گزارشات مکتوب و برنامه بهبود ارائه شده توسط ارزیاب به اجرای پروژه های بهبود و سرمایه گذاری در آن حوزه ها اقدام نمایند. از دیگر مزایای OPM3 Product Suite که ابزار آنلاین SAM) OPM3 Online) فاقد آنها می باشد، می توان به موارد ذیل اشاره نمود:

   - مجوز استفاده از OPM3 Product Suite تنها در دسترس ارزیابان و مشاوران رسمی PMI می باشد که مدارک و آموزش های حرفه ای این حوزه را مستقیماً از PMI دریافت نموده اند.
   - ارزیابی کاملاً بر پایه شواهد (و نه علایم) می باشد چرا که فرآیند ارزیابی، انجام مصاحبه های متعدد با ذی نفعان و بررسی مستندات و شواهد واقعی را در بر می گیرد. به عبارت دیگر هر ادعایی از طرف مصاحبه شوندگان توسط ارزیاب مورد بررسی عینی قرار می گیرد.
   - اتوماسیون ارزیابی به صورت نرم افزاری، امکان ارزیابی دقیق در چندین حوزه و با محدوده گسترده تری را امکان پذیر می سازد.
   - تدوین برنامه بهبود سازمان توسط ابزار و به صورت خودکار ردیابی شده و در ارزیابی های مجدد سازمان، میزان پیشرفت و توفیق حاصل شده از محل سرمایه گذاری در پروژه های بهبود با حداکثر دقت قابل تعیین می باشد.
   - امکان تولید انواع گزارشات پویا برگرفته از اطلاعات جمع آوری شده توسط ارزیاب در قالبهای کاملاً استاندارد در OPM3 Product Suite موجود می باشد.

لازم بذکر است که OPM3 Online یا SAM اصلاً Capability Outcome های مدل OPM3 را که 7حدود 80% حجم فرآیند ارزیابی را دربر می گیرند، شامل نمی شود. به عقیده بسیاری OPM3 Online فرزند ناخلفی است که در آخرین ساعات انتشار نسخه اوّل در سال 2003 از خارج از تیم اصلی توسعه دهندگان OPM3 و با هدف یک تحقیق پیمایشی (در آن زمان به صورت یک CD منتشر شد و بعدها به صورت آنلاین درآمد) به OPM3 اضافه شد. شاید به همین دلیل است که PMI نیز در سال های اخیر تقریباً آن را از گردونه به روز رسانی و توسعه مداوم خارج نموده و فقط در قالب یک ابزار بازایابی و ترویج OPM3 ProductSuie از آن استفاده می نماید. با این اوصاف ارزیابی بر اساس ابزار OPM3 Product Suite را ارزیابی دقیق و سایر روش های تعدیل شده ارزیابی مانند ارزیابی با استفاده از ابزار OPM3 Online را ارزیابی رقیق می نامیم.

توضیحات

بازدید: 2279