تحلیل کارکردهای PMO بر اساس مدل OPM3
در کسب و کارهای پروژه محور، دفتر مدیریت پروژه یا PMO نقشی کلیدی در دستیابی به اهداف راهبردی و عملیاتی سازمان ایفا می نماید. از آنجا که رشد و حیات کسب و کارهای پروژه محور در گرو گزینش صحیح و اجرای موفقیت آمیز طرح ها و پروژه ها می باشد، متولیان این دسته از کسب و کارها با اهمیت و لزوم راه اندازی و استقرار دفتر مدیریت پروژه در سازمان آشنا می باشند. با این وجود در اولین گام راه اندازی و استقرار PMO، پرسش ها و چالش های مختلفی پیش روی افراد قرار می گیرد که می توانند موجب سردرگمی دست اندرکاران و در برخی موارد انصراف از تأسیس این واحد سازمانی جدید گردند.
یکی از نگرانی های اصلی سازمان های علاقه مند به تأسیس PMO، عدم وجود تصویری شفاف از وضعیت سازمان پس از استقرار این واحد جدید سازمانی می باشد. آیا این واحد جدید می تواند تأثیر مثبت و هم افزایی مناسبی در مسیر اجرای طرح ها و پروژه ها و مدیریت سبد پروژه های سازمان ایجاد نماید؟ آیا تأسیس PMO می تواند مقاومت سازمانی علی الخصوص در میان مدیران پروژه ها و در نهایت خارج شدن سازمان از وضعیت تعادل را موجب گردد؟ آیا مشخصات PMO مورد نیاز سازمان با نیازمندیهای حقیقی صنعت و ابعاد سازمان انطباق دارد؟ این پرسش ها و ده ها چالش دیگر در کنار دغدغه های حایز اهمیت دیگری چون پروژه های در حال اجرا، سرمایه گذاری مالی به منظور تأسیس PMO و نحوه انتخاب تیم توانمند جهت اجرای پروژه راه اندازی PMO مجموعه عواملی را تشکیل می دهند که عدم توجه کافی و اتخاذ رویه ای هماهنگ در میان متولیان سازمان به منظور مواجه با آن ها می تواند شکست پروژه راه اندازی PMO را رقم بزند.
به منظور جلوگیری از ایجاد ابهام و سردرگمی در مرحله تصمیم سازی سازمانی جهت راه اندازی PMO و برداشتن گام های آغازین با اطمینان کافی، بهتر است تعریف دقیق و جامعی از "دفتر مدیریت پروژه" در میان تمام متولیان راه اندازی PMO و صاحبان کسب و کار وجود داشته باشد. منظور از یک تعریف دقیق و جامع نه تعاریف آکادمیک بلکه تصویری روشن از واحد سازمانی مورد نیاز، کارکرد های پیش بینی شده و جایگاه آن در چارت سازمانی می باشد. ایجاد این تصویر و به بیان دیگر تهیه سند نیازمندی های واحد PMO در سازمان، از طریق شناسایی و ضعیت فعلی مدیریت پروژه ها، طرح ها و پورتفولیو سازمان (به عبارت دیگر ارزیابی بلوغ مدیریت پروژه سازمانی) و تبیین وضعیت مطلوب امکان پذیر می باشد. رویکردها و ابزارهای متفاوتی در این خصوص قابل اتخاذ بوده که از یکی از روش های مرجع و رویکرد های ساختار یافته ارزیابی سازمان بر اساس مدل بلوغ مدیریت پروژه سازمانی (OPM3) می باشد. با استفاده از ابزار نرم افزاری OPM3 Product Suite، مشاور و ارزیاب رسمی OPM3 می تواند وضعیت فعلی سازمان در هر سه حوزه پروژه، طرح و پورتفولیو (با تمرکز بر نیاز سازمان به PMO) را مشخص نموده و برنامه بهبود را در اختیار متولیان سازمان قرار دهد. در صورتیکه سازمان متمایل و علاقه مند به سرمایه گذاری در ارزیابی OPM3 نباشد، رویکرد ثانویه اجماع نظرات و تهیه فهرستی از کارکردها و مشخصات PMO می باشد. رویکرد ثانویه هرچند سازمان را متحمل هزینه های ارزیابی رسمی نمی کند امَا نمی تواند جایگزین جامعیت و اعتبار گزارشات OPM3 Product Suite شود.
مرکز توسعه و آموزش فصل در یکی از پروژه های مشاوره ای اخیر خود و با در نظر گرفتن رایزنی های انجام پذیرفته با کارفرما، فهرستی از کارکرد های مورد نیاز دفتر مدیریت پروژه در سازمان کارفرما را بر اساس ارزیابی بلوغ مدیریت پروژه سازمانی استخراج و بر اساس نتایج حاصل از ارزیابی کارکردهای ذیل را تدوین نمود:
- مالی و حسابداری یکپارچه
- تدارکات مواد و کالا
- انتخاب و امکان سنجی پروژه
- بازاریابی و فروش خروجی های پروژه
- نظارت بر پروژه
این کارکردها که در نگاه اوّل تفاوت قابل توجهی با نیازمندی های اولیه مورد نظر کارفرما و حتی تعاریف آکادمیک PMO داشتند، به بهترین نحو می توانند نیازهای کارفرما در شکل گیری این واحد جدید را پاسخگو باشند.
نظارت بر طرح ها و پروژه ها:
یکی از اصلی ترین کارکردهای PMO، نظارت بر انطباق و همسویی محیط کسب و کار با محیط پروژه ها و طرح های سازمان می باشد. دستیابی به اهداف تعریف شده در پروژه ها به نحوی که در انطباق با فرایند عملیاتی و اهداف کسب و کار باشند، از نقش های زیر ساختی هر دفتر مدیریت پروژه ای می باشد. در قالب این کارکرد که تحت عنوان Project Governance شناخته می شود:
- PMO اقدام بکارگیری و مدیریت استانداردهای سازمانی، خط مشی ها و فرآیندهای مدیریت پروژه می نماید.
- اختیار و مسئولیت های مرتبط با عملکرد وضعیت هر پروژه ای را به مدیران پروژه انتقال می دهد.
- نظارت مدیران ارشد صاحبان کسب و کار بر مدیریت پروژه ها را تسهیل می نماید.
- کمیته راهبری مدیریت پروژه، شامل نمایندگان هیئت مدیره، مدیران ارشد عملیاتی، فنی، مدیران پروژه را در راستای هدایت محیط پروژه ها و اتخاذ تصمیم در حوزه مدیریت پروژه تشکیل و هدایت می نماید.
- اقدام به توسعه، بکارگیری و مدیریت ابزارها، راهکارها و روش های مدیریت پروژه در راستای اهداف کسب و کار می نماید.
راه حل مورد نیاز و خدمات قابل ارائه جهت استقرار این کارکرد به شرح زیر می باشند:
- ایجاد منشور PMO
- توسعه و تولید خط مشی و فرآیندهای مدیریت پروژه
- تهیه سند طبقه بندی پروژه ها
- تهیه و انتشار اختیارات مدیران پروژه (اختیارات قراردادی، مالی، مدیریت منابع، ارتباط با مشتری، ارتباط با تأمین کنندگان و پیمان کاران)
- تشکیل و هدایت کمیته راهبری (اعضا، اهداف، رویه ها و وظایف)
مدیریت مالی و حسابداری پروژه:
از دیگر کارکردهای اصلی یک PMO، ایجاد ارتباط مناسب و اثر بخش میان مراکز هزینه (پروژه ها) و واحد مالی سازمان می باشد. اختیارات و مسئولیت های PMO در تبادل برآورد بودجه ، تخصیص بودجه، مدیریت گردش وجوه نقد و حسابداری پروژه از مهمترین مسائلی می باشند که در فرآیند راه اندازی دفتر مدیریت پروژه مد نظر قرارداده خواهند شد. در کنار این موارد، همکاری و هماهنگی تنگاتنگ PMO با واحد مالی سازمان به منظور تهیه صورت وضعیت، پرداخت به پیمانکاران و تأمین کنندگان مدیریت عملکرد مالی پروژه، مدیریت حقوق و دستمزد مدیران و اعضای تیم های پروژه، مدیریت سیستم پاداش و جبران خدمات و تهیه گزارشات مستند ماهیانه در حوزه حسابداری پروژه های سازمان تامین مالی و مدیریت سرمایه گذاران اقلام خدماتی دیگر دفتر مدیریت پروژه متمرکز بر این کارکرد را شامل می شود.
انتخاب پروژه ها:
ازمهمترین کارکردهای PMO در سطح سازمانی (و نه سطح پروژه)، مدیریت سبد پروژه های سازمان از مرحله بررسی فرصت های بالقوه تجاری، تهیه و بررسی طرح های توجیهی، بررسی انطباق فرصت های موجه با استراتژی سازمان و در نهایت تعریف آن ها در قالب طرح ها و پروژه ها می باشد.
تجزیه و تحلیل های هزینه و فایده، آنالیز ریسک، استخراج ROI و IRR و تهیه طرح های تجاری (و بازاریابی) برای هر فرصت بالقوه جهت بررسی در هیئت مدیره مهمترین دغدغه های متولیان هر کسب و کاری می باشند که PMO می تواند نقشی فعال در راهبری و هدایت مناسب این موضوعات کلیدی ایفا نماید.
راه حل مورد نیاز خدمات قابل ارائه جهت استقرار این کارکرد به شرح زیر می باشند:
- به روز رسانی (یا تهیه) سند راهبری سازمان
- شناسایی و وزن دهی عوامل انتخاب و اولویت بندی پروژه ها
- تهیه فرآیند انتخاب پروژه
- بررسی، غربالگری و گزینش فرصت های بالقوه در بازار های هدف
- به روز رسانی سند نیازمندی های منابع هر پروژه و مقایسه آن با ظرفیت های آزاد سازمان
- برآورد و تخصیص بودجه اولیه پروژه
لازم بذکر است که در بسیاری از دفاتر مدیریت پروژه بالغ این کارکرد در کنار مواردی چون نظارت بر سبد پروژه ها، مدیریت اختتام طرح ها و پروژه ها و ارزیابی عملکرد سبد پروژه ها ذیل کارکرد "مدیریت پورتفولیو" طبقه بندی شدند.
بازاریابی و فروش پروژه ها:
حفظ هدایت و تداوم هر کسب و کاری مستلزم در آمد زایی در طول زمان می باشد. در سازمان های پروژه محور، تولید ثروت و در آمد نه صرفاً از محل اجرای موفقیت آمیز پروژه ها بلکه توامان با بازاریابی و فروش پروژه ها (یا خروجی ها و محصولات پروژه ها) حاصل می گردد. به عبارت دیگر هدف غایی و نهایی از راه اندازی کسب و کارهای انتفاعی، تولید درآمد است. در راستای این هدف، PMO نیز به عنوان یک موجودیت عالی در ستزمان های پروژه محور نقش مهمی را بر عهده دارد. با در نظر گرفتن چرخه ارتباط فروش و بازاریابی پروژه های در حال اجرا با انتخاب و مدیریت پروژه های بالقوه این نقش جنبه ای حیاتی پیدا می کند. هر چند این کارکرد PMO به صورت غیر مستقیم از محل هم افزایی دفتر مدیریت پروژه در انتخاب و اختتام پروژه های هم راستا با استراتژی سازمان و ارتباط آن با واحد بازاریابی و فروش سازمان بدست می آید، اما PMO می تواند در قالب فرآیندهای زیر تأثیری مستقیم در این حوزه داشته باشید:
- شناسایی صنعت و تحلیل های بازار
- تجزیه و تحلیل رقبا
- شناسایی مشتریان بالقوه و سرمایه گذاران
- پیش بینی فروش ادواری
- مشارکت در مذاکرات فروش و بازاریابی
- مدیریت پروژه های بازاریابی سازمان (در راستای بازاریابی خروجی پروژه ها)
مدیریت مواد، کالا و تدارکات پروژه:
یکی از کارکرد های حیاتی PMO و وظایف کلیدی و مدیر پروژه ای مدیریت تدارکات پروژه به عنوان حوزه ای عام و مدیریت مواد و کالای آن به عنوان وظیفه ای خاص می باشد. دفتر مدیریت پروژه از طریق توسعه برنامه تدارکات کالا یا MPP (Materials Procurement Plan) فرآیندهای کلیدی زیر، نقش مهم و اساسی در زنجیره مدیریت تأمین ایفا نموده و با واحدهای بازرگانی، انبار، لجستیک و مالی ارتباطی دو طرفه ایجاد می نماید:
- برنامه ریزی خرید مواد و کالای پروژه ها
- مهندسی، منبع یابی (Sourcing) و خرید مواد و کالای پروژه ها
- بازرسی و نظارت بر ساخت و تحویل مواد و کالای پروژه
- کنترل مواد و کالای پروژه
مراحل مورد نیاز خدمات قابل ارائه جهت استقرار این کارکرد به شرح زیر می باشند:
- تهیه و تنظیم برنامه تدارکات مواد و کالا
- تهیه و تنظیم قراردادهای تأمین مواد و کالا
- تهیه و تنظیم گزارشات نظارت بر تحویل و ساخت مواد و کالا
- تهیه و تنظیم گزارشات انبار داری و موجودی مواد و کالا
- راهبری و مدیریت جلسات فنی مواد و کالا در مراحل مختلف
- تدوین استراتژی برونسپاری و خرید مواد و کالا
- یکپارچگی با فرآیند های مهندسی کالا، مذاکرات فنی و مالی، بازرگانی، انبار داری و انبار گردانی
در صورت نیاز به مشاوره، راهنمایی بیشتر و آشنایی با خدمات OPM360 و برای دریافت مستندات بیشتر، برگزاری جلسه معارفه و تبادل درخواست ها با ما تماس بگیرید.