حاکمیت پروژه (Project Governance) در واقع یک عملکرد نظارتی (Oversight Function) می باشد که همراستا با مدل نظارتی سازمانی (Organization’s Governance Model) می باشد و کل چرخه حیات پروژه (Project life cycle) را در بر می گیرد.چارچوب حاکمیت پروژه (Project Governance Framework) برای مدیر پروژه و تیم پروژه، ساختار، فرآیندها، مدل های تصمیم گیری و ابزاری هایی را برای مدیریت پروژه ، حمایت و کنترل پروژه جهت تحویل موفقیت آمیز تحویل دادنی ها، فراهم می نماید.حاکمیت پروژه عنصر بسیار کلیدی برای هر پروژه می باشد مخصوصا برای پروژه های پیچیده و ریسکی.
حاکمیت پروژه،یک متد بسیار جامع و سازگار برای کنترل پروژه و اطمینان از موفقیت آن بوسیله تعریف و مستند سازی، برقراری ارتباط و تکرار راهکارهای برتر، فراهم می آورد.حاکمیت پروژه شامل چارچوبی برای تصمیم گیری پروژه ها، تعریف نقش ها، مسولیتها برای موفقیت پروژه می باشد.حاکمیت پروژه بوسیله پورتفولیو، طرح و یا حامیان سازمان تعریف می شود اما از حاکمیت سازمانی (Organizational Governance) جدا می باشد.در حاکمیت پروژه ، دفتر مدیریت پروژه (PMO) نقش مهمی را بازی می کند.حاکمیت پروژه شامل ذی نفعان و همچنین سیاست گذاری های مستند شده، رویه ها، استانداردها، مسئولیتها و اختیارات می باشد.نمونه هایی از عناصر چارچوب حاکمیت پروژه به شرح ذیل می باشند :
1- معیارهای پذیرش تحویل دادنی ها (Deliverable Acceptance Criteria) و موفقیت پروژه
2-فرآیند شناسایی، ارجاع، و حل مشکلات در صورت پدید آمدن در پروژه
3-رابطه بین تیم پروژه، گروه های سازمانی، و ذی نفعان خارجی
4- چارت سازمانی پروژه جهت شناسایی نقش های پروژه
5- فرآیندها و رویه ها برای انتقال اطلاعات
6- فرآیندهای تصمیم گیری پروژه
7- دستورالعمل برای هماهنگی حاکمیت پروژه و استراتژی سازمانی
8- رویکرد و رویه چرخه حیات پروژه
9- فرایند مربوط به فاز گیت (Stage Gate) یا فاز بررسی (Phase Reviews)
10- فرآیند برای بررسی و تصویب تغییرات مربوط به بودجه، دامنه، کیفیت، و برنامه که فراتر از اختیارات مدیر پروژه می باشد.
11- فرآیندها جهت همراستایی ذینفعان داخلی با الزامات فرآیند پروژه
درون محدودیتها، مانند اضافه شدن زمان و هزینه، مدیر پروژه و تیم پروژه بر اساس اختیارشان می تواننند بهترین روش را جهت انجام پروژه انتخاب نمایند.در حالی که حاکمیت پروژه، چارچوبی است که در آن تیم پروژه کارهای خود را مانند برنامه ریزی، اجرا، مونیتور و کنترل و اتمام را انجام میدهند.روش حاکمیت پروژه باید در برنامه مدیریت پروژه (Project Management Plan) تشریح شده است. تصمیم گیری در مورد آنکه چه کسانی دخیل در پروژه خواهند شد، روش ارجاع مشکلات ، چه منابعی مورد نیاز است و رویکرد کلی تکمیل کار گرفته می شود. نکته مهم دیگر این است که آیا بیش از یک فاز درگیر خواهد بود و اگر چنین است، چرخه های خاص حیات پروژه مشخص می گردد.