مقایسه ای میان رویکردها و ابزارهای ارزیابی؛ دقیق یا رقیق؟!
در یک بررسی کلی، سه نوع رویکرد ارزیابی را می توان اتخاذ نمود که تفاوت آن ها در ابزارهای مورد استفاده، میزان دقت و قابلیت اتکا بر نتایج بدست آمده می باشد:
- خود ارزیابی یا Self-Assessment که بر پایه استفاده از پرسشنامه های ارزیابی شکل می پذیرد. هزینه آنجنانی نداشته و به تبع نتایج آنچنان دقیقی که بتوانند پایه و اساس شکل گیری فرآیند بهبود ساختاریافته ای شوند، بدست نخواهد آمد.
- ارزیابی بر اساس OPM3 Online یا همان ماژول خود ارزیابی که در واقع شکل الکترونیکی شده همان رویکرد اوّل است و در ادامه بررسی خواهد شد.
- ارزیابی بر اساس OPM3 Product Suite که صرفاً توسط ارزیابان رسمی و آموزش دیده انجام می شود و دقت و اعتبار نتایج حاصل از آن مبنای قابل اتکایی به منظور سرمایه گذاری در زمینه راه اندازی برنامه های بهبود می باشد.
از زمان انتشار ابزار OPM3 Product Suite توسط PMI، برای بسیاری از سازمان ها و مشاوران حوزه بلوغ مدیریت پروژه سازمانی در خصوص کارایی و توانمندی این ابزار در مقایسه با ابزار شناخته شده تر PMI با عنوان SAM (ماژول خود ارزیابی) یا همان OPM3 Online شبهات و ابهامات زیادی بوجود آمده است.
نکته مهم آن است که این دو ابزار اساساً از نظر میزان دقت و توانمندی جهت ارزیابی موشکافانه مدیریت پروژه سازمانی تفاوت دارند. ابزار سنتی تر SAM صرفاً تصویری کلی از وضعیت بلوغ مدیریت پروژه و نواحی بهبود را بدست می دهد در حالیکه ابزار OPM3 Product Suite که دسترسی و کاربری آن تنها محدود به مشاوران و ارزیابان رسمی این حوزه می باشد، دقیق و موشکافانه وضعیت تک تک فرآیندها و حوزه های مدیریت پروژه سازمانی را مورد بررسی قرار می دهد. نتایج حاصل از ارزیابی سازمان با Product Suite برخلاف SAM کاملاً قابل اتکا، کاربردی و دقیق می باشد و از آنجا که ارزیابی با این ابزار فراتر از یک خود ارزیابی ساده می باشد (چرا که می بایست توسط ارزیابان رسمی PMI صورت می پذیرد)، مدیران ارشد و تصمیم گیران سازمان می توانند بر پایه گزارشات مکتوب و برنامه بهبود ارائه شده توسط ارزیاب به اجرای پروژه های بهبود و سرمایه گذاری در آن حوزه ها اقدام نمایند. از دیگر مزایای OPM3 Product Suite که ابزار آنلاین SAM) OPM3 Online) فاقد آنها می باشد، می توان به موارد ذیل اشاره نمود:
- مجوز استفاده از OPM3 Product Suite تنها در دسترس ارزیابان و مشاوران رسمی PMI می باشد که مدارک و آموزش های حرفه ای این حوزه را مستقیماً از PMI دریافت نموده اند.
- ارزیابی کاملاً بر پایه شواهد (و نه علایم) می باشد چرا که فرآیند ارزیابی، انجام مصاحبه های متعدد با ذی نفعان و بررسی مستندات و شواهد واقعی را در بر می گیرد. به عبارت دیگر هر ادعایی از طرف مصاحبه شوندگان توسط ارزیاب مورد بررسی عینی قرار می گیرد.
- اتوماسیون ارزیابی به صورت نرم افزاری، امکان ارزیابی دقیق در چندین حوزه و با محدوده گسترده تری را امکان پذیر می سازد.
- تدوین برنامه بهبود سازمان توسط ابزار و به صورت خودکار ردیابی شده و در ارزیابی های مجدد سازمان، میزان پیشرفت و توفیق حاصل شده از محل سرمایه گذاری در پروژه های بهبود با حداکثر دقت قابل تعیین می باشد.
- امکان تولید انواع گزارشات پویا برگرفته از اطلاعات جمع آوری شده توسط ارزیاب در قالبهای کاملاً استاندارد در OPM3 Product Suite موجود می باشد.
لازم بذکر است که OPM3 Online یا SAM اصلاً Capability Outcome های مدل OPM3 را که 7حدود 80% حجم فرآیند ارزیابی را دربر می گیرند، شامل نمی شود. به عقیده بسیاری OPM3 Online فرزند ناخلفی است که در آخرین ساعات انتشار نسخه اوّل در سال 2003 از خارج از تیم اصلی توسعه دهندگان OPM3 و با هدف یک تحقیق پیمایشی (در آن زمان به صورت یک CD منتشر شد و بعدها به صورت آنلاین درآمد) به OPM3 اضافه شد. شاید به همین دلیل است که PMI نیز در سال های اخیر تقریباً آن را از گردونه به روز رسانی و توسعه مداوم خارج نموده و فقط در قالب یک ابزار بازایابی و ترویج OPM3 ProductSuie از آن استفاده می نماید. با این اوصاف ارزیابی بر اساس ابزار OPM3 Product Suite را ارزیابی دقیق و سایر روش های تعدیل شده ارزیابی مانند ارزیابی با استفاده از ابزار OPM3 Online را ارزیابی رقیق می نامیم.